Användarvillkor

1.1. Dessa allmänna villkor gäller mellan ”Användare”, och ”Aspirantus”, Aspirantus AB, c/o The park sweden AB, Hälsingegatan 49, 113 31 Stockholm, org. nr. 559124-9353, moms reg. nr. SE559124-935301, Hädanefter kallad ”Aspirantus”.

När du skapar ett konto så godkänner du samtidigt våra användarvillkor och är juridiskt skyldig att följa bestämmelserna som följer nedan. Vid brott mot våra användarvillkor förbehåller vi oss rätten att stänga att stänga ner ett konto och vid grova överträdelser kommer vi att polisanmäla och rikta skadeståndskrav.

Aspirantus tillhandahåller en allmännyttig tjänst för de människor som vill söka ett nytt arbete. I samband med att du använder Aspirantus tjänster samlar vi in och behandlar – som personuppgiftsansvarig – en rad personuppgifter om dig.

Med hänsyn till både integritet och sekretess samt aktuell lagstiftning, ber vi dig som använder vår tjänst att läsa nedanstående information noggrant. Här redogör vi för hur vi hanterar dina personuppgifter och vilka uppgifter vi samlar in samt vem/ vilka som har tillgång till informationen.

När du använder Aspirantus tjänster får du en personlig användarprofil som fungerar som utgångspunkt för alla de tjänster du har tillgång till via Aspirantus. Du är därför inte anonym för våra samarbetsparters som har tillgång till informationen.

Den personuppgiftsansvariga

Den personuppgiftsansvariga är:

Aspirantus AB (aspirantus.se)
c/o The park sweden AB
Hälsingegatan 49 
113 31 Stockholm 
E-post: info@aspirantus.se 
Org,nr 559124-9353

Aspirantus insamling av personuppgifter sker inom ramarna för gällande lagstiftning.

När rekryterare använder vår kandidatdatabas så övergår personuppgiftsansvaret till dem och Aspirantus agerar då endast som personuppgiftsbiträde i enlighet med de särskilda villkoren för kandidatdatabasen

När du skapar en användarprofil på Aspirantus

När du skapar en användarprofil eller när en skapas automatiskt i samband med att du anmäler dig till våra tjänster sparar vi din e-postadress och, dina kontaktuppgifter som namn och adress. Vi sparar även information om dina tidigare jobberfarenheter samt utbildningar och övriga uppgifter som förekommer på ditt personliga cv. 

 Syftet med registreringen är naturligtvis att Aspirantus ska kunna erbjuda dig arbetserbjudanden som är så relevanta för dig som möjligt och eftersom din användarprofil är utgångspunkten för alla dina tjänster hos oss är det en god idé att hålla den uppdaterad.

De rättelser/uppdateringar som du tillför din användarprofil (t.ex. en ny e-postadress) eller andra grundläggande uppgifter såsom namn påverkar andra tjänster (t.ex. om du har ett cv hos oss eller formuläret när du ansöker online). Dessa uppgifter behöver du på ett ställe.

Radering av användarprofil.

När du själv vill ta bort din användarprofil kommer användarprofilen att markeras för radering i 3 månader. Därefter raderas den. Orsaken till detta är att minimera risken för felregistrerade raderingar. Tänk på att om du raderar din användarprofil betyder det att du också raderar övriga tjänster som alla dina cv:n.

Så rättar eller raderar du din användarprofil

Du kan när som helst radera dina uppgifter genom att logga in på Aspirantus.se/din-sida med hjälp av ditt användarnamn och ditt lösenord. Efter detta lagrar vi endast de personuppgifter som vi är skyldiga att spara enligt gällande lagstiftning.

När du skapar ett cv på Aspirantus

När du lägger in ett cv i vår cv-databas kommer ditt cv och dina personuppgifter att registreras och sparas. Syftet med registreringen är att verksamheter som är intresserade av din arbetskraft ska kunna kontakta dig via Aspirantus cv-databas. De uppgifter du lämnar på dina CV:n kan också användas för att marknadsföra på sociala nätverk såsom Facebook och Google. Genom att skapa konto på Aspirantus så godkänner du att dina uppgifter används till marknadsföring såsom det beskrivs under användarvillkoren för Aspirantus hemsida.

Om du inte loggar in på din användarprofil eller uppdaterar ditt cv på 6 månader anses du vara inaktiv och ditt konto med alla dina cv:n kommer att markeras för radering. Detta gör vi för att säkerställa att cv:n på Aspirantus är så aktuella som möjligt. Innan ditt konto avslutas skickar vi dig en påminnelse så att du kan uppdatera ditt cv eller förlänga löptiden.

Personliga cv:n

De företag som har tillgång till vår kandidatdatabas kan se den personliga versionen av ditt cv. Den personliga versionen av ditt cv innehåller dina personuppgifter (t.ex. e-postadress, namn, adress, telefonnummer och foto) samt bifogade dokument, och namnen på de arbetsplatser som du har lagt in under dina jobberfarenheter blir därför tillgängligt för alla firmor som söker i cv-databasen.

Så rättar eller raderar du ditt cv

Du kan när som helst rätta eller radera ditt cv genom att logga in på Aspirantus.se/logga-in med hjälp av ditt användarnamn och ditt lösenord.

Om du vill slänga alla registrerade uppgifter ska du radera hela din användarprofil och inte bara ditt cv. Efter detta lagrar vi endast de personuppgifter som vi är skyldiga att spara enligt gällande lagstiftning..

Registreringar och noteringar i cv-databasen

Aspirantus registrerar vilka arbetsgivare och rekryteringsfirmor som läser och kontaktar vilket cv och alla e-postmeddelanden som skickas via systemet. Cv-databasen innehåller dessutom en funktion som innebär att rekryteringsfirmor och bemanningsföretag har möjlighet att skriva kommentarer och noteringar på cv:n till sin egna interna användning. Aspirantus egna rekryteringsavdelning fungerar också som en rekryteringsfirma och kan således också skriva kommentarer och noteringar på cv:n.

Otillåtet innehåll i ett cv

Vi förbehåller oss rätten att ändra dina inlagda uppgifter om vi blir uppmärksammade på att ditt cv innehåller otillåtna eller inkorrekta uppgifter. Innehållet i ditt cv får inte bryta mot svensk lagstiftning.

Otillbörlig användning av våra tjänster

Du som användare är inte tillåten att använda våra tjänster i kommersiellt syfte eller vinstdrivande verksamhet. Tjänsten är endast för privatpersoner som är arbetssökande. Det är strikt förbjudet att på något sätt påverka mjukvaran eller på annat sätt manipulera tjänsten i syfte att skada Aspirantus. 

När du ansöker om ett jobb via Aspirantus ansökningssystem online

När du vill skicka in din ansökan

Om du ansöker om ett jobb via vårt ansökningssystem kommer du ombes att påbörja ansökningsprocessen med att skiva in ditt namn och din e-postadress.

Om du redan har en profil hos Aspirantus kan vi använda dina uppgifter från den. I sådana fall kan du logga in med ditt användarnamn och ditt lösenord.

Om du inte redan har en användarprofil hos Aspirantus skapar vi en till dig. Profilen ska bekräftas via en länk i ett e-postmeddelande innan du kan färdigställa ansökningsprocessen.

Vem kan se dina ansökningsuppgifter?

Personuppgifterna i din ansökan kommer att behandlas konfidentiellt och används uteslutande av den/de personer som deltar i rekryteringsprocessen. Det är alltså endast Aspirantus och den verksamhet som söker efter en medarbetar som har tillgång till dina uppgifter i samband med din ansökan online samt ditt cv.

Du bör inte ange känsliga personuppgifter som etnicitet, sexualitet eller eventuella straff/domar.

Så behandlar vi dina uppgifter från ansökan

När du ansöker online samlar Aspirantus in de personuppgifter som du har lagt in i ansökningsformuläret samt de dokument som du har bifogat. Vi sparar även historik över vilka jobb du har sökt. Uppgifter om kön och födelsedatum används enbart till statistiska syften.

Syftet med de insamlade personuppgifterna är att Aspirantus ska kunna behandla, bedöma och kontakta dig om du kvalificerar till en aktuell eller kommande ledig tjänst.

Att bli kontaktad om ett annat ledigt jobb

Aspirantus har möjlighet att kontakta dig vid en senare tidpunkt om vi bedömer att din profil och dina kvalifikationer lämpar sig för andra lediga tjänster. Du kommer i förekommande fall att kontaktas via e-post eller telefon och bli informerad om den lediga tjänsten som du när som helst kan tacka nej till utan att detta påverkar dina möjligheter att bli anställd till andra tjänster.

Så rättar eller raderar du din ansökan

Om du vill redigera eller radera något kan du när som helst gå in på Aspirantus.se/din-sida med hjälp av ditt användarnamn och ditt lösenord. Observera att det kanske inte är möjligt av rättsliga skäl att ändra eller radera uppgifter under en redan igångsatt rekryteringsprocess och under en viss tidsrymd efter att processen har avslutats. Vid sådana tillfällen kommer vi efter din förfrågan informera dig om när dina uppgifter kan raderas eller ändras.

Så raderar vi

De dokument som du har laddat upp till vårt system för ansökningar online, som t.ex. cv, ansökan, rekommendationer mm raderas 12 månader efter att rekryteringsprocessen avslutats. Om det rör sig om rekrytering som faller under svensk lagstiftning så sparar vi ansökningshandlingarna i 2 år enligt besvärsrätten i den svenska diskrimineringslagen.

Särskilda villkor kandidatdatabas 

Kandidathanteringsverktyg

  1. Allmänt

1.1. Dessa Särskilda villkor gäller mellan ”Kund” och Aspirantus AB, org. nr 559124-9353, ”Aspirantus”.

  1. Definitioner

Följande fetstilta begrepp skall, oavsett om de används i plural eller singular, i bestämd eller obestämd form, ha nedanstående innebörd när de anges med versal begynnelsebokstav.

Databas Det medium på vilket information och handlingar (t.ex. ansökningar och CV:n) som förmedlas med hjälp av Kandidathanteringsverktyg lagras. Databasen tillhandahålls som en Saas (Software as a Service)-

Behandling – Varje åtgärd eller serie av åtgärder som vidtas i fråga om Personuppgifter, vare sig det sker på automatisk väg eller inte, t.ex. insamling, registrering, organisering, lagring, bearbetning eller ändring, återvinning, inhämtande, användning, utlämnande genom översändande, spridning eller annat tillhandahållande av uppgifter, sammanställning eller samkörning, blockering, utplåning eller förstöring.

Personuppgifter – All slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet och som behandlas för Kunden och Enheternas räkning.

Personuppgiftsansvarig – Kunden.

Personuppgiftsbiträdet – Aspirantus.

Registrerad – Den som en Personuppgift avser.

Kandidathanteringsverktyg – Tjänsten Kandidathanteringsverktyg så som den beskrivs på Webbplatsen samt i Aspirantus Tjänstebeskrivning och även tjänsten Ansökningsverktyg så som den beskrivs på Webbplatsen samt i Aspirantus Tjänstebeskrivning.

  1. Allmänt om de Särskilda villkoren

3.1. Dessa Särskilda villkor kompletterar Aspirantuss vid var tid gällande Allmänna villkor som alltjämt är i kraft mellan Aspirantus och Kunden. Definierade termer skall ha samma betydelse som i de Allmänna villkoren med tillägg av de definitioner som finns angivna i punkt 2 ovan. För Kandidathanteringsverktyg gäller även alla de villkor specifikt knutna till kontraktet samt enligt de Allmänna villkoren som gäller för Tjänsten.

  1. Allmänt om Kandidathanteringsverktyg

4.1. Aspirantus tillhandahåller Kandidathanteringsverktyg bl.a. för att underlätta Kunden och Enheternas hantering av inkommande ansökningar. Kandidathanteringsverktyg tillhandahålls genom en databas.

4.2. Kandidathanteringsverktyg innebär att Aspirantus kommer att Behandla Personuppgifter på uppdrag av Kunden och i anledning av detta krävs det att Aspirantus och Kunden reglerar Behandlingen av de Personuppgifter som hanteras som ett led i Kandidathanteringsverktyg. Aspirantus sköter inte Personuppgifterna utan tillhandahåller enbart Databasen som ett lagringsverktyg för Kandidathanteringsverktyg.

  1. Personuppgiftsbiträdesavtal

5.1. Dessa särskilda villkor för Kandidathanteringsverktyg skall utgöra ett personuppgiftsbiträdesavtal mellan den Person-uppgiftsansvarige och Personuppgiftsbiträdet.

5.2. Aspirantus skall för Kunden och Enheternas räkning utföra distributions- och administrationstjänster och kommer som en del av Kandidathanteringsverktyget att för Kunden och Enheternas räkning Behandla Personuppgifter.

5.3. Kunden ansvarar för att Kunden och Enheterna inhämtat erforderligt tillstånd och samtycke från var och en av de Registrerade gällande Behandlingen av deras respektive Personuppgifter. De tillstånd och samtycke som inhämtats av Aspirantus vid besök på Webbplatsen framgår av Webbplatsen samt i Aspirantuss vid var tid gällande Användarvillkor och Integritetspolicy.

5.4. Tillstånd enligt punkt 5.3 måste ha inhämtats innan Personuppgifterna lagras med hjälp av Kandidathanteringsverktyg. Detta tillstånd måste bl.a. innehålla ett godkännande av att Personuppgifterna behandlas av Aspirantus såväl som av Aspirantus eller av vid var tid anlitad underleverantör samt godkännande av att Personuppgifterna lagras utanför EES-området (i en databas). För det fall den Registrerade skickat sina Personuppgifter vid besök på Webbplatsen har samtycke inhämtats i den utsträckning som framgår av Aspirantuss vid var tid gällande Användarvillkor och Integritetspolicy.

5.5. Aspirantus AB (som äger Aspirantus och driftar Aspirantus IT-miljö) följer de s.k. Safe Harbor regler som har utarbetats av EU-kommissionen och USA:s handelsministerium (U.S. Department of Commerce) i samband med att USA antog EU:s dataskyddsdirektiv.

5.6. Vid Behandling av Personuppgifter som sker i ett led i utförandet av Kandidathanteringsverktyg åtar sig Aspirantus att följa personuppgiftslagen och andra eventuellt tillämpliga lagar och förordningar.

5.7. Aspirantus och den eller de personer som arbetar under Aspirantuss ledning får bara Behandla Personuppgifter i enlighet med Avtalet mellan Aspirantus och Kunden samt i övrigt i enlighet med de instruktioner som från tid till annan lämnas av Kunden. Om Aspirantus saknar instruktioner som de bedömer är nödvändiga för att genomföra uppdrag de erhållit från Kunden skall Aspirantus, utan dröjsmål, informera Kunden om sin inställning och invänta de instruktioner som Kunden bedömer erfordras.

5.8. För det fall att Registrerad, myndighet eller annan tredje man begär information från Kunden eller Enheterna som rör behandling av Personuppgifter skall Aspirantus hänvisa till Kunden. Av punkten 5.7 ovan och punkten 5.13 nedan följer bland annat att Aspirantus inte får lämna ut Personuppgifter eller annan information om Behandlingen av Personuppgifter utan uttrycklig instruktion från Kunden.

5.9. Aspirantus skall utan dröjsmål informera Kunden om eventuella kontakter från Datainspektionen som rör eller kan vara av betydelse för behandlingen av personuppgifter. Aspirantus har inte rätt att företräda Kunden eller agera för Kundens räkning gentemot Datainspektionen.

5.10. Aspirantus skall vidta de tekniska och organisatoriska åtgärder som erfordras enligt personuppgiftslagen för att skydda de Personuppgifter som Behandlas mot obehörig åtkomst, förstörelse och ändring. Aspirantus skall därvid särskilt iaktta Datainspektionens allmänna råd ”Säkerhet för personuppgifter” eller andra föreskrifter som ersätter de förutnämnda.

5.11. Kunden har rätt att på egen bekostnad själv eller genom tredje man kontrollera att Aspirantus följer villkoren i denna sektion 5. Aspirantus skall lämna Kunden den assistans som behövs.

5.12. När Avtalet upphör att gälla skall Aspirantus överlämna personuppgifter på av Kunden angivet medium och se till att det inte finns några personuppgifter kvar hos Aspirantus.

5.13. Aspirantus förbinder sig att inte till tredje man lämna ut eller annars röja information om Behandling av Personuppgifter som omfattas av detta Avtal om inte andra instruktioner ges från Kunden.

5.14. Åtagandet i punkten 5.13 gäller inte:

  • a) information som part kan visa var allmänt känd vid tidpunkt för mottagandet, eller
  • b) information som part föreläggs utge till myndighet.
  • c) information som lämnas ut med uttryckligt samtycke av den registrerade.

5.15. Punkterna 5.13 och 5.14 gäller även efter att detta avtal i övrigt upphört att gälla.