Inköpsassistent/Inköpskontorist/Inköpssekreterare

Umeå universitet är ett av Sveriges största lärosäten med över 37 000 studenter och cirka 4 700 anställda. Vid universitetet finns en mångfald av utbildningar av hög kvalitet och världsledande forskning inom flera vetenskapsområden, och här gjordes den banbrytande upptäckten av gensaxen CRISPR-Cas9 som tilldelats Nobelpriset i kemi. Vid Umeå universitet är allt nära. Våra sammanhållna campus gör det lätt att mötas, samarbeta och utbyta kunskap, något som gynnar en dynamisk och öppen kultur. Den samhällsomvandling och de stora gröna investeringar vi ser i norra Sverige skapar enorma möjligheter och komplexa utmaningar. För Umeå universitet handlar det om att bedriva forskning om – och mitt i – ett samhälle i omvandling. Men också om att leverera utbildningar för regioner som behöver expandera fort och hållbart. Det är helt enkelt här framtiden skapas. Är du intresserad av att veta mer? https://www.umu.se/jobba-hos-oss/om-universitetet-som-arbetsplats/ Beskrivning Kemiförrådet är en inköpssamordnande enhet inom Kemiska institutionen som tillhandahåller kemikalier, gas och utensilier till laborativa institutioner inom Kemiskt Biologiskt Centrum (KBC) och andra laborativa enheter inom Umeå universitet samt Sveriges lantbruksuniversitet (SLU). Nu söker vi en vikarierande inköpsassistent. Sista ansökningsdag är 31 Juli 2025 och planerad start är 1 september 2025, eller enligt överenskommelse. Arbetsuppgifter Du arbetar med ChemShop, Kemiförrådets system för inköpssamordning av produkter till laborativ forskning, samt bemannar Kemiförrådets butik, efter behov, under butikens öppettider. Du sammanställer och kontrollerar köparnas beställningsunderlag därefter samordnar kundspecifika beställningar som avrop från upphandlade ramavtal eller vid behov som direktupphandlingar enligt LOU, med de tillgängliga beställningsmetoder och de förutsättningar som styr universitetets inköp. Under inköpsprocessen kommunicerar du löpande med köpande forskare och leverantörerna. Kommunikation kommer även att ske med Upphandlingsenheten och informerar vid behov ekonomiadministratörer samt godsmottagare. Du övervakar leveransprocessen med uppföljning av leveranstider samt vid behov spårning av gods och kontakter med transportföretag. Utreder fel i leveranser, reklamationer och garantiärenden. Du bistår, vid behov, Kemiförrådets kryoservice och gasförsörjning till det centrala gassystemet på Umeå universitets campus. Kvalifikationer Vi söker dig som har lägst gymnasieutbildning och har erfarenhet av att arbeta med inköpsprocesser och/eller logistikprocesser samt erfarenhet av att arbeta i inköps-administrativa system. Du har mycket god förmåga att kommunicera på svenska och engelska i både tal och skrift. Du är van användare av program inom Office-paketet, eller likvärdiga program.  Du har erfarenhet av att arbeta med inköpsprocesser och/eller logistikprocesser samt arbeta med inköpsadministrativa system. Meriterande är att du har kunskap om Lagen om Offentlig Upphandling (LOU), erfarenhet av inköp till laborativ forskningsmiljö, erfarenhet av hantering av gasflaskor samt flytande kväve i både trycksatta och icke trycksatta kärl och fasta installationer. Du är serviceinriktad och noggrann med ett utpräglat lösningsfokuserat sätt att ta dig an alla typer av ärenden. Du är stresstålig, stabil och social med ett trevligt och jämlikt förhållningssätt inför besökare och kollegor. Ansökan Ansökan ska innehålla ett personligt brev med motivering till varför du söker anställningen, ett CV, styrkta kopior av betyg och intyg. Ansökan ska vara inkommen via vårt e-rekryteringssystem Varbi senast den 31 juli, 2025. Villkor Anställningen är ett vikariat på heltid i 6 månader. Tillträde 1 september 2025, eller enligt överenskommelse. Information Närmare upplysningar lämnas av servicechef Clas Wikström, 090-786 68 19, e-post: https://umu.varbi.com/center/tool/position/840102/edit/tab:3/[email protected] Välkommen med din ansökan! Umeå universitet vill erbjuda en jämställd och jämlik miljö där öppna samtal mellan människor med olika bakgrund och perspektiv lägger grunden för lärande, skaparkraft och utveckling. Vi välkomnar därför personer med olika bakgrunder och erfarenheter att söka den aktuella anställningen. Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.

Beskrivning Till vår kund i Karlskrona söker vi nu en operativ inköpare eller inköpsassistent. Uppdraget innebär att stötta den dagliga verksamheten med inköpsrelaterade uppgifter för att säkerställa ett effektivt materialflöde och upprätthålla verksamhetens behov. Rollen kräver noggrannhet, god samarbetsförmåga samt förmåga att arbeta självständigt och lösningsorienterat. Arbetsuppgifter I rollen ansvarar du för att hantera och följa upp lagerorder, logga hämtorder och avropa material från lager. Du leveransbevakar beställningar och ser till att saknade leveranser spåras och hanteras – även om de redan anlänt till lagret. Du kommer att uppdatera artiklar i affärssystemet med leveranstider, priser och annan relevant information samt bevaka försenade leveranser och flagga dessa. Vid behov hämtar du leveranser med akut behov och eskalerar vidare till ansvariga taktiker och strateger. Rollen innefattar dagligt samarbete med taktiker, uppdatering av prislistor och nära kontakt med godsmottagningen för att lösa praktiska problem. Kvalifikationer Erfarenhet av inköp, antingen genom utbildning eller praktiskt arbete Mycket god kommunikationsförmåga på svenska och engelska, både i tal och skrift Villkor Plats: Karlskrona Distansarbete: Ej möjligt. Omfattning: Heltid Startdatum: Enligt överenskommelse (startdatum är indikativt) Slutdatum: 2026-09-01 Ansökan: Bifoga CV i Wordformat. CV:t är en viktig del i utvärderingen för denna roll. Det ska tydligt visa att du har den kompetens och erfarenhet som efterfrågas för det aktuella arbetet.  Om du är redo att ta dig an en roll som operativ inköpare/in­köpsassistent och bidra till att upprätthålla ett smidigt materialflöde i en komplex verksamhet – tveka inte att skicka in din ansökan. Vi gör löpande urval och ser fram emot att höra från dig! Lycka till. Q har kollektivavtal och är medlem i branschorganisationen Almega, Tech Sverige samt i Svenskt Näringsliv. Företaget erbjuder interims- och rekryteringslösningar inom branscherna IT, teknik, administration, ekonomi, industri samt lager/logistik med personallösningar inom olika befattningsnivåer.

About FlexLink FlexLink is a leading organization headquartered in Göteborg, Sweden and has operating units in 26 countries and is represented in more than 60. We are a leading provider of high-end solutions to manufacturing industries such as food, beverages, tissues, personal care, pharmaceutical, automotive, batteries and electronics. Our business portfolio encompasses a wide range of innovative solutions in automated production flows, with conveyor design, custom conveyor engineering, and software support to manage the information flows in a production process to match the material movement. Working closely with our global customers, we strive to provide state-of-the-art solutions that deliver production efficiency and enable sustainable manufacturing today and tomorrow. For more detailed information about FlexLink and its comprehensive business landscape, please visit www.flexlink.com. FlexLink is part of Coesia, a group of innovation-based industrial and packaging solutions companies operating globally, headquartered in Bologna, Italy. Coesia operates in 36 countries with 20 different companies and employs over 8,000 people as of 2023. About the role We are looking for a Project Purchaser who will play an integral role in the many product development projects at FlexLink. As a natural part of driving many RFQ’s simultaneously, you are responsible for selecting the right supplier for the right product, while ensuring optimum cost, lead time and documentation in time for project release. The Project Purchaser will also conduct various tasks related to product enrichment within the company ERP system SAP, as well as distributing drawings and other technical documentation using the company PLM system. Working as a link between the Supply Chain and the Technology Development department, there is a requirement that you maintain an efficient way of sorting out the most important information and communicating it to the internal stakeholders of each project. This job requires both domestic and international travel. Main activities and responsibilities • Identify suitable suppliers among already established suppliers or new potential suppliers. • Prepare, distribute and evaluate RFQ’s for all new FlexLink products. • Negotiate cost and lead times at acceptable levels according to project budget. • Order initial samples of new products. • Conduct various cost reduction activities (e.g. price negotiations). • Drive and coordinate proper item creation/release process in the PLM and ERP system. • Participate and contribute to supplier performance reviews. • Participate in and contribute during project meetings. • Act as a link between the Operations and Technology Development departments. What you need to be successful You have a bachelor’s or preferably master’s degree in engineering or business. You also have: • 2-3 years relevant working experience, preferably within purchasing. • Experience of various ERP systems, preferably SAP. • Negotiation skills. • Strong analytical ability and financial awareness. • Good communication and networking skills. • Self-driven and autonomous. • Positive mindset and a team player spirit. • Good knowledge and usage of the Microsoft Office package (Excel, Powerpoint, etc.) • Fluency in English, written and spoken. Our Offer · Collective agreement (incl. pension contribution) · Medical insurance · Merit increase (extra salary increase on top of the annual salary revision, based on performance) · Wellness allowance 4000kr/year · Parental pay  · ATK (Arbetstidsförkortning)  · Hybrid working · Free onsite parking and great connection by train/tram/bus, etc. Join the team! This is a permanent, full-time position. If you have any questions, feel free to reach out to Matilda Nilsson at [email protected] Kindly note that due to GDPR we will not accept applications via mail. Please use the link to apply via our career site. External agencies are kindly requested not to contact the company regarding this position.  Coesia is an equal-opportunity employer and embraces diversity and inclusion.