Huvudregistrator
Publicerad: 24 april
Sista ansökan: 9 maj
Kategori
Stad
Arbetsbeskrivning
Är du en person som värdesätter utveckling, engagemang och omtänksamhet i ditt arbetsliv? Då skulle vi passa bra ihop – för det gör vi också.
Genom att jobba hos oss är du med och bidrar till en bättre vardag för tusentals människor i Marks kommun. Inte minst din egen. Hos oss får du möjlighet att växa – både som person men också i din yrkesroll, samtidigt som det du jobbar med får ett helt samhälle att växa. Oavsett vad dina arbetsuppgifter är så kommer du göra livet för alla de som bor och verkar här lite enklare. Och det är något vi värdesätter högt. Vår vision är att vara en nära kommun med människan i fokus. Nära varandra, vår omvärld och framtiden. Vi vill vara ett närvarande samhälle som med lugn och värme står bakom ryggen och tar emot våra 35 000 invånare, 3 600 medarbetare och hundratals företagare. Då blir varenda medarbetare hos oss betydelsefull. Tillsammans ser vi till att ett helt samhälle fungerar.
Som huvudregistrator kommer du att arbeta på kanslienheten vid kommunstyrelsens förvaltning. Vi är ett gott gäng på cirka 12 medarbetare som hjälps åt med vårt verksamhetsuppdrag: Vi säkerställer och utvecklar lednings- och stödprocesserna för ärendehantering, registrering och informationsförvaltning så att kommunen har ändamålsenliga, rättssäkra och effektiva arbetssätt. Hos oss ligger också ansvaret att särskilt värna demokrati- och myndighetsaspekter, bland annat genom att samordna säkra allmänna val, tillgängliggöra allmänna handlingar, föra kommunens talan i rättsprocess och vid behov ge stöd inom kommunkoncernen för att tillgodose offentlighetsprincipen. Vi administrerar och hanterar kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, arkivmyndigheten, valnämnden och revisorerna. Dina kollegor kommer bland annat att vara kommunsekreterare, arkivarier, utredare, kommunjurister och administratör. Enheten leds av kanslichef.
ARBETSUPPGIFTER
Som huvudregistrator är du en viktig del i såväl den löpande verksamheten som i det pågående utvecklingsarbetet. Du är dels registrator för kommunstyrelsens förvaltning, dels huvudregistrator för hela Marks kommun. Det senare innebär att du har en samordnande roll för hela kommunen vad gäller registraturfrågor. Ibland ser dina arbetsdagar likadana ut, och ibland ställs det höga krav på flexibilitet.
I tjänsten ingår att vara registrator och arkivredogörare för kommunstyrelsens förvaltning liksom ansvar för hantering av den digitala och den fysiska posten. Detta innebär att man i regel arbetar på plats i kommunhuset i Kinna. Du stöttar chefer och medarbetare på förvaltningen i registraturfrågor. Det kan handla om att leta fram information i diariet, se till att diarieföring görs på rätt sätt, eller att expediera handlingar. Du utbildar nyanställda kollegor i diariet och dokumenthantering och visar hur systemet används. Du avslutar och arkiverar ärenden och tillser att arkiverade ärenden hålls systematiskt ordnade i vårt närarkiv.
Som huvudregistrator för Marks kommun kommer du tillsammans med andra nämnders registratorer att arbeta för samordnade arbetssätt inom registrering av information och förvarande av handlingar samt utlämnande av allmänna handlingar i hela organisationen. Det är du som är sammankallande av nätverket och skapar förutsättningar för framdrift. Du ger stöd till kommunens övriga registratorer gällande registrering och hantering av handlingar och arbetssätt i ärendehanteringssystemet.
Du kommer att vara delaktig i arbetet med att ta fram rutiner för hur vi hanterar säkerhetsskyddsklassad information. Ett annat viktigt utvecklingsområde de närmsta åren är upphandling av nytt ärendehanteringssystem. Här kommer du att ha en viktig roll i att föreslå krav och tänka framåtsyftande kring hur vi vill arbeta med registratur, ärende- och dokumenthantering.
Systemförvaltarskapet för kommunens ärendehanteringssystem Public360 ingår i tjänsten just nu.
KVALIFIKATIONER
Vi söker dig med goda kunskaper om allmänna handlingar, offentlighet och sekretess, GDPR, diarieföring och de regelverk som styr myndigheternas dokument- och informationshantering. Du är van vid digitala arbetssätt och att arbeta med olika verksamhetssystem. Vi tror att du har högskoleutbildning inom statsvetenskap, arkivvetenskap eller kunskaper som arbetsgivaren bedömer likvärdiga. Vi ser gärna att du har flera års erfarenhet av arbete inom området. Kanske har du arbetat som registrator i några år, och är redo att ta nästa steg till en samordnande roll på kommunövergripande nivå.
För att fungera väl i rollen ser vi därför att du har ett coachande och serviceinriktat förhållningssätt och är en god kommunikatör. Du behöver också kunna arbeta självständigt och ta ett stort eget ansvar. Arbetet innebär att uppgifter periodvis behöver prioriteras och omprioriteras vilket kräver en flexibel utgångspunkt i planering av dagens arbete.
Omvärldsbevakning och nätverkande är en naturlig del i ditt arbetssätt liksom att hålla god ordning och reda och att arbeta för en ökad transparens i verksamheten. För att lyckas i uppdraget söker vi därför dig med personlig mognad samt ett noggrant och systematiskt arbetssätt. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet och att du delar vår värdegrund, vilket innebär att du är omtänksam, engagerad och utvecklande.
Meriterande är erfarenhet av något ärendehanteringssystem och arbete i politiskt styrd organisation.
Du är flytande i svenska, både i tal och skrift. Arbetslivserfarenhet krävs.
Denna tjänst är säkerhetsklassad.
Är det dig vi söker? Tveka inte att höra av dig eller ansök med detsamma!
ÖVRIGT
Vi som jobbar inom Marks kommun utvecklar gemensamt vår tillsammanskultur genom att vi är engagerade, omtänksamma och utvecklande, till långsiktig nytta för individ och samhälle.
Som arbetsgivare främjar vi lika rättigheter, skyldigheter och möjligheter för alla medarbetare och värdesätter de kvaliteter som mångfald och en jämn könsfördelning kan tillföra verksamheten.
Marks kommun erbjuder olika personalförmåner såsom exempelvis attraktivt friskvårdsbidrag, rabatterat årskort på Västtrafik, hyrcykel, pensions- och semesterväxling, samt möjlighet till distansarbete-och flexibel arbetstid utifrån verksamhetens behov och utformning. Det är också enkelt att pendla hit från exempelvis Göteborg, Borås och Varberg.
Vi undanber oss vänligen men bestämt kontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.
Genom att jobba hos oss är du med och bidrar till en bättre vardag för tusentals människor i Marks kommun. Inte minst din egen. Hos oss får du möjlighet att växa – både som person men också i din yrkesroll, samtidigt som det du jobbar med får ett helt samhälle att växa. Oavsett vad dina arbetsuppgifter är så kommer du göra livet för alla de som bor och verkar här lite enklare. Och det är något vi värdesätter högt. Vår vision är att vara en nära kommun med människan i fokus. Nära varandra, vår omvärld och framtiden. Vi vill vara ett närvarande samhälle som med lugn och värme står bakom ryggen och tar emot våra 35 000 invånare, 3 600 medarbetare och hundratals företagare. Då blir varenda medarbetare hos oss betydelsefull. Tillsammans ser vi till att ett helt samhälle fungerar.
Som huvudregistrator kommer du att arbeta på kanslienheten vid kommunstyrelsens förvaltning. Vi är ett gott gäng på cirka 12 medarbetare som hjälps åt med vårt verksamhetsuppdrag: Vi säkerställer och utvecklar lednings- och stödprocesserna för ärendehantering, registrering och informationsförvaltning så att kommunen har ändamålsenliga, rättssäkra och effektiva arbetssätt. Hos oss ligger också ansvaret att särskilt värna demokrati- och myndighetsaspekter, bland annat genom att samordna säkra allmänna val, tillgängliggöra allmänna handlingar, föra kommunens talan i rättsprocess och vid behov ge stöd inom kommunkoncernen för att tillgodose offentlighetsprincipen. Vi administrerar och hanterar kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, arkivmyndigheten, valnämnden och revisorerna. Dina kollegor kommer bland annat att vara kommunsekreterare, arkivarier, utredare, kommunjurister och administratör. Enheten leds av kanslichef.
ARBETSUPPGIFTER
Som huvudregistrator är du en viktig del i såväl den löpande verksamheten som i det pågående utvecklingsarbetet. Du är dels registrator för kommunstyrelsens förvaltning, dels huvudregistrator för hela Marks kommun. Det senare innebär att du har en samordnande roll för hela kommunen vad gäller registraturfrågor. Ibland ser dina arbetsdagar likadana ut, och ibland ställs det höga krav på flexibilitet.
I tjänsten ingår att vara registrator och arkivredogörare för kommunstyrelsens förvaltning liksom ansvar för hantering av den digitala och den fysiska posten. Detta innebär att man i regel arbetar på plats i kommunhuset i Kinna. Du stöttar chefer och medarbetare på förvaltningen i registraturfrågor. Det kan handla om att leta fram information i diariet, se till att diarieföring görs på rätt sätt, eller att expediera handlingar. Du utbildar nyanställda kollegor i diariet och dokumenthantering och visar hur systemet används. Du avslutar och arkiverar ärenden och tillser att arkiverade ärenden hålls systematiskt ordnade i vårt närarkiv.
Som huvudregistrator för Marks kommun kommer du tillsammans med andra nämnders registratorer att arbeta för samordnade arbetssätt inom registrering av information och förvarande av handlingar samt utlämnande av allmänna handlingar i hela organisationen. Det är du som är sammankallande av nätverket och skapar förutsättningar för framdrift. Du ger stöd till kommunens övriga registratorer gällande registrering och hantering av handlingar och arbetssätt i ärendehanteringssystemet.
Du kommer att vara delaktig i arbetet med att ta fram rutiner för hur vi hanterar säkerhetsskyddsklassad information. Ett annat viktigt utvecklingsområde de närmsta åren är upphandling av nytt ärendehanteringssystem. Här kommer du att ha en viktig roll i att föreslå krav och tänka framåtsyftande kring hur vi vill arbeta med registratur, ärende- och dokumenthantering.
Systemförvaltarskapet för kommunens ärendehanteringssystem Public360 ingår i tjänsten just nu.
KVALIFIKATIONER
Vi söker dig med goda kunskaper om allmänna handlingar, offentlighet och sekretess, GDPR, diarieföring och de regelverk som styr myndigheternas dokument- och informationshantering. Du är van vid digitala arbetssätt och att arbeta med olika verksamhetssystem. Vi tror att du har högskoleutbildning inom statsvetenskap, arkivvetenskap eller kunskaper som arbetsgivaren bedömer likvärdiga. Vi ser gärna att du har flera års erfarenhet av arbete inom området. Kanske har du arbetat som registrator i några år, och är redo att ta nästa steg till en samordnande roll på kommunövergripande nivå.
För att fungera väl i rollen ser vi därför att du har ett coachande och serviceinriktat förhållningssätt och är en god kommunikatör. Du behöver också kunna arbeta självständigt och ta ett stort eget ansvar. Arbetet innebär att uppgifter periodvis behöver prioriteras och omprioriteras vilket kräver en flexibel utgångspunkt i planering av dagens arbete.
Omvärldsbevakning och nätverkande är en naturlig del i ditt arbetssätt liksom att hålla god ordning och reda och att arbeta för en ökad transparens i verksamheten. För att lyckas i uppdraget söker vi därför dig med personlig mognad samt ett noggrant och systematiskt arbetssätt. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet och att du delar vår värdegrund, vilket innebär att du är omtänksam, engagerad och utvecklande.
Meriterande är erfarenhet av något ärendehanteringssystem och arbete i politiskt styrd organisation.
Du är flytande i svenska, både i tal och skrift. Arbetslivserfarenhet krävs.
Denna tjänst är säkerhetsklassad.
Är det dig vi söker? Tveka inte att höra av dig eller ansök med detsamma!
ÖVRIGT
Vi som jobbar inom Marks kommun utvecklar gemensamt vår tillsammanskultur genom att vi är engagerade, omtänksamma och utvecklande, till långsiktig nytta för individ och samhälle.
Som arbetsgivare främjar vi lika rättigheter, skyldigheter och möjligheter för alla medarbetare och värdesätter de kvaliteter som mångfald och en jämn könsfördelning kan tillföra verksamheten.
Marks kommun erbjuder olika personalförmåner såsom exempelvis attraktivt friskvårdsbidrag, rabatterat årskort på Västtrafik, hyrcykel, pensions- och semesterväxling, samt möjlighet till distansarbete-och flexibel arbetstid utifrån verksamhetens behov och utformning. Det är också enkelt att pendla hit från exempelvis Göteborg, Borås och Varberg.
Vi undanber oss vänligen men bestämt kontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.
Linkande Jobb
