Payroll Manager
Incluso AB
Löne- och personaladministratörer

We’re looking for a Payroll Manager for a company in Stockholm. Start is ASAP, 6 months limited contract to begin with. This role is 100% onsite in Stockholm.  Daily tasks • Ensure accurate, compliant and timely end-to-end payroll delivery within a large and complex Swedish payroll environment. • Lead, support and set priorities for the payroll team, ensuring operational stability and clear ownership. • Monitor payroll quality, controls, risks and service performance, taking action where issues arise. • Drive process improvements, digitalisation and automation to reduce manual work and strengthen efficiency. • Collaborate with HR, Finance, IT, Rewards, People Services and external providers on payroll-related matters. • Translate operational needs into clear priorities for payroll systems, integrations and longer-term development.  Minimum technical skills  • Extensive hands-on knowledge of Swedish end-to-end payroll within a large or complex organisation. • Strong knowledge of Swedish payroll legislation, compliance, controls, reporting and the annual payroll cycle. • Swedish language a must. • Experience managing payroll for multiple employee groups and collective agreements. • Strong understanding of payroll systems, integrations, data flows, troubleshooting and external provider management. • Experience of payroll transformation, process development, digitalisation or system-related change. • Experience with SAP and HRM-related payroll flows is highly relevant. • Confidence using payroll data and reporting to identify risks, support decision-making and drive improvements.  Leadership and experience level • Senior Payroll Manager or equivalent leadership-level experience within a large and complex Swedish organisation. • Proven experience leading experienced payroll specialists through operational complexity, change and improvement. • Able to balance strategic direction with hands-on operational judgement and decisive issue resolution. • Demonstrated ability to stabilise payroll delivery while building clear structures, governance, processes and longer-term development plans. • Strong stakeholder management skills, with the ability to build trust and align payroll priorities across senior stakeholders and specialist functions. • Structured and pragmatic leadership style, with the ability to prioritise business-critical activities and create clarity in a changing environment This role requires fluency in both Swedish and English. This is a full-time consultant position in Stockholm through Incluso. Start is ASAP, 6 months limited contract to begin with. This role is 100% onsite in Stockholm. Please submit your CV as soon as possible since we will review the applications on an on-going basis. For more information about this role, please contact Marianne Nilsson recruiter at Incluso.

33 dagar sedan
Sista ansökan:
14 mars 2027
HR Generalist/People & Culture Advisor
Incluso AB
Personal- och HR-specialister

Vi söker en HR Generalist/People & Culture Advisor till ett IT-företag i Stockholm (Solna). Start är snarast möjligt, 11 månaders tidsbegränsat uppdrag till att börja med. Denna roll är 100% onsite i Solna. Rollbeskrivning – People & Culture Advisor, HR Operations Sweden Sedan vi blev ett fristående IT-företag för drygt ett år sedan har vi byggt och vidareutvecklat våra HR-processer, arbetssätt och strukturer. Nu söker vi en People & Culture Advisor som vill vara med och fortsätta denna utveckling. Rollen är bred och varierad, med nära stöd till chefer och medarbetare samt möjlighet att bidra till en modern och verksamhetsnära HR-funktion.  Om rollen Du blir en del av det svenska HR Operations-teamet tillsammans med två andra kollegor. Teamet ingår i vår globala HR Operations-struktur, vilket ger dig möjlighet att samarbeta både lokalt och globalt.  Som People & Culture Advisor spelar du en viktig roll i den dagliga HR-leveransen och ger stöd till chefer och medarbetare genom hela medarbetarresan, bland annat genom att hantera och följa upp ärenden i vårt ärendehanteringssystem. Du arbetar brett med bland annat onboarding, offboarding, personaladministration, HRprocesser, arbetsrätt, löne- och förmånsadministration samt systemrelaterade HR-frågor.  Rollen ger dig möjlighet att arbeta nära verksamheten och bidra aktivt till utvecklingen av vår HR-funktion. Du kombinerar det dagliga operativa arbetet med deltagande i utvecklings- och förändringsprojekt, där vi tillsammans formar framtidens HR-arbete.  Rollen har många kontaktytor och varierande arbetsuppgifter och innebär ett nära samarbete med chefer och andra funktioner i organisationen. För att trivas behöver du uppskatta variation, arbeta strukturerat och kunna prioritera mellan flera parallella uppgifter.  Vem är du? Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper och att det blir en bra match eftersom vi arbetar nära varandra och värdesätter ett gott samarbete.  Vi tror att du är: • Ansvarstagande, självgående och prestigelös • Strukturerad och noggrann med god administrativ förmåga • Lösningsorienterad och flexibel i en föränderlig miljö • Kommunikativ och professionell i ditt bemötande • Nyfiken och engagerad med en vilja att utveckla både dig själv och verksamheten • Intresserad av digitalisering, AI och hur teknik kan bidra till smartare HR-processer  Vi söker dig som: • Har en akademisk utbildning inom HR, personalvetenskap eller motsvarande • Har cirka 2–3 års erfarenhet av en bred HR-roll, exempelvis som HR-generalist, HR-koordinator, HRspecialist eller motsvarande • Har erfarenhet av att ge stöd till chefer och medarbetare i HR-relaterade frågor • Har erfarenhet av personaladministration och operativa HR-processer • Har god systemvana och trivs med att arbeta i olika HR-system, gärna Workday • Talar och skriver obehindrat på svenska och engelska • Har möjlighet att arbeta från vårt kontor i Arenastaden, Solna  Meriterande • Erfarenhet från internationella organisationer • Erfarenhet från liknande företag med tjänstemannaorganisation • Kunskap inom svensk arbetsrätt och kollektivavtal • Erfarenhet av förbättrings- eller digitaliseringsprojekt inom HR  Detta är ett konsultuppdrag på 100% via Incluso i Stockholm (Solna). Start är snarast möjligt, 11 månaders tidsbegränsat uppdrag till att börja med. Denna roll är 100% onsite i Solna. Vänligen sök med CV och motivering via länken nedan. Vi presenterar kandidater löpande. Ansvarig rekryterare på Incluso är Marianne Nilsson.

37 dagar sedan
Sista ansökan:
10 mars 2027
HR Manager
Incluso AB
Personal- och HR-chefer

We’re looking for an HR Manager for a global company in Falkenberg. Start is ASAP, 10 months limited contract to begin with, good possibility of extension after that. This role is 100% onsite in Falkenberg and occasional travel to Mölnlycke. We are looking for a Human Resource Manager (HRM) to join our client's People Experience team in Falkenberg and Mölnlycke. The HRM will be part of a smaller HR team in Falkenberg consisting of the responsible HR manager, the HRM, one HR specialist and two payroll administrators. The focus will primarily be on Falkenberg, but the HRM will also support our Mölnlycke site (estimated 5-10% of the time). We need this person to be available on-site in Falkenberg but also have the possibility to travel to Mölnlycke when needed.  MAIN TASKS The HRM supports the delivery of the HR strategy for one or more Hygiene Business Units in a Country/Cluster. The role works in partnership with the business to provide specialist coaching, support and influence that enable Hygiene Business Units in a Country/Cluster to effectively deliver their people plans. The role provides HR services that deliver best practice and commercially focused HR solutions that support the business area in conjunction with other specialist HR functions. Works as HRM partner to assigned local business teams to ensure professional HR support in all operational HR issues related to performance management, organizational and people development and change management. Supports the development and delivery of business unit related topics in the Country/Cluster e.g. development activities, small organization or structure changes, data collection, interpretation, and evaluation of appropriate remuneration issues. Equips key assigned local business teams with appropriate tools and knowledge to effectively manage their people in line with their people plans e.g. performance management, talent management, career management, development of teams etc. Responsible for providing assistance and guidance to line management on a broad and local range of human resource policies programs and practices. Advice on labor law, collective agreement and policy related issues concerning employees to make sure that organization is compliant. Responsible for employee onboarding plan, process, activities and follow up. Prepares job/position descriptions. Initiates recruitment process with Staffing Manager.  SKILLS AND EXPERIENCE We are looking for a competent and experienced HR professional with a broad experience from the HR area, preferably as HRM/HRBP or similar roles. It is preferable that the consultant has experience working in an environment, specifically within a manufacturing setting with a mixed workforce of blue-collar and white-collar employees. Deep knowledge of labor law, preferably within manufacturing environments. Confident and able to stand their ground when needed. Calm, structured, and methodical in approach. Performs well under pressure and remains composed in a fast-paced environment. Reliable and consistent, with a balanced and professional mindset. Demonstrates strong judgment and composure in dynamic environments, remaining focused and methodical under pressure while carefully assessing situations and making well-considered decisions.  This is a full-time consultant position in Falkenberg through Incluso. Start is ASAP, 10 months limited contract to begin with, good possibility of extension after that. This role is 100% onsite in Falkenberg and occasional travel to Mölnlycke. Please submit your CV as soon as possible since we will review the applications on an on-going basis. For more information about this role, please contact Marianne Nilsson recruiter at Incluso.

37 dagar sedan
Sista ansökan:
10 mars 2027
Hardware Lead Engineer
Incluso AB
Systemtestare och testledare

We’re looking for a Hardware Lead Engineer for a global automotive company in Gothenburg. Start is ASAP, 2 years limited contract to begin with. This role is 100% onsite in Gothenburg. We aim high. So do you. At our company, we have bold targets when it comes to innovation, sales and customer experience, and we’re developing new technologies to lead in safety, autonomous driving and electrification. If you want to grow together with talented people creating a new automotive future, we have a job for you.  About the job Within Connectivity Platform in R&D, we build products that enhances the customer experience of owning a car. Our teams develop connectivity products and services for our vehicles – connecting anywhere and anytime! We are looking for people to strengthen our HW Release team within Connectivity Platform, be the driver for hardware release and configuration to support hardware and documentation deliveries from Connectivity Platform.  As a Lead Engineer, you have below responsibilities:  Hardware release activities: • HW signing and HW release towards project milestones • Release HW Part Numbers and Documentation for every HW release milestone • Design review • Ensure KDP, TCPLM and TcE are aligned • Facilitating HW release approvals, deviations etc.  Supplier management: • Supplier HW release planning • Supplier HW backlog management • Supplier HW delivery follow-up • QOP / Finance topics follow-up • Supplier HW Joint Review (HWJR)  Factory and Aftermarket support: • Support Factory and Aftermarket through deviations • Support HW release in factory  New project support: - Support sourcing process and documentation  Do you fit the profile? We are seeking candidates, with product development experience from automotive industry, who exhibit flexibility, self-drive, reliability, and strong teamwork skills. We want to build self-organizing empowered teams that act proactively, that take responsibility for their deliveries and always strive to build a great product for the end customer.  You probably have a B.Sc. or M.Sc. degree in Electronics, Computer science, Automation or equivalent with relevant experience. Having worked within the automotive industry with diagnostics, integration of software, software testing or managing/owning electronic components for release to production or similar is meritorious. Having an interest in our products and components, and a drive to learn and develop are very important qualifications.  You like to meet people and support the roll-out of our new technology. You are engaged with a curious, open-minded and positive approach. You like structure and have things organized and well planned. Fluency in English is mandatory.  We welcome female applicants. Would like to start interview a s a p, so don’t hesitate to apply. This could be the next step in your development!  Competence/Tools needed: • VPDC • KDP, TCPL, TcE • TPDS, CA • VPC,/QOP, Pecca Procost, Lotus Notes • Planisware • Vira, Confluence  The teams and suppliers we work with are based around the globe, therefore we see that you are fluent in the English language, a good communicator and enjoy collaboration far outside your team. You take ownership in your work and able to manage uncertainty and problems that do not have clear solution and outcome. The working location is Lindholmen in Gothenburg, Sweden.  This is a full-time consultant position in Jonsered through Incluso. Start is ASAP, 2 years limited contract to begin with. This role is 100% onsite in Gothenburg. Please submit your CV as soon as possible since we will review the applications on an on-going basis. For more information about this role, please contact Marianne Nilsson recruiter at Incluso.

38 dagar sedan
Sista ansökan:
9 mars 2027
Erfaren Rekryterare inom IT
Incluso AB
Personal- och HR-specialister

Vi söker en Erfaren Rekryterare inom IT till ett företag i Stockholm. Start är snarast möjligt, uppdraget är tidsbegränsat och löper i 12 månader till att börja med. Denna roll är 100% onsite i Stockholm. Vi söker en erfaren IT-rekryterare som under kommande 12–14 månader kan stötta organisationen med att rekrytera IT-specialister. Uppdraget innebär ett nära samarbete med berörda rekryterande chefer och ett självständigt ansvar för att driva rekryteringsprocesser från start till mål. Uppdragsbeskrivning / arbetsuppgifter Som IT-rekryterare kommer du att driva hela rekryteringsprocesser tillsammans med berörda chefer. Arbetet omfattar bland annat: Kravprofilering tillsammans med rekryterande chef Search och aktiv kandidatuppsökning Genomförande av intervjuer Löpande dialog med kandidater genom rekryteringsprocessen Rådgivning och stöd till rekryterande chefer Denna roll kräver flytande kunskaper i svenska och engelska. Detta är ett konsultuppdrag på 100% via Incluso i Stockholm. Start är snarast möjligt, uppdraget är tidsbegränsat och löper i 12 månader till att börja med. Denna roll är 100% onsite i Stockholm. Vänligen sök med CV och motivering via länken nedan. Vi presenterar kandidater löpande. Ansvarig rekryterare på Incluso är Marianne Nilsson.

38 dagar sedan
Sista ansökan:
9 mars 2027
IT-tekniker till 1st-line support
Incluso AB
Drifttekniker, IT

Vi söker en IT-tekniker till 1st-line support till supportenheten vid en myndighet i Malmö. Start är snarast möjligt. Detta är ett 3 månaders tidsbegränsat uppdrag med möjlighet till förlängning efter det. Denna roll är 100% onsite i Malmö. Uppdrag: Besvara inkommande samtal och mail med ett trevligt och serviceinriktat bemötande. Registrera och dokumentera tydligt i nytt eller befintligt ärende. Dokumentation ska ske under samtalstiden och inte i efterregistreringstid. Ärenden som inte avslutas i 1st-line ska eskaleras till 2nd-line och ska innehålla tydlig och nödvändig dokumentation för vidare hantering i 2nd-line. Säkerställa att ärende är rätt kategoriserat, klassificerat, prioriterat och innehar rätt beskrivning i ämne och rubrik.  Ska-krav: Eftergymnasial utbildning inom IT Minst 4 års erfarenhet av liknande uppdrag Flytande kunskaper i svenska  Bör-krav: Erfarenhet av arbete i större komplexa organisationer  Mjuka värden: Serviceinriktat förhållningssätt Lösningsfokuserat bemötande Detta är ett konsultuppdrag på 100% via Incluso i Malmö. Start är snarast möjligt. Detta är ett 3 månaders tidsbegränsat uppdrag med möjlighet till förlängning efter det. Denna roll är 100% onsite i Malmö. Vänligen sök med CV och motivering via länken nedan. Vi presenterar kandidater löpande. Ansvarig rekryterare på Incluso är Marianne Nilsson.

38 dagar sedan
Sista ansökan:
9 mars 2027
IT Project Manager
Incluso AB
Mjukvaru- och systemutvecklare m.fl.

We’re looking for an IT Project Manager for a global company in Jonsered outside Gothenburg. Start is October 1st, 9 months limited contract. This role is 75% onsite in Jonsered, 25% can be remote. Assignment Description The assignment is to lead the replacement of an existing ERP system that supports business processes across sales, supply chain and finance. The replacement is expected to have broad stakeholder impact, multiple process dependencies and a need for strong coordination between business functions and IT Delivery team. Tasks The IT Project Manager will lead the ERP replacement initiative from planning through execution, ensuring that scope, timeline, budget, resources, risks and dependencies are actively managed. The assignment requires the ability to quickly understand the current ERP landscape, business challenges and operational dependencies, and to drive the implementation forward. Lead and coordinate the ERP replacement project across sales, supply chain, finance and IT delivery teams Establish and maintain the overall project plan, including milestones, deliverables, dependencies, decision points and resource needs. Drive scope clarification and ensure that business requirements, process impacts and technical dependencies are understood and documented. Coordinate solution analysis and decision preparation together with business representatives, solution architects, process owners and vendors. Manage project risks, issues and dependencies proactively, including escalation to steering groups or senior stakeholders when required. Ensure structured governance, reporting and communication throughout the project lifecycle. Ensure that implementation, testing, data migration, integration, cutover and stabilization activities are planned and followed up. Drive the project towards agreed outcomes while balancing business continuity, quality, cost and timeline considerations. Required Skills Proven experience as an IT Project Manager for complex business transformation or system replacement projects. Experience from ERP implementation, ERP replacement or ERP transition assignments is highly beneficial. Good understanding of business processes in sales, supply chain and finance, and how these are supported by ERP systems. Experience managing projects with multiple stakeholders, vendors, integrations and cross-functional dependencies. Ability to structure and drive work in areas such as requirements, solution design, testing, data migration, cutover planning and operational readiness. Strong project governance skills, including planning, reporting, risk management, issue management and stakeholder escalation. This role requires fluency in English. This is a full-time consultant position in Jonsered through Incluso. Start is October 1st, 9 months limited contract. This role is 75% onsite in Jonsered, 25% can be remote. Please submit your CV as soon as possible since we will review the applications on an on-going basis. For more information about this role, please contact Marianne Nilsson recruiter at Incluso.

38 dagar sedan
Sista ansökan:
9 mars 2027
Arbetsmiljöingenjör
Incluso AB
Arbetsmiljöingenjörer, yrkes- och miljöhygieniker

Vi söker en Arbetsmiljöingenjör som vill vara med och stärka säkerhetsarbetet till ett företag i Jönköping. Start är snarast möjligt. Detta är ett 6 månaders tidsbegränsat uppdrag, möjlighet till förlängning efter det. Detta uppdrag kräver huvudsaklig närvaro på plats i Jönköping.  I rollen driver du det systematiska arbetsmiljöarbetet och arbetar både strategiskt och operativt för att skapa en säker arbetsplats för alla som vistas i fabriken. Du är en viktig specialistfunktion och stöttar chefer och verksamheten i arbetsmiljö- och säkerhetsfrågor samtidigt som du driver utvecklingen av vår säkerhetskultur framåt.  Målet är tydligt: att genom proaktivt arbete identifiera och minska risker samt dra lärdom av inträffade händelser för att skapa en ännu säkrare arbetsmiljö.  I rollen som Arbetsmiljöingenjör kommer du bland annat att: Driva och utveckla det systematiska arbetsmiljöarbetet samt bidra till en stark och hållbar säkerhetskultur. Genomföra riskbedömningar, analyser och utredningar samt omsätta resultaten till konkreta förbättringsåtgärder. Leda utredningar av olyckor, tillbud och riskobservationer för att säkerställa lärande och förebyggande arbete. Stötta, coacha och utbilda chefer och medarbetare i arbetsmiljö- och säkerhetsfrågor. Säkerställa att verksamheten följer gällande lagstiftning, myndighetskrav och interna riktlinjer inom arbetsmiljöområdet.  Placeringsort Tjänsten är placerad i Jönköping och du rapporterar till QEHS Manager. Rollen är huvudsakligen på plats i verksamheten eftersom en stor del av arbetet sker nära produktionen och organisationen.  Det här behöver du för att lyckas i rollen Vi söker dig som har erfarenhet av kvalificerat arbetsmiljö- och säkerhetsarbete och som vill vara med och utveckla en stark säkerhetskultur i en verksamhet med höga ambitioner.  För att lyckas i rollen ser vi att du har: Utbildning som Skyddsingenjör eller högskole-/universitetsutbildning inom arbetsmiljö, teknik eller liknande område. Minst fem års erfarenhet av arbetsmiljö- och säkerhetsarbete. God kunskap om arbetsmiljölagstiftning och systematiskt arbetsmiljöarbete. Erfarenhet av riskbedömningar, incidentutredningar och förbättringsarbete. Förmåga att driva förändring och påverka människor på olika nivåer i organisationen. Mycket stark administrativ förmåga Goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift. Meriterande för tjänsten är specialistutbildningar inom arbetsmiljö och säkerhet samt certifiering inom ISO 45001 eller motsvarande ledningssystem. Som person söker vi dig som Har ett starkt eget driv och trivs i en roll där du tar initiativ och driver frågor från idé till genomförande. Du är analytisk och strukturerad med förmågan att omsätta komplex information till tydliga rekommendationer och konkreta aktiviteter. Du har god kommunikativ förmåga och känner dig bekväm med att utbilda, presentera och skapa engagemang hos olika målgrupper. Samtidigt är du en lagspelare som bygger förtroende och samarbetar effektivt med både chefer, medarbetare och externa parter  Den här rollen passar dig som Vill kombinera specialistkunskap inom arbetsmiljö och säkerhet med ett verksamhetsnära arbete där du får möjlighet att påverka på riktigt Motiveras av att skapa en trygg och säker arbetsmiljö för människor Trivs med att arbeta både strategiskt och operativt, från analys och planering till genomförande ute i verksamheten Vill vara med och utveckla säkerhetskulturen i en modern industrimiljö där ständiga förbättringar står högt på agendan  Detta är ett konsultuppdrag på 100% via Incluso i Jönköping. Start är snarast möjligt. Detta är ett 6 månaders tidsbegränsat uppdrag, möjlighet till förlängning efter det. Detta uppdrag kräver huvudsaklig närvaro på plats i Jönköping. Vänligen sök med CV och motivering via länken nedan. Vi presenterar kandidater löpande. Ansvarig rekryterare på Incluso är Marianne Nilsson.

39 dagar sedan
Sista ansökan:
8 mars 2027
Chinese speaking Global FP&A Manager
Incluso AB
Finansanalytiker och investeringsrådgivare m.fl.

We’re looking for a Chinese speaking Global FP&A Manager for a global automotive company in Gothenburg. Start is October 15th, 7 months limited contract (interim). This role is 100% onsite in Gothenburg. The company develops and produces world-class hybrid engines and transmissions. With factories on two continents - Sweden and China - we're a pioneering global supplier of propulsion technology, development services and contract manufacturing. The company brand brings together over 9,000 dedicated and determined people that design, develop, and manufacture next-generation powertrain solutions for a global market. The company is part of a global leader in powertrain solutions. The Group has 19,000 employees, 17 plants and 5 R&D centers across three continents. We partner with OEM customers around the world and offer innovative solutions that can cater to up to 80% of the growing hybrid and combustion powertrain market, enabling a faster transition toward cleaner mobility. The company is committed to diversity and inclusion. We welcome applicants from all backgrounds and believe that different perspectives and experiences make for a stronger, more innovative company. Assignment description We are seeking an interim Global FP&A Manager for a six-month fixed-term assignment, reporting to the Group FP&A Director. The role owns the global FP&A cycle across all entities and regions during a defined transition period and must be productive from the first weeks. The assignment holder owns the consolidated global P&L: monthly actuals against budget, forecast and prior year, with driver-based variance commentary. They run the forecast cycle end to end, covering templates, submission calendar, regional follow-up, consolidation and the executive review pack. The role produces the monthly management reporting pack, board and executive committee materials, and supporting ad-hoc analysis including business cases, scenario modelling and cost-base reviews. The role works directly with regional finance leads and function heads, challenging submissions rather than simply aggregating them. Within the period, the post-holder is expected to standardise templates, document definitions and mapping logic, and automate at least one manual process. The final four weeks cover a structured handover to the permanent post-holder or Group Controlling. Success is measured on cycles delivered to calendar, reporting delivered on time without rework, forecast accuracy within tolerance, and a clean documented handover. Skill requirements Essential - Minimum 3-5 years in finance, including four or more in FP&A at group or multi-region level - Personal ownership of a full budget or forecast cycle from start to finish - Multi-entity, multi-currency consolidation experience - Expert-level financial modelling in Excel - Hands-on experience with an enterprise planning tool such as Anaplan, OneStream, SAP BPC or Board - Working fluency in a major ERP environment, for example SAP or Oracle - Solid IFRS knowledge, able to reconcile management and statutory views - Ability to present and defend results to an executive audience in English - Prior interim or fixed-term experience, with evidence of becoming productive quickly in an unfamiliar environment - Availability to start at short notice - Fluency in Chinese and English. Preferred - ACCA, CIMA, CPA or MBA - Manufacturing, industrial or automotive background - Experience in a joint venture, carve-out or newly established entity with immature processes - Familiarity with SQL or Power BI This role requires fluency in both Chinese and English. This is a full-time consultant position in Gothenburg through Incluso. Start is October 15th, 7 months limited contract (interim). This role is 100% onsite in Gothenburg. Please submit your CV as soon as possible since we will review the applications on an on-going basis. For more information about this role, please contact Marianne Nilsson recruiter at Incluso.

39 dagar sedan
Sista ansökan:
8 mars 2027
Facility Coordinator/Services Specialist (Chinese, Swedish & English)
Incluso AB
Fastighetsförvaltare

We’re looking for a Chinese, Swedish & English speaking Facility Coordinator/Services Specialist for a company in Gothenburg. Start is November 15th, 7 months limited contract to begin with. This role is 100% onsite in Gothenburg. Assignment description Seeking an experienced Facility Services Specialist to develop and maintain tenant-facing facility services in a modern multi-tenant innovation campus environment. The assignment focuses on service innovation, tenant experience, service agreements, supplier performance, customer administration, and continuous improvement across the campus.  Scope, Responsibilities and Duties Facility Service Delivery & Continuous Improvement Drive innovation, development, and strategic improvement of tenant-facing facility services within a multi-tenant innovation campus environment. Lead improvement initiatives in public areas and coordinate service-related processes, signage, workflows, and operational documentation. Provide workplace and office management expertise to customers, including guidance related to workplace regulations.  Service Agreements, Commercial Handling & Customer Administration Prepare proposals and manage the signing, maintenance, and updating of service agreements with tenants. Maintain customer records with accurate service levels, pricing, and operational details, and propose service adjustments when needed. Manage service-related budgets, cost structures, business models, customer invoicing frameworks, and support leasing agreements when required.  Supplier Management & Service Quality Assurance Lead supplier relationships and maintain service agreements, including KPIs, SLAs, scope definitions, and compliance expectations. Follow up on supplier performance through regular reviews, audits, and development discussions.  Tenant Experience, Care & Engagement Oversee tenant onboarding and offboarding and drive tenant care, benefits, communications, and experience-enhancing initiatives. Plan and coordinate tenant events, including supplier-provided event services, and support broader campus development projects.  Administrative & Operational Support Maintain documentation, reporting, templates, guidelines, service processes, and internal coordination. Support financial follow-up, cost verification, and internal controls related to supplier services and customer billing.  Required Experience and Qualifications Minimum three years of relevant experience in facility services, workplace services, property management, or a similar operational role. Proven experience in supplier management, KPIs, compliance, service agreements, contract lifecycle management, and operational development. Relevant post-secondary education in Facility Management, Property/Real Estate, or a related field. Relevant certifications are considered an advantage. Strong stakeholder management skills, structured ways of working, documentation accuracy, and the ability to lead multiple initiatives independently. Professional communication skills in English and Swedish. Chinese language skills are considered an advantage. Service-minded, proactive, solution-oriented, and committed to continuous improvement.  This role requires fluency in both Swedish and English - Chinese knowledge is a big advantage! This is a full-time consultant position in Gothenburg through Incluso. Start is November 15th, 7 months limited contract to begin with. This role is 100% onsite in Gothenburg. Please submit your CV as soon as possible since we will review the applications on an on-going basis. For more information about this role, please contact Marianne Nilsson recruiter at Incluso.

39 dagar sedan
Sista ansökan:
8 mars 2027