VD-sekreterare

I över 100 år har Mimer varit med och byggt Västerås och dess stadsdelar till vad de är idag, och det tänkte vi fortsätta göra i 100 år till, minst. Hos oss präglas arbetet av våra värderingar Omtänksamma, Nytänkande och Engagerade, men samtidigt av struktur genom hög kvalitet i det vi gör. Vår vision är att skapa hemlängtan och framtidstro. Som medarbetare hos oss kommer du få dina förmågor utmanade och vi kommer hjälpa dig att växa i din roll. Om rollen Som ledningskoordinator har du en central roll nära VD, ledningsgruppen och styrelsen. Du planerar och samordnar möten, håller ordning på dokumentation och ser till att underlag och information finns på rätt plats i rätt tid. En viktig del av jobbet är att ge VD ett nära och proaktivt administrativt stöd. Du samordnar kalender, möten och kontakter samt hjälper till med praktiska förberedelser och uppföljning av åtaganden. Du bidrar till kontinuitet och kvalitet genom att hålla ihop det löpande arbetet och se till att befintliga rutiner fungerar och följs. Rollen innebär många kontaktytor och ett stort eget ansvar, där din struktur och ditt omdöme gör skillnad i vardagen. Typiska arbetsuppgifter Planera och administrera ledningsgruppens och styrelsens möten, från årsplanering och kallelser till dagordningar, mötesunderlag, protokoll och distribution av handlingar. Ge VD löpande administrativt stöd med kalenderplanering, mötesbokningar, kontakter och praktiska förberedelser. Följa upp beslut, åtgärdspunkter och åtaganden på uppdrag av VD. Samordna administrativa frågor och informationsflöden kopplade till VD, ledningsgruppen och styrelsen. Hantera dokument, diarieföring och arkivering så att handlingar är ordnade, spårbara och enkla att hitta. Hantera och samordna begäran om utlämnande av allmänna handlingar enligt gällande rutiner och regler. Hantera post, boka resor och konferenser samt vid behov samordna studiebesök och interna arrangemang. Bidra till att befintliga administrativa rutiner följs och att det dagliga ledningsstödet fungerar smidigt. Vi söker dig som har: Relevant eftergymnasial utbildning eller erfarenhet av liknande arbetsuppgifter. Erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete, gärna inom lednings- eller styrelseadministration. Mycket god förmåga att planera, samordna och hantera dokumentation strukturerat och noggrant. Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, i både tal och skrift. Goda kunskaper i Officepaketet och vana att arbeta i olika digitala system, gärna mötes- och ärendehanteringssystem. Goda kunskaper om dokumenthantering, diarieföring och arkivering. Erfarenhet av att hantera allmänna handlingar och kunskap om tillhörande regelverk är meriterande. Det är också meriterande om du har arbetat inom offentlig verksamhet, kommunala bolag eller andra politiskt styrda organisationer. Du är strukturerad och noggrann, med förmåga att planera din vardag och hålla tidsramar. Du tar ansvar för dina uppgifter, ser vad som behöver göras och följer upp tills arbetet är klart. När förutsättningarna ändras kan du ställa om och prioritera. Du trivs i en stödjande roll med många kontakter och samarbetar på ett lyhört och lösningsorienterat sätt. Eftersom du arbetar nära ledningen är det viktigt att du hanterar information och förtroenden med diskretion, integritet och gott omdöme. Vad erbjuder vi? En transparent verksamhet där vi har högt i tak och delar idéer, nya tankesätt och uppmuntrar delaktighet. En träningsretur som innebär att du kan registrera din träning utanför arbetstid och få tillbaka i ledighet. Fantastiska kollegor som kan, som orkar och som vill göra skillnad varje dag. En verksamhet med en stark kultur, tydliga värderingar och en förankrad vision. Möjligheten att få vara med och utveckla en hel stad - vårt Västerås! Bra att veta Tjänsten är ett vikariat med start så snart som möjligt och sträcker sig drygt ett år. Du utgår från vårt kontor på Navet i Västerås. Sista ansökningsdag är 22 november.

Är du en erfaren Executive Assistant som trivs med att ligga steget före, skapa struktur och leverera service av högsta kvalitet? Motiveras du av att arbeta nära en VD och ledning i en internationell verksamhet som arbetar med förnybar energi? Då kan rollen som Executive Assistant på OX2 vara nästa steg för dig! Om rollen Som Executive Assistant på OX2 får du en central roll med huvudansvar för att stötta VD i det dagliga arbetet. Du arbetar nära VD och har även en viktig funktion i stödet till styrelsen och ledningsgruppen, där du bidrar till struktur, koordinering och ett effektivt informationsflöde. Du ansvarar för att hantera VDs kalender och mail, koordinera möten och resor samt säkerställa att vardagen fungerar smidigt även när förutsättningarna snabbt förändras. Du ligger steget före och har förmågan att prioritera rätt i en miljö med många kontaktytor och stundtals högt tempo. En viktig del av rollen är att planera och administrera styrelsemöten samt delta i ledningsgruppsmöten, föra protokoll och följa upp fattade beslut. Du har många interna och externa kontaktytor och samarbetar bland annat med styrelseledamöter och andra assistenter inom organisationen och ägarstrukturen. Rollen innefattar även vissa mer personliga assistentuppgifter kopplade till VD, exempelvis resebokningar och annan praktisk koordinering. Det är därför viktigt att du är prestigelös och uppskattar en bred roll där kvalificerat ledningsstöd varvas med mer hands-on administration. Din bakgrund och personliga egenskaper  För att lyckas i rollen som Executive Assistant på OX2 har du flera års erfarenhet av en liknande position och känner dig trygg i din yrkesroll. Du är van vid att arbeta nära seniora beslutsfattare och du har erfarenhet av styrelsearbete, ledningsgruppsadministration och arbete i en internationell organisation. Du är mycket strukturerad, arbetar självständigt, tar egna initiativ och har ett lösningsorienterat förhållningssätt. Samtidigt är du flexibel och prestigelös. Du är kommunikativ, har hög integritet och hanterar konfidentiell information med stor diskretion. Du är också trygg i att prioritera, sätta gränser och hantera olika förväntningar på ett lyhört och professionellt sätt. Du är flytande i svenska och engelska, både muntligt och skriftligt, då engelska används i den dagliga kommunikationen med VD och flera internationella kontaktytor. Det är meriterande om du har arbetat i ett bolag med private equity-ägare, gärna inom en internationell koncern. Kunskaper i tyska är också en fördel. Som person bidrar du med positiv energi, gott omdöme och ett professionellt bemötande. Du har en trygghet i dig själv och trivs med att bygga förtroendefulla relationer. Du uppskattar en dynamisk och entreprenöriell miljö där du får använda din erfarenhet, ditt omdöme och din förmåga att ligga steget före. Om OX2 OX2 är ett internationellt energibolag som utvecklar, bygger, säljer, äger och förvaltar storskaliga lösningar inom förnybar energi. Bolaget grundades i Sverige 2004 och har sedan dess vuxit till en ledande aktör inom förnybar energi. OX2 verksamhet omfattar landbaserad och havsbaserad vindkraft, solenergi och energilagring. Bolaget arbetar genom hela värdekedjan – från projektutveckling och byggnation till ägande och förvaltning. OX2 är verksamt på flera europeiska marknader samt i Australien. OX2 har 510 medarbetare i Europa och Australien. OX2 ägs av EQT. Nyfiken på att veta mer? I den här rekryteringen samarbetar OX2 med OnePartnerGroup Stockholm.  Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid med placering på OX2 kontor i Gamla stan, Stockholm. Det finns möjlighet till visst hybridarbete, men rollen kräver en hög grad av fysisk närvaro på kontoret. Utöver en stimulerande arbetsmiljö erbjuds du konkurrenskraftiga förmåner, bland annat 30 dagars semester, lediga klämdagar, förstärkt tjänstepension, friskvårdsbidrag och tillgång till träningsmöjligheter. Har du frågor om tjänsten eller undrar hur processen ser ut framöver är du välkommen att kontakta Christina Stenbeck på [email protected] (mailto:[email protected]). Vänta inte med att skicka in din ansökan då vi går igenom ansökningarna löpande och tjänsten kan komma att tillsättas före sista ansökningsdatum.  Vi tar tyvärr inte emot ansökningarna via mail, utan du söker enkelt med ditt CV.  Vi ser fram emot din ansökan!

Som Executive Assistant inom Edukatus Alliance arbetar du nära VD, koncernledning och styrelse och bidrar till att ledningsarbetet fungerar effektivt. Du skapar struktur och framförhållning, samordnar möten och underlag samt följer upp beslut och aktiviteter. I rollen ingår även ansvar för den dagliga kontors driften på vårt kontor i Stockholm. Du kombinerar kvalificerat administrativt stöd med praktisk samordning och ligger gärna steget före. Rollen passar dig som trivs med eget ansvar, många kontaktytor och att växla mellan planerade uppgifter och behov som uppstår under dagen. Din vardag kommer att bestå av en kombination av administrativa uppgifter, samordning, stöd och inte minst att förutse behov. Rollen passar dig som uppskattar ansvar, variation och möjligheten att påverka. Exempel på arbetsuppgifter Administrativt stöd till VD, koncernledning och styrelse. Koordinera möten samt boka resor, hotell och andra arrangemang. Sammanställa ärenden och föra protokoll vid ledningsgruppsmöten. Hantera, sammanställa och strukturera dokumentation. Ge administrativt stöd i verksamhets- och projekt relaterade frågor Säkerställa att möten är väl förberedda och att rätt underlag finns på plats Följa upp beslut, aktiviteter och deadlines efter lednings- och styrelsemöten. Ansvara för den dagliga kontors driften, exempelvis kontakt med leverantörer, inköp av kontorsmaterial, praktiska kontors frågor och samordning av gemensamma aktiviteter. Om dig Vi söker dig som är driven, nyfiken och lösnings orienterad. Du trivs i en roll där du får ta eget ansvar, skapa ordning och prioritera mellan olika uppgifter. Som person är du noggrann och lyhörd, med ett intresse för affärer, verksamhetsutveckling och att få saker att hända. Krav God administrativ förmåga och hög noggrannhet. Självgående arbetssätt och förmåga att förutse behov och ta egna initiativ. Mycket goda kunskaper i Microsoft 365, särskilt Outlook, PowerPoint, Word och Teams. Förmåga att snabbt sätta sig in i nya digitala verktyg och arbetssätt. Mycket god kommunikativ förmåga på svenska, både i tal och skrift Erfarenhet av kvalificerat administrativt stöd till chef eller ledning, exempelvis som Executive Assistant, VD-assistent eller i en motsvarande samordnande roll. God planerings- och samordnings förmåga samt ett serviceinriktat och proaktivt arbetssätt för att skapa en välfungerande och trivsam kontorsmiljö. Rollen innebär hantering av konfidentiell och känslig information och kräver därför mycket hög integritet, gott omdöme och professionalism. Meriterande Meriterande med intresse för AI-baserade verktyg och effektivisering av administrativa processer. Erfarenhet av att arbeta nära ledningsgrupper och/eller styrelse. Intresse för affärs- och organisationsutveckling Vi erbjuder En varierad roll med stort eget ansvar, mandat och möjlighet att påverka. Möjlighet att utveckla arbetssätt, rutiner och strukturer för ledningsstödet. Ett nära samarbete med ledning och övriga beslutsfattare. En central och förtroendefull roll med nära insyn i koncernens strategiska arbete Friskvårdsbidrag och andra personalförmåner. En arbetsmiljö som präglas av engagemang, nära samarbete och korta vägar från idé till beslut. Placering på Edukatus Alliance kontor på Riddargatan 12 i Stockholm Eftersom rollen omfattar ansvar för den dagliga kontors driften förväntas du vara regelbundet närvarande på kontoret i Stockholm. Resor kan förekomma i tjänsten. Tjänsten är på Heltid, en tillsvidareanställning med provanställning. Urval och intervjuer kan komma att ske löpande.

We’re looking for a Senior Department Coordinator & Business Support for a global company in Gothenburg. Start is ASAP, 6 months limited contract to begin with. This role is 100% onsite in Gothenburg. Description: DEPARTMENT COORDINATOR & BUSINESS SUPPORT Reports to Vice President Platform Development  PURPOSE OF THE ROLE The Department Coordinator & Business Support enables eƯective leadership and smooth business operations across Platform Development. As a full member of the Platform Development Management Team, you provide trusted support to the Vice President and management team by coordinating governance, communication, financial administration and key business processes. Acting as a central point of coordination, you create structure, drive follow-up and ensure that priorities move forward - allowing leaders to focus on strategic direction, people leadership and business delivery.  MAIN RESPONSIBILITIES Enable efficient management: Coordinate calendars, meetings, agendas, minutes and follow-up activities to keep priorities and decisions moving forward. Support planning and execution of leadership workshops, conferences and events. Support governance and business performance: Coordinate key business processes, planning, reporting and management follow-up, ensuring timely and accurate documentation. Manage financial and administrative processes: Support the management team in business follow-up, financial administration and coordination of key business processes. Support the management team with process adherence and documentation. Assist with purchase, invoice handling and other delegated administrative activities. Create structure and accessible information: Maintain the department’s document repository and ensure that important information is organized, current and easy to find. Drive clear internal communication: Coordinate department communications and help ensure that relevant information reaches the right stakeholders. Support people and workplace experience: Coordinate onboarding and practical coordination for new team members, oƯice improvements, work-environment updates and facilities access through Origo. Build strong working relationships: Collaborate closely with the GBT Management Team Executive Assistant and other key stakeholders to ensure smooth coordination across the organization.  REQUIRED SKILLS, EXPERIENCE AND COMPETENCIES Strong administrative and coordination skills Financial and business administration understanding. Supporting multiple stakeholders in a fast-paced environment Handling confidential information with discretion Experience working in cross-functional teams and with internal processes Ability to work independently and proactively. Clear written and verbal communication in Swedish & English Experience in an administrative, coordinator, or project support role Experience from working in facility system is meriting (Planon, Ariba, Origo) Proficiency in Microsoft 365 (Outlook, Teams, Excel, PowerPoint, Word)  This role requires fluency in Swedish and English. This is a full-time consultant position in Gothenburg through Incluso. Start is ASAP, 6 months limited contract to begin with. This role is 100% onsite in Gothenburg. Please submit your CV as soon as possible since we will review the applications on an on-going basis. For more information about this role, please contact Marianne Nilsson recruiter at Incluso.

Är du en strukturerad och serviceinriktad person som trivs i en roll där du får vara spindeln i nätet? Har du ett öga för detaljer, gillar att ligga steget före och trivs med att ge service på hög nivå? Då kan detta vara rollen för dig! Vi söker nu en VD-assistent / Office Coordinator på deltid till ett internationellt bolag med kontor i centrala Malmö. I rollen får du en varierad vardag där du kombinerar kvalificerad administrativ support till VD och ledning med ansvar för kontorsadministration och koordinering. Du kommer bland annat att ansvara för att koordinera och boka styrelsemöten, både i Sverige och internationellt, samt hantera resebokningar och praktiska arrangemang kring möten och resor. Rollen innebär många kontaktytor, både internt och externt, och passar dig som tycker om att skapa struktur, ge professionell service och få saker att hända. Eftersom vår kund är ett internationellt företag är det viktigt att du behärskar både svenska och engelska flytande, i såväl tal som skrift. Om oss KFX HR-partner är ett auktoriserat bemannings-, rekryterings- och omställningsföretag. Vi är mycket måna om att du ska trivas hos oss och på din kundarbetsplats. Hos oss är du en viktig och uppskattad person, både som anställd och som kollega. Vi är ett bemanningsföretag som värnar om den personliga kontakten med alla våra medarbetare. Vårt mål är att vara bemanningsbranschens bästa arbetsgivare. Du kommer att bli anställd av KFX HR-partner, därför är det viktigt att du trivs i rollen som konsult. Som konsult är det viktigt att du kan ta egna initiativ, är flexibel och pålitlig. Du är vårt och kundens ansikte utåt och ska därför förstå vår och kundföretagets organisation. Våra ledord på KFX HR-partner är Stolthet, Omtanke och Engagemang, dessa ska genomsyra allt vi gör. Arbetsuppgifter Som VD-assistent / Office Coordinator blir du en viktig del av den dagliga verksamheten och fungerar som ett administrativt stöd till VD och organisationen. Du får en central roll med många kontaktytor och ansvarar för att koordinera, strukturera och följa upp olika administrativa uppgifter. Rollen kombinerar VD-assistans, styrelseadministration, resekoordinering och kontorsservice, vilket gör att du behöver vara både noggrann, serviceinriktad och flexibel. Exempel på arbetsuppgifter: Administrativt stöd till VD och ledning i det dagliga arbetet Koordinera och boka styrelsemöten, både inrikes och utrikes Ansvara för kalender- och möteskoordinering Planera och boka resor, inklusive flyg, hotell och andra researrangemang Koordinera praktiska detaljer inför möten, resor och andra företagsrelaterade aktiviteter Förbereda mötesunderlag, presentationer och enklare dokumentation Hantera uppföljning och administration kopplat till styrelsemöten och ledningsmöten Vara kontaktperson gentemot interna och externa kontakter Stötta organisationen med löpande kontorsadministration Beställning av kontorsmaterial och hantering av leveranser Ta emot och välkomna besökare samt hantera receptionstelefon och e-post Koordinera kontakt med externa leverantörer såsom städfirma, larmföretag och andra serviceleverantörer Hantera facility-ärenden och säkerställa att kontoret fungerar smidigt Övriga administrativa uppgifter som uppstår i den dagliga verksamheten Kvalifikationer Vi söker dig som är strukturerad, prestigelös och lösningsorienterad och som trivs i en roll där du får ta ansvar och arbeta självständigt. Du har lätt för att prioritera mellan olika arbetsuppgifter och behåller lugnet även när tempot är högt. Du är serviceinriktad och professionell i ditt bemötande och har en naturlig känsla för vad som behöver göras, gärna innan någon behöver be dig om det. Du är en tydlig kommunikatör och känner dig bekväm med att ha många olika kontaktytor, både på svenska och engelska. För att trivas i rollen ser vi att du är en person som tycker om variation, administration och koordinering. Du har ett noggrant och strukturerat arbetssätt samtidigt som du är flexibel och prestigelös när situationen kräver det. Vi ser gärna att du har: Slutförd gymnasieexamen Erfarenhet av arbete som Assistent, Executive Assistant, Office Coordinator eller motsvarande administrativ roll Erfarenhet av kalender- och möteskoordinering Erfarenhet av resebokning och koordinering av resor Erfarenhet av att koordinera möten med flera deltagare och gärna styrelse- eller ledningsmöten Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både tal och skrift Goda kunskaper i Microsoft Office-paketet och Outlook God administrativ förmåga och ett strukturerat arbetssätt Förmåga att arbeta självständigt och ta egna initiativ Hög servicekänsla och professionellt bemötande Förmåga att prioritera och hantera flera uppgifter parallellt Övrigt Tillträde: Enligt överenskommelse Omfattning: Deltid, Placering: Centrala Malmö Lön: Individuell lönesättning enligt kollektivavtal Unionen Detta är ett konsultuppdrag där du är anställd av KFX och arbetar ute hos kund. Vi gör en bakgrundskontroll i samtliga rekryteringsprocesser. Vid frågor eller funderingar kontakta ansvarig rekryterare Edwin Ek på [email protected]. Vi tar inte emot ansökningar via mejl. Urval sker löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag. Ta därför chansen och sök redan idag! #LPA

Vill du bli en nyckelperson i ett internationellt läkemedelsbolag? Vi söker en serviceinriktad assistent som trivs med varierande uppgifter och vill bidra med positiv energi till vårt engagerade team. Välkommen in med din ansökan!   Om tjänsten Vår kund är ett ledande internationellt läkemedelsföretag som kombinerar global räckvidd med en personlig och värderingsdriven kultur. De utvecklar innovativa behandlingar inom specialistvård och sällsynta sjukdomar, med ett starkt engagemang för hållbarhet. Det nordiska teamet sitter i centrala Stockholm och präglas av hög kompetens, korta beslutsvägar och en hjälpsam gemenskap. Som Marknadsassistent är du en nyckelspelare och ger värdefullt stöd till flertal funktion, bland annat Access, Public Affairs och HR och även Pharmaceutical Affairs. Du hanterar allt från enklare ekonomiadministration till eventkoordinering och kontorsservice. Rollen erbjuder en varierad vardag i en dynamisk miljö där du ställs inför många parallella uppgifter. Vi söker dig som drivs av struktur och ordning, och som motiveras av att skapa förutsättningar för andra att lyckas. Du erbjudsen varierad vardag i en dynamisk miljö där du blir en del av ett stöttande team. Rollen erbjuder stor insyn i företagets olika funktioner och möjlighet att arbeta med meningsfulla projekt inom Life Science. Arbetsuppgifter Rollen innebär ett brett administrativt stöd som omfattar grundläggande ekonomihantering, kommunikationsstöd, eventplanering samt daglig kontorsdrift. Rollen är för dig som drivs av att möjliggöra framgång till andra och motiveras av att ge service och hjälpa till. Dina främsta arbetsuppgifter kommer att vara: Stötta Access- och kommunikationsfunktioner vid externa event och seminarier Skapa, godkänna och ladda upp innehåll enligt kommunikationsplanen Hantera inköpsrekvisitioner och kvittohantering i SAP Administrera kontraktsprocesser, från skapande till arkivering och leverantörsupplägg Koordinera logistik för interna möten, utbildningar och personalaktiviteter Ansvara för kontorsservice, posthantering och mottagande av besökare Sköta gemensamma ytor, beställningar av kontorsmaterial och köksutrustning Vi söker dig som Har en avslutad gymnasial utbildning Har tidigare relevant arbetslivserfaren inom administration och service som bedöms relevant Är flytande i svenska och kommunicerar obehindrat i engelska, i både i tal och skrift, då det används i det dagliga arbetet Har god system- och datavana Har erfarenhet av att hantera flera parallella uppgifter i en stödjande roll Det är meriterande om du har Erfarenhet av en liknande roll och/eller liknande arbetsuppgifter Kunskap i SAP eller liknande affärssystem För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper: Hjälpsam Social Ordningsam Ansvarstagande Intellektuellt nyfiken Vår rekryteringsprocess Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work. Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.

Executive Assistant till spännande uppdrag i Stockholm Future People söker nu en erfaren och driven Ledningskoordinator / Executive Assistant för ett konsultuppdrag hos en av våra kunder i Stockholm. Rollen passar dig som trivs nära ledning, tycker om att skapa struktur och ligger steget före i en miljö med högt tempo och många kontaktytor. Du blir konsultanställd hos Future People på heltid fram till årsskiftet, med start så snart som möjligt. Hos Future People får du inte bara ett uppdrag. Du får en partner i din karriär. Vi är specialister inom rekrytering och bemanning, och vårt fokus är enkelt: att matcha rätt person med rätt uppdrag och skapa långsiktigt värde för både våra konsulter och kunder. Det är också därför vi är ett av de mest uppskattade konsultbolagen i branschen. Ta nästa steg i din karriär – och väx tillsammans med oss! Om rollen Som ledningskoordinator får du en central roll där du stöttar en senior chef och enhetens ledningsgrupp. Du blir den som håller ihop trådarna, skapar struktur och ser till att möten, aktiviteter och administrativa processer fungerar smidigt. Rollen kombinerar kvalificerat chefsstöd med koordinering, kommunikation och praktisk administration. Du behöver därför trivas med att växla mellan både strategiska och operativa uppgifter. Exempel på arbetsuppgifter Planera och koordinera ledningsgruppens arbete och möten Strukturera agendor, boka möten och bjuda in föredragshållare Skriva protokoll samt följa upp beslut och aktiviteter Ansvara för kalenderhantering och kvalificerat administrativt chefsstöd Ta fram presentationer och informationsmaterial Samordna rapportering och informationsflöden Planera och administrera konferenser, event, resor och större möten Hantera leverantörsfakturor, beställningar och behörigheter Identifiera möjligheter att förenkla och effektivisera administrativa arbetssätt och processer Vem söker vi? Vi söker dig som har flera års erfarenhet som ledningskoordinator, Executive Assistant, chefsassistent eller motsvarande, gärna från en större och komplex organisation. Du är van vid att självständigt strukturera din arbetsdag, prioritera mellan olika behov och hantera flera parallella uppgifter med olika deadlines. Eftersom du arbetar nära ledningen är det också viktigt att du har hög integritet och är trygg med att hantera känslig och konfidentiell information. Vi tror att du: Har cirka 4–8 års relevant erfarenhet Har erfarenhet av kvalificerat stöd till chef och/eller ledningsgrupp Är mycket strukturerad och har god planeringsförmåga Kommunicerar obehindrat på svenska och engelska Är självgående, initiativtagande och lösningsorienterad Har ett öga för detaljer samtidigt som du behåller helhetsperspektivet Trivs med många kontaktytor och är prestigelös och samarbetsorienterad Tycker om att utveckla och effektivisera administrativa rutiner och processer Framför allt söker vi dig som ser vad som behöver göras och får det att hända. Varför Future People? Ett kvalificerat uppdrag hos noggrant utvalda och attraktiva kunder Trygghet genom hela uppdraget – vi finns med dig hela vägen, inte bara vid start Professionellt stöd i att ta fram ett slagkraftigt CV som stärker din position på marknaden Ett dedikerat konsultstöd med tät dialog, feedback och karriärcoachning Fast grundlön – till skillnad från många i branschen erbjuder vi stabilitet och förutsägbarhet Möjlighet att bygga ett starkt nätverk och ta nästa steg i din karriär Konkurrenskraftiga villkor och en ersättning som speglar din kompetens Friskvårdsbidrag på 3 000 kr per år – vi vill att du ska må bra både på och utanför jobbet Vi håller dig uppdaterad genom hela rekryteringsprocessen – du behöver aldrig undra var du står. Omfattning: 100 % Placering: Stockholm Start: Så snart som möjligt Uppdragsperiod: Fram till årsskiftet 2026/2027 Anställningsform: Konsultanställning hos Future People Du söker tjänsten via www.futurepeople.se. Vi har inte möjlighet att ta emot ansökningar via e-post med hänsyn till GDPR.

Vill du arbeta i händelsernas centrum, driva utveckling i en snabbfotad startup-kultur och accelerera din karriär nära bolagets högsta ledning? På 1KOMMA5° söker vi nu en vass, driven och flexibel Executive Assistant (VD-assistent) som vill bli VD:s högra hand – och en viktig stödfunktion för hela vår ledningsgrupp. Om rollen Som Executive Assistant arbetar du operativt och mycket tätt tillsammans med vår VD, samtidigt som du agerar stöd åt övriga chefer i organisationen. Det är en bred och varierad roll där du rör dig sömlöst mellan högt och lågt – från strategisk planering till praktiskt genomförande. Du blir spindeln i nätet som säkerställer struktur, framdrift och att VD:s vardag flyter på maximalt effektivt. I dina arbetsuppgifter ingår bland annat: Kalender- och planeringsansvar: Hantera, prioritera och strukturera VD:s kalender, möten och resor. Mötesförberedelser och uppföljning: Skapa presentationer, agendor och underlag samt följa upp att beslut genomförs. Operativ koordination: Agera länk mellan VD, ledningsgrupp och resten av organisationen. Projekt & Administration: Driva mindre interna projekt, koordinera ledningsdagar/event samt hantera löpande administration. Rådgivning: Agera tryggt bollplank åt VD och ha örat mot marken för att fånga upp vad som händer i organisationen. Vem du är Vi söker en utpräglad "doer" med ett starkt business mindset. Du är sannolikt i ett relativt tidigt skede i karriären, men väger upp det med driv, engagemang och en fantastisk förmåga att få saker att hända. Du trivs som bäst när det händer mycket och hugger gärna i där det behövs. För att lyckas i rollen ser vi att du har: Erfarenhet av en kombination av försäljning och administrativa roller. Erfarenhet av att tidigare ha arbetat nära en ledningsgrupp eller VD (eller i en liknande koordinerande roll nära beslutsfattare), vilket ses som mycket meriterande. Ett utpräglat sinne för struktur, noggrannhet och ett öga för detaljer. En stark drivenhet, en positiv inställning och en naturlig flexibilitet när förutsättningar ändras. Mycket god förmåga att uttrycka dig på både svenska och engelska i tal och skrift. Detta får du hos oss: ⚡Anställningsform: Tillsvidareanställning på heltid. ⚡Att bli en del av ett ledande cleantechbolag inom förnybar energi i Europa, samt ett team där energin pulserar, där tempot smittar och där varje insats driver er framåt med tydlig kraft och gemensamt fokus. ⚡Sky is the limit! Vi erbjuder kompetensutveckling, mentorskap och interna utbildningar för att du ska nå din fulla potential. ⚡Friskvård och hälsoförmåner, personal- och hotellrabatter samt tjänstepension. Om oss Vi driver visionen om en klimatneutral villamarknad och erbjuder solceller, laddboxar, energilagring, värmepumpar, elavtal och vårt AI-styrsystem Heartbeat AI. Sedan starten 2021 har vi vuxit till 3000 medarbetare på 80 platser runt om i världen och blev unicorn 2023 som ett av världens snabbast växande cleantechbolag. Övrigt START: Enligt överenskommelse PLATS: Malmö OMFATTNING: 100% 1KOMMA5° strävar efter att vara en attraktiv arbetsgivare som är fri från diskriminering och ger lika möjligheter för alla. I vår personalsammansättning vill vi spegla samhället i övrigt och välkomnar både kvinnor och män i olika åldrar och med olika bakgrund till att bli vår kollega. För att säkerställa att våra medarbetares värdegrund stämmer överens med 1KOMMA5º tar vi en bakgrundskontroll som en del av rekryteringsprocessen. Vi tar endast emot och bearbetar ansökningar via annons och inte via mejl.

Executive Assistant till spännande uppdrag i Stockholm Future People söker nu en erfaren och driven Ledningskoordinator / Executive Assistant för ett konsultuppdrag hos en av våra kunder i Stockholm. Rollen passar dig som trivs nära ledning, tycker om att skapa struktur och ligger steget före i en miljö med högt tempo och många kontaktytor. Du blir konsultanställd hos Future People på heltid fram till årsskiftet, med start så snart som möjligt. Hos Future People får du inte bara ett uppdrag. Du får en partner i din karriär. Vi är specialister inom rekrytering och bemanning, och vårt fokus är enkelt: att matcha rätt person med rätt uppdrag och skapa långsiktigt värde för både våra konsulter och kunder. Det är också därför vi är ett av de mest uppskattade konsultbolagen i branschen. Ta nästa steg i din karriär – och väx tillsammans med oss! Om rollen Som ledningskoordinator får du en central roll där du stöttar en senior chef och enhetens ledningsgrupp. Du blir den som håller ihop trådarna, skapar struktur och ser till att möten, aktiviteter och administrativa processer fungerar smidigt. Rollen kombinerar kvalificerat chefsstöd med koordinering, kommunikation och praktisk administration. Du behöver därför trivas med att växla mellan både strategiska och operativa uppgifter. Exempel på arbetsuppgifter Planera och koordinera ledningsgruppens arbete och möten Strukturera agendor, boka möten och bjuda in föredragshållare Skriva protokoll samt följa upp beslut och aktiviteter Ansvara för kalenderhantering och kvalificerat administrativt chefsstöd Ta fram presentationer och informationsmaterial Samordna rapportering och informationsflöden Planera och administrera konferenser, event, resor och större möten Hantera leverantörsfakturor, beställningar och behörigheter Identifiera möjligheter att förenkla och effektivisera administrativa arbetssätt och processer Vem söker vi? Vi söker dig som har flera års erfarenhet som ledningskoordinator, Executive Assistant, chefsassistent eller motsvarande, gärna från en större och komplex organisation. Du är van vid att självständigt strukturera din arbetsdag, prioritera mellan olika behov och hantera flera parallella uppgifter med olika deadlines. Eftersom du arbetar nära ledningen är det också viktigt att du har hög integritet och är trygg med att hantera känslig och konfidentiell information. Vi tror att du: Har cirka 4–8 års relevant erfarenhet Har erfarenhet av kvalificerat stöd till chef och/eller ledningsgrupp Är mycket strukturerad och har god planeringsförmåga Kommunicerar obehindrat på svenska och engelska Är självgående, initiativtagande och lösningsorienterad Har ett öga för detaljer samtidigt som du behåller helhetsperspektivet Trivs med många kontaktytor och är prestigelös och samarbetsorienterad Tycker om att utveckla och effektivisera administrativa rutiner och processer Framför allt söker vi dig som ser vad som behöver göras och får det att hända. Varför Future People? Ett kvalificerat uppdrag hos noggrant utvalda och attraktiva kunder Trygghet genom hela uppdraget – vi finns med dig hela vägen, inte bara vid start Professionellt stöd i att ta fram ett slagkraftigt CV som stärker din position på marknaden Ett dedikerat konsultstöd med tät dialog, feedback och karriärcoachning Fast grundlön – till skillnad från många i branschen erbjuder vi stabilitet och förutsägbarhet Möjlighet att bygga ett starkt nätverk och ta nästa steg i din karriär Konkurrenskraftiga villkor och en ersättning som speglar din kompetens Friskvårdsbidrag på 3 000 kr per år – vi vill att du ska må bra både på och utanför jobbet Vi håller dig uppdaterad genom hela rekryteringsprocessen – du behöver aldrig undra var du står. Omfattning: 100 % Placering: Stockholm Start: Så snart som möjligt Uppdragsperiod: Fram till årsskiftet 2026/2027 Anställningsform: Konsultanställning hos Future People Du söker tjänsten via www.futurepeople.se. Vi har inte möjlighet att ta emot ansökningar via e-post med hänsyn till GDPR.

Vi söker en Agenda Manager till ett företag i Stockholm. Start är i augusti, 1 års tidsbegränsat uppdrag till att börja med, möjlighet till förlängning efter det. Denna roll är 100% onsite i Stockholm. Vi söker en erfaren och driven konsult för rollen som Agenda Manager till vår kunds affärsområde. Uppdraget innebär att fungera som ett strategiskt och operativt stöd till Affärschefen och ledningsgruppen med fokus på verksamhetsstyrning, planering, uppföljning och ledningsprocesser. Rollen är central för att skapa struktur, framdrift och kvalitet i affärsområdets arbete. Konsulten kommer att fungera som Affärschefens högra hand och säkerställa att strategiska initiativ, verksamhetsplanering och beslut omsätts i konkreta aktiviteter med tydlig uppföljning. Vi söker en person med konsultmässigt arbetssätt, hög egen drivkraft och förmåga att arbeta självständigt i en komplex verksamhet med många intressenter. Huvudsakliga ansvarsområden Fungera som strategiskt och operativt stöd till Affärschefen och ledningsgruppen. Planera, strukturera och driva ledningsgruppens agenda samt säkerställa att rätt frågor hanteras vid rätt tillfälle. Koordinera, förbereda och kvalitetssäkra ledningsmöten, workshops, verksamhetsforum och andra strategiska forum. Säkerställa att beslutsunderlag håller hög kvalitet och att möten är väl förberedda med relevanta underlag, deltagare och syften. Driva och koordinera verksamhetsplanering samt löpande uppföljning av affärsplan och strategiska initiativ. Följa upp beslut, aktiviteter och åtaganden samt säkerställa framdrift och genomförande. Samordna och koordinera aktiviteter mellan olika delar av organisationen. Identifiera förbättringsmöjligheter inom styrning, planering och ledningsprocesser. Stödja Affärschefen i prioriteringar, kommunikation och framdrift i affärsområdets viktigaste frågor. Planera och genomföra större möten, konferenser och ledningsworkshops. Skallkrav Flerårig erfarenhet av att arbeta nära chef, ledningsgrupp eller motsvarande beslutsforum. Erfarenhet från managementkonsultroll, Chief of Staff-funktion eller annan strategisk verksamhetsutvecklande roll. Dokumenterad erfarenhet av verksamhetsplanering, uppföljning och koordinering av strategiska initiativ. Mycket god förmåga att strukturera, prioritera och driva arbete framåt i komplexa organisationer. Erfarenhet av att ta fram beslutsunderlag, presentationer och ledningsmaterial på hög nivå. Mycket god kommunikativ förmåga i tal och skrift på svenska. Mycket goda kunskaper i Microsoft 365, särskilt PowerPoint, Excel, Outlook och Copilot. Förmåga att arbeta självständigt, proaktivt och med hög leveranssäkerhet. Meriterande erfarenheter (bör-krav) Erfarenhet från större organisationer med etablerade styr- och beslutsprocesser. Erfarenhet av förändringsledning eller verksamhetsutveckling. Erfarenhet av att facilitera workshops och ledningsforum. Erfarenhet från kunskapsintensiva verksamheter eller konsultorganisationer. Erfarenhet av portföljstyrning, strategisk planering eller PMO-liknande arbete. Personliga egenskaper Hög strategisk förmåga kombinerat med stark operativ genomförandekraft. Strukturerad, analytisk och lösningsorienterad. Prestigelös och trygg i att samarbeta med olika roller och ledningsnivåer. Proaktiv med förmåga att identifiera behov och driva frågor framåt utan detaljstyrning. Professionell och förtroendeingivande med god integritet. Stark samarbetsförmåga och vana att hantera många parallella aktiviteter Denna roll kräver flytande kunskaper i både svenska och engelska. Detta är ett konsultuppdrag på 100% via Incluso i Stockholm. Start är i augusti, 1 års tidsbegränsat uppdrag till att börja med, möjlighet till förlängning efter det. Det här uppdraget är 100% on-site i Stockholm. Vänligen sök med CV och motivering via länken nedan. Vi presenterar kandidater löpande. Ansvarig rekryterare på Incluso är Marianne Nilsson.