Chefssekreterare

Vi på Future People söker en chefsassistenttill vår kund i Stockholm. Som konsult hos oss får du möjlighet till ett spännande uppdrag hos en av våra kunder samtidigt som du fortsätter att utvecklas inom ditt kompetensområde. Vi är mycket måna om att du ska trivas hos oss och på ditt uppdrag. Hos oss är du en viktig och uppskattad person, både som anställd och som kollega. Ta nästa steg i karriären och utvecklas tillsammans med oss! Vi söker dig som: I rollen får du tar ett övergripande ansvar för cheferna i ledningsgruppens administration. Rollen förutsätter flexibilitet och ständig utveckling. Arbetsuppgifter: Samordna ledningsarbete administrativt Planera, koordinera och kommunicera kring chefernas olika åtaganden (kalender, möten och resor, i viss mån även telefon och mail) Hantera (kontera och granska) fakturor, resor och reseräkningar åt chefen Ansvara för att årsmötesplan tas fram samt agenda och protokollförning Förbereda och medverka vid gruppmöten och konferenser Ansvara för det praktiska genomförandet av och delta vid arbetsplatsträffar Vara det naturliga kontaktfiltret för cheferna Vara naturligt stöd för hantering av administrativa system såsom DM, Proves, IFS, SmartID, SD Worx, mallar mm Vara delaktig i att underhålla och utveckla samarbetet med partners inom andra enheter Delta i utvecklingen av interna verktyg, processer och system som t.ex. delta i och leda projekt och piloter Vara behjälplig vid on-och off boarding Krav för tjänsten: Eftergymnasial eller annan utbildning för rollen relevant alternativt tidigare erfarenhet. Erfarenhet av arbete med administrativa uppgifter Erfarenhet av ansvar för strategiska och operativa frågor, övergripande planering och uppföljning God systemvana God kommunikativ förmåga och kan uttrycka sig väl i tal och skrift på svenska. God digital förmåga. Meriterande krav Erfarenhet av att driva, hålla ihop och samordna små och större projekt Erfarenhet av arbete med fastighetsteknik och/eller energibranschen Erfarenhet av sälj och/eller kundbemötande Som person är du prestigelös, engagerad och har ett starkt driv. Du är utåtriktad, förtroendeingivande och tydlig i din kommunikation. Du har en god samarbetsförmåga och tar gärna egna initiativ. För oss är det viktigt att varje kandidat ska få en positiv upplevelse hos oss och vi håller dig uppdaterad under hela processen. Du behöver aldrig undra vad som händer och hur just du ligger till i rekryteringsprocessen. Varmt välkommen med din ansökan redan idag! Omfattning: Heltid till den 31/12-2024 med möjlighet till förlängning Start: 6/5-2024 Sista ansökningsdagen: 2/5-2024 Du söker tjänsten på futurepeople.se Vi har ej möjlighet att ta emot ansökningar via e-mail med anledning av GDPR.Har du frågor om rollen eller undrar hur processen ser ut framöver får du gärna kontakta oss. Vi som arbetar med processen på detta uppdrag är Therese Lönnberg, du når mig på [email protected] och Liv Hedström, [email protected]. Vi ser gärna sökanden med olika bakgrunder och erfarenheter. Vi går igenom ansökningarna löpande och i konsultvärlden går processerna oftast snabbt. Rollen kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum, vänta därför inte med att skicka in din ansökan. Välkommen till oss på Future People!

Vi söker en Executive Assistant som vill vara med på en spännande resa inom Grant Thornton. Tjänsten är ett föräldravikariat på ca ett år, med start enligt överenskommelse.   Maaria Martin Vivaldi (chef Business Leader Revision) - varför ska man söka tjänsten som Executive Assistant? ”Revision är idag det största affärsområdet inom Grant Thornton med ca 650 anställda, där ambitionen är att växa ytterligare och stärka vår position på marknaden. Till mig och min nya ledningsgrupp söker vi en Executive Assistant som vill stötta oss och bidra till den stora och spännande resan vi har framför oss. Det är en väldigt viktig och utvecklande roll som har en stor betydelse för teamets framgång.”   Ditt uppdrag Som Executive Assistant är du centrum för kommunikation, strategi, schemaläggning och planering för avdelningen Business Leader Revision i första hand, men du är även ett stöd till övriga chefer i ledningsgruppen som du har ett nära samarbete med. Du kommer att vara högst delaktig i ovan nämnda personers vardag och det är naturligt för dig att planera, organisera och prioritera arbetet på ett effektivt sätt samt ta initiativ till rutiner som passar både verksamheten och dessa personer. Dina arbetsuppgifter kommer att variera men några exempel på vanligt förekommande sådana är: Underlätta det dagliga arbetet för din chef + team med både administrativa och praktiska arbetsuppgifter så att deras vardag flyter på så smidigt, effektivt och bra som möjligt Delta på ledningsgruppsmöten och andra interna/externa möten där du assisterar eller äger agendan samt samarbetar med ledningsgruppen för att säkerställa uppföljning eller åtgärdsplaner Agera proaktivt och ta egna initiativ, till exempel genom att identifiera arbetsuppgifter och erbjuda stöttning samt komma med förslag på aktiviteter som driver arbetet framåt utifrån Grant Thorntons strategi och affärsplan Göra presentationer i Powerpoint, ibland med tillhörande förslag på talarmanus Kalenderhantering och proaktivt stöd inför kommande bokningar Redaktör på intranätet för affärsområde Revision Övriga administrativa arbetsuppgifter och ansvar för andra projekt kan förekomma   Kvalifikationer och personliga egenskaper Vi söker dig som arbetat som Executive Assistant till en ledningsgrupp. Detta är en perfekt roll för dig som drivs av att hålla en hög servicenivå och av att bidra genom att skapa förutsättningar för teamets framgång. Du söker ständigt förbättringar och effektiviseringar som bidrar till teamet, både gällande användning av digitala verktyg och processer samt andra arbetssätt. Som person har du ett starkt engagemang och driv för att få saker gjorda och gör det med ett strukturerat arbetssätt och ett analytiskt sinne. Du har förmågan att prioritera, planera och möjliggöra både ditt eget och andras arbete. Du är prestigelös, tydlig och sympatisk. Du är van vid självledarskap och du gillar att ta ägarskap för olika projekt. Det är även viktigt att du har en hög kommunikations- och samarbetsförmåga samt att du är förtroendeingivande med en förmåga att skapa och bibehålla goda relationer.   Om Grant Thornton Grant Thornton är ett ledande revisions- och rådgivningsföretag med 1 400 medarbetare som erbjuder tjänster inom revision, skatt, redovisning och specialistrådgivning. Visionen är att tillsammans med entreprenörsföretag skapa framtiden – utifrån övertygelsen att hållbart bolagsbyggande handlar om en helhet där såväl ekonomiska som miljömässiga och sociala aspekter ingår. Grant Thornton är ett medlemsföretag i Grant Thornton International Ltd med över 68 000 medarbetare i 140 medlemsländer. Här kan du läsa mer om Grant Thornton.   Nyfiken på att veta mer? Detta är ett konsultuppdrag under cirka ett års tid. Start så snart som möjligt men det viktigaste är att hitta rätt person. Du blir anställd av oss på OnePartnerGroup och du kommer att tillbringa dina arbetsdagar hos Grant Thornton där det finns möjlighet att arbeta på distans om så önskas. I konsultvärlden går det ofta snabbt så vänta inte med att skicka in din ansökan då vi går igenom ansökningarna löpande och tjänsten kan komma att tillsättas före sista ansökningsdatum. Vi tar inte emot ansökningarna via mejl med hänsyn till GDPR. Har du frågor om tjänsten eller undrar hur processen ser ut framöver är du välkommen att kontakta Emelina Sjösten på [email protected] eller Åsa Wallergård Fröblom på [email protected].   När du blir en av oss Som konsult hos oss har du din konsultchef som stöttar dig i att lyckas och trivas. Självklart innefattas din anställning av kollektivavtal, försäkringar, tjänstepension, fackliga relationer och friskvårdsbidrag, för inget är viktigare än att du känner dig trygg med din anställning hos oss. Låt oss bli din nya kollega!   Vi på OnePartnerGroup jobbar med rekrytering, bemanning och utbildning och är din bästa kollega i karriären när du söker jobb. Med lokal förankring på ett 50-tal orter, från Malmö i söder till Kalix i norr, finns vi alltid nära dig. Vi ser fram emot att höra från dig!

Vi söker en chefsassistent för uppdragtill kund i Stockholm. Detta är ett konsultuppdrag. Du kommer vara anställd av Centio Consulting Group AB och arbeta som konsult. Tjänsten är på heltid. Uppdraget innebär ett nära samarbete med kunden vilket ställer stora krav på flexibilitet och samarbetsförmåga. Uppdraget Uppdraget är hosär stockholmarnas energibolag. Dygnet runt, året om, tryggar de den växande Stockholmsregionens tillgång till värme, kyla, el samt hantering av avfallstjänster. Idag är fler än 800 000 stockholmare och drygt 400 sjukhus, datahallar och andra verksamheter anslutna till fjärrvärmenätet, kopplat till värme- och kraftvärmeanläggningar från Högdalen i söder till Brista i norr. Med gemensam kraft drivsStockholm framåt med potential att bli världens första klimatpositiva huvudstad. ArbetsuppgifterI rollen krävs att du tar ett övergripande ansvar för cheferna i ledningsgruppens administration. Rollen förutsätter flexibilitet och ständig utveckling. Ansvar och befogenheter: Rollen innebär krav på helhetssyn, integritet och förståelse för vad ledningens arbete innebär. Exempel på arbetsuppgifter som kan förekomma: • Samordna ledningsarbete administrativt • Planera, koordinera och kommunicera kring chefernas olika åtaganden (kalender, möten och resor, i viss mån även telefon och mail) • Hantera (kontera och granska) fakturor, resor och reseräkningar åt chefen • Ansvara för att årsmötesplan tas fram samt agenda och protokollförning • Förbereda och medverka vid gruppmöten och konferenser • Ansvara för det praktiska genomförandet av och delta vid arbetsplatsträffar • Vara det naturliga kontaktfiltret för cheferna • Vara naturligt stöd för hantering av administrativa system såsom DM, Proves, IFS, SmartID, SD Worx, mallar mm • Vara delaktig i att underhålla och utveckla samarbetet med partners inom andra enheter • Delta i utvecklingen av interna verktyg, processer och system som t.ex. delta i och leda projekt och piloter • Vara behjälplig vid on-och off boarding Krav (OBS, obligatoriska) Eftergymnasial eller annan utbildning för rollen relevant alternativt tidigare erfarenhet. Erfarenhet av arbete med administrativa uppgifterErfarenhet av ansvar för strategiska och operativa frågor, övergripande planering och uppföljningGod systemvanaGod kommunikativ förmåga och kan uttrycka sig väl i tal och skrift på svenska.God digital förmåga Meriterande Erfarenhet av att driva, hålla ihop och samordna små och större projektErfarenhet av arbete med fastighetsteknik och/eller energibranschenErfarenhet av sälj och/eller kundbemötande Om oss Centios övergripande mål är att vara ett konsultbolag som erbjuder smarta och hållbara lösningar som utvecklar samhället på ett positivt sätt. Våra medarbetare erbjuds villkor som är anpassade för individen. Det innebär att arbetstider, arbetsomfattning, arbetsplats och kompetensutveckling så långt som möjligt anpassas utifrån medarbetarens behov. Bland våra medarbetare hittar du engagerad personer som brinner för samhällsutveckling. Vi jobbar i små grupper där du kan bidra med dina erfarenheter samtidigt som du får ta del av andras kunskap och erfarenhet. För oss är det viktigt med välmående och att hitta en sund balans mellan arbete och fritid. Därför har vi en nollvision mot stress och sätter trivsel och hälsa främst. Läs gärna mer om oss på centio.se. Vänligen skicka ditt CV på svenska. Vi ser fram emot din ansökan!

Gör skillnad. Varje dag. Är du en person som är intresserad av att arbeta på en högteknologisk arbetsplats? Befinner du dig i början av din yrkeskarriär och söker en arbetsplats med utrymme för utveckling? Då kan du vara vår nya kollega! Verksamhetsområde (VO) hematologi, onkologi och strålningsfysik ansvarar för Södra sjukvårdsregionen. Med cirka 900 medarbetare är vi ett av de största verksamhetsområdena inom Skånes universitetssjukhus (Sus). Vi strävar efter att bedriva förstklassig cancervård med stark koppling till forskning och utveckling i samarbete med Lunds universitet och Malmö universitet. Området är ett av Nordeuropas främsta organisationer i sitt slag, med avseende på diagnostiska metoder, behandlingskvalitet, kompetens hos personal, vetenskaplig produktion samt industrisamarbeten. Vi fokuserar på utveckling av moderna behandlingar och metoder för att förbättra patienternas chanser att överleva sin sjukdom med god livskvalitet. Vi strävar efter att använda kompetens på rätt sätt och erbjuder som ett led i detta möjligheter till nya utmaningar, kompetensutveckling och utbildning för våra medarbetare. Tjänsten innebär placering i Lund på område strålbehandling och strålningsfysik som är en del av VO hematologi, onkologi och strålningsfysik. ARBETSUPPGIFTER Område strålbehandling och strålningsfysik innehåller sex enheter med tillhörande enhetschefer samt ett ytterligare chefsstöd. Vi erbjuder en självständig tjänst där du arbetar som ett personal- och löneadministrativt stöd åt våra enhetschefer inom Strålbehandling och strålningsfysik i Lund och Malmö, men även som support åt våra medarbetare i löneadministrativa frågor. Som chefsstöd har du ett stimulerande arbete med omväxlande arbetsuppgifter. Detta innebär bland annat administration i vårt personalsystem HR-fönster så som schema, ledigheter och rättelser. Du har även en viktig funktion i arbetet kring anställning av ny personal, resebokningar, fakturahantering, lokalbokning, protokollskrivning, samt andra förekommande administrativa arbetsuppgifter. Därtill vill vi utveckla vårt arbetssätt och tänka nytt, exempelvis inom sociala medier, där vi ser att du tar en ledande roll. KVALIFIKATIONER Du som söker har eftergymnasial utbildning inom hälso- och sjukvårdsadministration, alternativt annan administrativ utbildning eller vårdutbildning som arbetsgivaren bedömer relevant för tjänsten. För tjänsten krävs goda kunskaper i svenska språket i såväl tal som skrift samt att du behärskar Microsoft Office-paketet väl. Det finns goda möjligheter för utbildning och utveckling på plats, varpå något års erfarenhet av liknande arbete är meriterande, men inget krav. För att lyckas i rollen ser vi att du är en nytänkande person som gärna tar egna initiativ för att utveckla verksamheten. I din roll har du många kontaktytor vilket kräver att du är kommunikativ och har lätt för att samarbeta med andra samtidigt som du har förmåga att arbeta självständigt. Du är en positiv person som alltid strävar efter att ge en god service med hög kvalité. Stor vikt läggs vid personlig lämplighet. Vi tillämpar löpande urval i denna rekrytering. Varmt välkommen med din ansökan redan idag! ÖVRIGT Region Skåne ansvarar för hälso- och sjukvård, kollektivtrafik och en hållbar utveckling i hela Skåne. Vårt högsta beslutande organ är regionfullmäktige, som väljs direkt av invånarna i Skåne. Region Skåne är en värderingsstyrd organisation som arbetar med värderingarna välkomnande, drivande, omtanke och respekt i allt vi gör. Skånes universitetssjukhus (Sus) finns i Lund och Malmö och är landets tredje största sjukhus. Sus är ett kunskapsnav för hälso- och sjukvård i livets alla skeden på regional, nationell och internationell nivå. Våra 12 000 medarbetare är med och driver utvecklingen inom universitetssjukhusets tre uppdragsområden: vård, forskning och utbildning. Hos oss får du arbeta i en värderingsstyrd organisation som utvecklar hälso- och sjukvården tillsammans med patienter och deras närstående. Välkommen! På https://www.skane.se/ledigajobb kan du se i vilket skede Region Skånes rekryteringar befinner sig och hur många som har sökt tjänsterna. Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.

Departementsledningen, Försvarsdepartementet Är du en erfaren assistent som vill arbeta i en politisk miljö och tycker om att ha omfattande interna och externa kontakter? Kan du möta höga krav på noggrannhet och effektivitet? Som vår nya medarbetare får du en variationsrik vardag i händelsernas centrum. Din arbetsdag. Sveriges morgondag. Som assistent åt Försvarsdepartementets politiska ledning är du en central del av teamet i staben. Du hanterar den löpande administrationen i den politiska ledningen. Arbetsuppgifterna är varierande och innefattar allmänna kontorsgöromål, till exempel besöksmottagning inklusive praktiska göromål. Det dagliga arbetet innebär många kontakter såväl internt som externt, och det förekommer både nationella och internationella kontakter. Du ingår i en grupp med assistenter som tillsammans arbetar med den politiska ledningen och stöttar varandra. Arbete utanför ordinarie kontorstid förekommer. Läs mer om vår verksamhet på www.regeringen.se. Din bakgrund För att axla denna roll krävs det att du har avslutad gymnasieutbildning och flerårig erfarenhet av administratörsarbete från Regeringskansliet eller annan statlig myndighet. Du uttrycker dig mycket väl i tal och skrift på både svenska och engelska och har mycket goda kunskaper inom Microsoft Office-paketets olika delar. Vi ser gärna att du har kunskaper om ärendehantering inom offentlig förvaltning. Dina egenskaper I din roll som assistent är du van att arbeta självständigt, men att även vara en del i ett lag. Du har stor ansvarskänsla, integritet, gott omdöme och kan självständigt ta initiativ samt prioritera i dina arbetsuppgifter. Du gillar att ge service, är ordningsam, kvalitetsmedveten, strukturerad och kan tidvis arbeta under tidspress. Som medarbetare i Regeringskansliet är du flexibel, vilket för oss innebär att du kan kompromissa och snabbt anpassa dig till nya situationer. Du har lätt för att samarbeta och bidrar till att assistentgruppens och politiska stabens arbete löper på smidigt. I rollen krävs ett högt säkerhetsmedvetande och vi kommer lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper. Övrigt Anställningen inleds med sex månaders provanställning. Befattningen är placerad i säkerhetsklass och en säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras innan beslut om anställning fattas. Du måste vara svensk medborgare. Är du intresserad? Vill du veta mer om jobbet och vad vi erbjuder, kontakta stabschefen Petra Lärke eller HR-ansvarig Johan Olsson. Fackliga kontaktpersoner är Katja Wahlsten, Saco eller Karina Åbom-Engberg, ST. Du når samtliga via Regeringskansliets växel, 08-405 10 00. Vi tar gärna emot samtal från dig som är intresserad av jobbet men vi tackar nej till dig som säljer annonser och rekryteringstjänster. Välkommen att registrera din ansökan i vårt rekryteringsverktyg senast den 5 maj 2024. Regeringskansliets uppdrag är att stödja regeringen i dess arbete med att styra Sverige och förverkliga sin politik. Här arbetar 4 800 personer, varav 600 utomlands. Regeringskansliet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Vi ser jämställdhet och mångfald som en styrka och tillgång och vi arbetar aktivt för att vara en arbetsplats fri från diskriminering. Försvarsdepartementet ansvarar för frågor om Sveriges militära försvar samt samordning av det civila försvaret och samhällets krisberedskap.

Den ideella föreningen nattvandring.nu, bildad av Skandias stiftelse Idéer för livet och Bankomat AB, verkar för ett ökat vuxenengagemang för barn och ungdomar genom att utveckla, stödja och främja nattvandring i Sverige. Sedan starten 2008 har man vuxit och är idag landets största organisation inom segmentet och det ingår idag drygt 440 lokala grupper som engagerar drygt 55-60 000 vuxna på ideell basis. Verksamheten fortsätter att växa och sedan några år tillbaka ingår man samverkansavtal med kommuner runt om i landet. Då vår nuvarande assistent (deltid) till vår verksamhetschef går vidare i karriären behöver vi ersätta henne. Dina arbetsuppgifter I rollen som Administrativ Assistent kommer du att stötta Verksamhetschefen i diverse olika administrativa uppgifter. Dettakan till exempelinnebära avtalshantering, dokumentation,skriva nyhetsbrev samt utskick ochförbereda möten. Du kommer även att arbeta med att uppdaterahemsidan och se till att den innehåller rätt information. I rollen kommer du även attha lättare uppgifter i Photoshop. För detta uppdrag är du anställd via Clevry men arbetar hos Nattvandring. Omfattning: 20%, som på sikt kan uppgå till 50% Kontor: Kungsholmen eller distans Arbetstid: 8-17, men flexibelt Din profil Vi söker dig som förslagsvis är student och söker efter ett spännande extrajobb! Du kommer delvis att arbeta ensam på stiftelsen kansli som är beläget på Lindhagensgatan 86 i Stockholm (Skandiahuset) men ha daglig kontakt med vår verksamhetschef. Därför är det viktigt att du har ett eget driv och strukturera din tid och dina arbetsuppgifter och självgående som person. Vi vill att du tar egna initiativ och är ansvarsfull, bygger goda relationer och brinner för att arbeta med en verksamhet som är under ständig utveckling och där barn och ungdomars mående står i fokus. Du skall tala och skriva flytande svenska, kunna uttrycka dig i tal och skrift.Vi vill också att du har goda kunskaper i Officepaketet och goda kunskaper i t.ex. Photoshop och andra designprogram, erfarenhet och kunskap om att jobba med webbsidor, skriva texter till webb och social media samt skriva och producera nyhetsbrev. Om oss I över 30 år har Clevry varit en game changer för ett mer soft skills-drivet arbetsliv inom talent acquisition, assessment och advisory. Vi finns globalt med kunder, konsulter och kandidater från Nordamerika till Singapore med huvudkontor i Brighton, Stockholm och Helsingfors. Våra 150 soft skills-certifierade rekryterare, affärspsykologer och experter finns alltid till er tjänst. Rekryteringsprocessen Vi på Clevry ser att soft skills är minst lika viktiga som hard skills. I denna rekrytering kommer du därför, när du har ansökt, via mail få en länk till ett självskattningstest. Det tar cirka 20 minuter att genomföra testet, därefter kommer du få en feedback-rapport mailad till dig som belyser dina soft skills. Vid en eventuell intervju med Clevry kommer svaren gås igenom mer ingående.Håll utkik i din inbox! Där finner du länk till frågeformuläret.Vi tillämpar löpande urval och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum.

Om tjänsten: Som vikarierande chef för avdelningen för Materialplanering kommer du att leda och utveckla en grupp bestående av 11 personer. Ditt främsta ansvar är att säkerställa materialtillgängligheten i kundens produktion genom att hantera dagligt samarbete och inköp mot våra leverantörer. Du kommer också att vara ansvarig för att hantera tullfrågor samt transport- och logistikfrågor. Dina huvudsakliga ansvarsområden inkluderar: • Bevaka leveranser och identifiera, hantera och förebygga materialbrister för att säkerställa kontinuiteten i produktion. • Säkerställa efterlevnad av tullagstiftningen i samband med våra importer och exporter. • Ansvara för inköp av förpackningsmaterial, transporter och extern lagring. • Bevaka fabrikens intressen i globala transportavtal. Uppdragsperiod beräknas från 17 juni 2024 till 31 januari 2025.  Kvalifikationer: För att lyckas i rollen ser vi gärna att du har följande bakgrund och egenskaper: • Tidigare chefserfarenhet är meriterande. • Erfarenhet inom inköp eller närliggande område med intresse för inköpsprocesser. • Universitetsutbildning, helst inom inköp, logistik, teknik, ekonomi eller kvalitet. • Goda kunskaper i Excel och grundläggande förståelse för SAP. • Resultatorienterad, analytisk och med god kommunikationsförmåga. • Trivs med att arbeta i en global kontext, med affärssamarbeten och förhandlingar med externa leverantörer. • Goda kunskaper i svenska och engelska. Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet. Om du känner att du matchar beskrivningen och är redo att ta dig an denna utmaning, ser vi fram emot att ta del av din ansökan. Urval sker löpande, och tillsättning kan ske innan sista ansökningsdatum, så vänta inte med att skicka in din ansökan! Kontaktuppgifter Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryterare: [email protected] Har du frågor angående registrering, var god kontakta supporten via [email protected] Välkommen med din ansökan!

In collaboration with our partner, a purpose-driven global investment organization, we are looking for an Executive Assistant. In this role you will work close and support four of the managers in the management team within the Tech area. This position is a great fit for you who is driven by supporting and helping others to succeed. This is a consultant assignment, 6-12 months – start date in June - with the possibility to get employed by the company. The role is Stockholm-based, and you will a part of the EA team. Main responsibilities Making sure workdays, meetings and gatherings are coordinated in the best way. Primarily you will be responsible for: Calendar management (internal and external meetings) Travel bookings. Invoice and receipt management. Onboarding on site and being responsible for onboarding days once per month (workshops) Book smaller events, or team-specific events such as welcoming lunch and after works. To succeed in this role, we believe you are passionate about creating a seamless environment for your stakeholders, giving support and coordinating their day-to-day business and calendars.  Your background A few years’ experience as executive assistant or similar. Excellent communication skills – fluent in English, both spoken and written. Interest in Tech is a plus for your understanding about the organization. Technical skills including Microsoft Office and Google Suite. As a person, you are passionate, and highly service minded with an “can-do” approach. It’s valued to be quality-driven and structured with attention to details. Having the ability to manage demand from multiple stakeholders, we believe openness and adaptability is the key, given work in a fast-paced work environment. Being a cultural carrier, embracing team values and contributing with personal engagement is something that comes natural for you. Other information This is a consultant assignment through OIO. Extent: Full time Start: June 2024 Location: Stockholm Remember to submit your application promptly as we conduct ongoing candidate selection, and the advertisement may be closed before the position is filled if we have progressed to the selection and interview phase. About OIO Our passion is to help you find the right role and workplace. At the same time, we are aware of the fact that you are picky and choose carefully before taking your next career step, we would do the same. That is why we are dedicated in making sure we get to know you and your ambitions during the recruitment process. We believe that people in the right place have a greater chance of reaching their full potential. Through fair, uncomplicated employment conditions and a present leadership, we strive to help you grow professionally. In this way, we aim to become an obvious career partner for you. We are as picky as you are.

Fastighetsstaben, enheten affärsstöd Är du en person med hög servicekänsla och integritet? Vill du vara den som skapar goda förutsättningar för ledningens arbete? Är du dessutom noggrann och trivs i en roll som ställer höga krav på samarbete och kommunikation? Då kan jobbet som ledningskoordinator var rätt för dig! Fastighetsstaben på kommunledningskontoret söker en ledningskoordinator. I rollen kommer du ledas i arbetet av fastighetsdirektör och fungera som stöd direkt till direktören och ledningsgruppen. Organisatoriskt har du din placering i enheten affärsstöd på fastighetsstaben. Fastighetsstaben i Uppsala kommun ansvarar för hela kommunens lokalförsörjning samt förvaltar ett fastighetsbestånd. Verksamheten omsätter cirka 2 miljarder kronor och är organiserad i de tre enheterna lokalförsörjning, förvaltning och affärsstöd. Lokalförsörjningen ansvarar för att de kommunala verksamheterna har lokaler och bostäder idag och i framtiden, förvaltningens ansvar är att säkerställa att lokaler och bostäder är i ett välfungerande skick inom givna ekonomiska ramar och affärsstöd bistår de två andra enheterna med bl.a. juridisk, ekonomisk och systemkunskap. Ditt uppdrag Vi söker dig som trivs med att arbeta i en administrativ och koordinerande roll på ledningsnivå. I rollen som ledningskoordinator kommer du att hantera ett brett spektrum av arbetsuppgifter. Du kommer att arbeta både med sådant som är enkelt och återkommande, men också uppgifter som är nya och utmanande. Du kommer främst att stötta fastighetsdirektören med administrativa uppgifter och underlag inför möten. Det innebär bland annat att du planerar, samordnar och bokar in direktörens och ledningsgruppens möten. Vid ledningsgruppens möten samt i andra forum som leds av fastighetsdirektören skriver du också mötesanteckningar och protokoll samt tar fram presentationer. I din roll ingår även att administrera och koordinera aktiviteter som är kopplade till fastighetsdirektören. Det kan exempelvis innebära att administrera konferenser, event och utbildningar som fastighetsstaben anordnar. Det innebär ett särskilt ansvar för bokningar, inbjudningar, anmälningar, beställning av fika, samt ekonomisk redovisning kopplat till dessa bokningar. I tjänsten ingår också koordinerande av mindre projekt, främst kopplade till administrationen. Sammanhangen är stundtals komplexa och tempot är periodvis högt. Din bakgrund Vi söker dig som har erfarenhet av att ge chefstöd i administrativa och koordinerande uppgifter, gärna mot direktör eller vd i en större verksamhet. Du har erfarenhet av och god förmåga att skriva minnesanteckningar och protokoll och det är meriterande om du har erfarenhet av att organisera och administrera konferenser och/eller utbildningsinsatser. Det är även meriterande om du har erfarenhet av offentlig verksamhet och har en relevant eftergymnasial utbildning från högskola eller universitet. Du behöver ha mycket goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift, och vara en van användare av MS Office och andra digitala verktyg. Du är en serviceinriktad person som är lugn, uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande. Du har god samarbetsförmåga och relaterar till andra på ett lyhört och smidigt sätt. Du är bra på att strukturera, planera och prioritera ditt arbete utan att ge avkall på utrymme för flexibilitet. Du har förmågan att se möjligheter i förändringar och tar initiativ och sätter igång aktiviteter för att uppnå resultat. Upplysningar Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen, kontakta: Carl Ljunggren, fastighetsdirektör, 018-727 10 85 Fackliga företrädare: Akavia och Saco-rådet, Jonny Eliasson, 018-727 22 12 Vision, Liselotte Ehn, 018-727 49 49 Har du frågor gällande registrering av din ansökan, kontakta enheten för kompetensförsörjning: 018-727 67 05 I din ansökan ska du ange medborgarskap. Om du inte är medborgare i Sverige, EU, EES eller Schweiz måste du också kunna styrka att du har ett giltigt arbetstillstånd eller är undantagen från skyldigheten att ha arbetstillstånd. Anställning kan ske först efter kontroll av arbetstillstånd, vilket krävs enligt utlänningsförordningen. Om vår organisation Välkommen till kommunledningskontoret. Här jobbar du tillsammans med medarbetare på staber för kommunikation, HR, IT, ekonomi, upphandling och fastighet samt avdelningarna kvalitet och planering, hållbarhet, trygghet, säkerhet och beredskap, samt kansli. På kommunledningskontoret ligger även organisationerna för näringsliv och destination samt gemensam service. Kommunledningskontoret är länken mellan våra förtroendevaldas beslut och kommunens alla verksamheter. Vårt uppdrag är bland annat att samordna och driva övergripande frågor inom demokrati, samhälls- och näringslivsutveckling samt ekologisk och social hållbarhet. Mer information om hur det är att arbeta i Uppsala kommun hittar du på Jobba hos oss - Uppsala kommun (https://www.uppsala.se/foretag-och-arbete/jobb-och-karriar/jobba-hos-oss/bli-en-av-oss/) Vi undanber oss erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp. Dina personuppgifter kommer att användas för att administrera din ansökan inom Uppsala kommun.

Vi söker just nu en driven Executive Assistant till RN Nordic i Kista. Du kommer att arbeta som ledningsstöd och stötta både VD och ledningsgrupp. RN Nordic AB är importör av bilvarumärkena Renault, Dacia och Alpine. Renault Nordic startade sin verksamhet i Sverige och Danmark 2008 med målet att marknadsföra och distribuera personbilar, lätta nyttofordon, reservdelar och tillbehör för den nordiska marknaden. De möter de lokala marknadernas behov och anpassar sig efter sina kunders önskemål. Flera nya modeller har introducerats på den nordiska marknaden sedan starten, med stor framgång. I maj 2022 började en ny resa då RN Nordic togs över av Hedin Mobility Group och Salvador Caetano. De båda parterna äger gemensamt det nya bolaget RN Nordic AB. RN Nordic är från och med detta datum importörer av Renault, Dacia och Alpine i Sverige och Danmark. Företaget sitter i helt nya lokaler i Kista med tillhörande gym, restaurang och andra bekvämligheter. Om rollen som Executive Assistant Som Executive Assistant är du VDs och företagsledningens högra hand. Du har en nyckelposition och blir en viktig person för hela organisationen i både högt och lågt. I rollen kommer du att arbeta sida vid sida med företagets VD och Finanschef för att avlasta dessa med administrativt stöd men även för att hjälpa ledningen att driva och följa upp projekt och kulturell förändring i det nya dynamiska bolaget RN Nordic. Exempel på arbetsuppgifter: Driva projekt och förbättra processer Tidsplanering, kalenderhantering samt boka och samordna möten och resor Förbereda mötesunderlag – analyser, rapporter och presentationer Delta i möten och föra protokoll vid ledningsgruppsmöten Skapa internkommunikation för interna och externa möten Koordinera intern inköpsprocess och avtalshantering gällande kontoret Vem vi söker?Vi söker dig som har erfarenhet av liknande uppgifter och är van att arbeta självständigt. Du kan driva projekt och ser snabbt vad som behöver förbättras och utvecklas. Du har bred erfarenhet av administrativt arbete och en utmärkt förmåga att prioritera och strukturera. Du behöver även kunna hantera många arbetsuppgifter samtidigt. För att vidare passa in i rollen är du hjälpsam, ansvarsfull och har hög integritet. Du har god datorvana och stabila kunskaper i Office-paketet. Du är även van vid digitala mötesverktyg. Du är initiativrik och har god kommunikationsförmåga. Dessutom utför du ditt arbete på ett noggrant sätt med stor kvalitetsmedvetenhet. Du kommunicerar flytande på både svenska och engelska. Mer om tjänsten Direktrekrytering Tillsättning: omgående eller enligt överenskommelse Omfattning: heltid Placering: Kista Andara ansvarar för hela rekryteringsprocessen. Vid frågor, kontakta vår rekryteringsansvariga Linda Gadd på [email protected]. Varmt välkommen med din ansökan!