VD-sekreterare

Nu söker vi dig som vill jobba som självständigt chefsstöd i en koordinerande roll med en variation av arbetsuppgifter och många kontaktytor såväl inom som utanför VA SYD. Låter det lockande? Läs vidare!  Din kommande roll Rollen somchefsstöd innebär många kontaktytor såväl inom som utanför VA och tjänsten ger dig stor insyn i det viktiga arbete som bedrivs på VA SYD. I rollen som chefsstöd är du ett kvalificerat administrativt stöd till förbundsdirektören och har en central funktion i organisationens ledningsarbete. Du arbetar nära förbundsdirektör, ledningsgrupp och Kansliet där du kommer att ha din organisatoriska tillhörighet. Du underlättar förbundsdirektörens och ledningsgruppens arbete genom att bidra med struktur, tydlighet och effektiva arbetssätt. Du har en god överblick över verksamheten och förbundsdirektörens uppdrag och arbetar med framförhållning i planering och samordning. Det innebär att du stödjer direktören i det dagliga arbetet, koordinerar aktiviteter och ser till att viktiga moment planeras i god tid samt att beslut följs upp kontinuerligt. Arbetsuppgifter innefattar att: vara sekreterare till förbundsdirektören och organisationens ledningsgrupp och ansvar för kallelser och protokoll samt att delta i möten och föra anteckningar ha god överblick över direktörens agenda, hantera kalender, interna och externa telefonsamtal samt planera och boka möten och resor utforma och redigera rapporter och presentationer ansvara för vissa uppgifter inom HR-administration och fakturahantering identifiera behov av intern kommunikation från förbundsdirektören via exempelvis intranät vara en naturlig kontaktväg till förbundsdirektören och därmed ledningens ansikte utåt aktivt bidra till att utveckla och förbättra administrativa arbetssätt och rutiner i syfte att effektivisera verksamhetens arbete, tillsammans med dina kollegor på Kansliet. Vi erbjuder Du kommer till en arbetsplats med god gemenskap och stolthet över vårt samhällsviktiga uppdrag där du ges mycket eget ansvar och möjlighet att påverka både arbetet och din egen kompetensutveckling. Vi värnar om våra medarbetare och satsar på delaktighet och utveckling samt balans mellan arbete och fritid och erbjuder bland annat friskvårdstid, friskvårdsbidrag och möjlighet till semesterdagsväxling. Vi arbetar aktivt för att VA SYD ska upplevas som en mycket bra arbetsplats av våra medarbetare.  Vem är du? Vi söker dig som vill arbeta i enlighet med VA SYDs miljöidentitet i en verksamhet som ständigt utvecklas. Som person är du strukturerad och lösningsfokuserad med ett professionellt och serviceinriktat bemötande. Du är prestigelös och lyhörd med god samarbetsförmåga. Du uppskattar att arbeta under varierande förhållanden och arbetstempo samt har förmåga att hantera många arbetsuppgifter parallellt. Arbetet ställer krav på att du trivs med att ha en synlig och central roll i verksamhetens ledningsarbete, är självgående samt arbetar med hög integritet. Du har en god kommunikativ förmåga och kan skriftligen uttrycka dig korrekt och tydligt på svenska. Stor vikt läggs vid personlig lämplighet. Dina erfarenheter Vi söker dig som har: avslutad gymnasieutbildning, relevant YH-utbildning eller högskoleutbildning är meriterande erfarenhet av arbete som chefssekreterare, chefsassistent eller stöd till ledningsgrupp erfarenhet av liknande roll inom offentlig förvaltning är meriterande bred administrativ kompetens och har stor erfarenhet av att utforma texter, rapporter, presentationer, mötesanteckningar etc intresse för att använda nya digitala hjälpmedel en van användare av Office-paketet Vill du vara med och driva på miljösmarta lösningar i samhällsbygget? Välkommen med din ansökan! Vilka är VA SYD? VA SYD är en av Sveriges största VA- och avfallsorganisationer som storsatsar på hållbar avloppsrening och driver på miljösmarta lösningar i samhällsbygget. Vår verksamhet är igång dygnet runt, har över en halv miljon kunder och omsätter en och en halv miljard per år. Vi renar, kvalitetssäkrar och levererar dricksvatten och tar hand om det som spolas ner i våra avlopp för att vårda hav och vattendrag. Vi hanterar skyfall genom att skapa kreativa lösningar för vattnets väg och samlar in avfall för återvinning och återbruk. Vi motiverar och inspirerar våra kunder till att göra smarta miljöval. Övrig information På VA SYD arbetar vi med en kompetensbaserad rekryteringsprocess. Det innebär att alla sökande bedöms utifrån samma kriterier och prioriterade kompetenser. Våra intervjuer fokuserar på de kompetenser som är viktiga för rollen, vilka inkluderar yrkesmässig erfarenhet, kunskap och beteenden. På så vis kan vi matcha rätt kandidat för rollen och göra ett effektivt och rättvist urval. VA SYD bedriver samhällsviktig verksamhet och ställer därför höga krav på säkerhets- och sekretessmedvetande hos våra medarbetare. En del av våra tjänster är säkerhetsklassade, det innebär att du som sökande eventuellt behöver gå igenom en säkerhetsprövning innan anställning enlighet med Säkerhetsskyddslagen (2018:585). Vissa av våra anställningar kan även innebära en krigsplacering.

Vi tror på rörelse. Träningen vi gör innanför våra väggar gör oss bättre rustade för livet utanför. Utmaningar, motgångar och allt det andra som hör mänskligheten till blir lite lättare att bära när kroppen är stark och får röra på sig. Just nu, kanske mer än någonsin, behöver samhället fyllas av människor som mår bra. För att ringarna på vattnet ska bli fler måste vi sänka trösklarna och göra träningen mer tillgänglig. Det är där STC kommer in. Tillsammans ska vi förflytta folkhälsan, ett steg och en armhävning i taget, och leda fler människor till en plats där de kan bli en bättre version av sig själva. Nu söker vi dig som vill vara en del av det, som vår nya Executive Assistant på 100%. Du rapporterar till VD med placering på vårt supportkontor i Kungälv. Ditt uppdrag I rollen som Executive Assistant & Teamkoordinator är du ett nav i vår verksamhet. Du arbetar nära vår VD och ledningsgrupp och är en avgörande kugge för att få dagarna att flyta. Du ansvarar för att VD:s kalender, möten, resor och korrespondens hanteras med högsta professionalitet. Du ser till att rätt information är på rätt plats i rätt tid, att presentationer håller hög standard och att kommunikationen är tydlig, korrekt och väl genomtänkt. Du kliver även in och tar möten när det behövs, hittar smartare sätt att jobba på och föreslår hur administrativa moment kan effektiviseras med hjälp av digitalisering och AI. Du kommer själv med idéer och initiativ, ligger steget före och skapar förutsättningar för ett riktigt proaktivt samarbete. Kort sagt frigör du tid och energi för VD och ledningsgrupp så att fokus kan ligga där det gör störst skillnad. När VD eller ledningsgruppen inte är på plats är det ofta dig man vänder sig till – med frågor, behov eller information. Du har överblick, förtroende och mandat att hjälpa till, lösa problem och skapa framdrift i det dagliga arbetet. Samtidigt är du ett stöd till hela ledningsgruppen. Det innebär att du förbereder möten, hanterar resor, följer upp deadlines, samlar in beslutsunderlag och har koll på initiativ som drivs av ledningen. Utöver det har du ett helhetsansvar för att skapa en trivsam och inspirerande arbetsmiljö på vårt supportkontor i Kungälv, där cirka 60 medarbetare har sin dagliga arbetsplats. Du ser till att kontoret är inbjudande, att frukosten står framme på månadsmöten, att fikat är ordnat och att högtider uppmärksammas. Du agerar även projektledare vid större årliga konferenser och event. Du har koll på förbrukningsmaterial, mötesrum, flöden och stämningar och du vet hur mycket det betyder för vardagen att de små detaljerna sitter. Vem är du? Du är en person som trivs i en central roll med högt tempo och stor variation. Du har flera års erfarenhet av att arbeta i en stödjande funktion nära en VD eller ledningsgrupp, och du vet vad som krävs för att ligga steget före i vardagen – både praktiskt och kommunikativt. Att hantera konfidentiell information, anpassa dig snabbt till nya sammanhang och agera med integritet är självklarheter för dig. Du har en stark känsla för struktur och ordning, men du är också prestigelös och flexibel när situationen kräver det. Det är lika naturligt för dig att samordna ett ledningsmöte med minutiös noggrannhet som att se till att kontoret är påfyllt med rätt material och att stämningen är god inför ett gemensamt frukostmöte. Du bygger relationer med lätthet, har hög social kompetens och gillar att skapa trivsel och struktur omkring dig. Du har ett öga för detaljer, är självgående och initiativrik, och motiveras av att ge andra rätt förutsättningar för att lyckas. Du har ett öppet förhållningssätt till hur AI förändrar arbetssätt och använder verktyg som ChatGPT, Claude eller Copilot som en naturlig del av vardagen. Krav • Minst 3–5 års erfarenhet som Executive Assistant, Office Manager eller liknande roll • Mycket god förmåga att kommunicera i tal och skrift på svenska (engelska är meriterande) • Mycket goda kunskaper i Microsoft Office-paketet • Intresse för digitala verktyg, datadrivet arbetssätt och AI-lösningar Och självklart är det ett stort plus om du gillar träning och hälsa! Det här väntar dig Hos oss får du ett tydligt uppdrag och förtroendet att forma det själv. STC växer fort och du har en viktig roll att fylla. Det är en roll med brett mandat och för rätt person finns goda möjligheter att växa och ta kliv inom STC. Du får även: • Gymkort med tillgång till alla STC gym i hela Sverige, inklusive gruppträning • Rabatter via partners och systerbolag • Kollektivavtal • Rollspecifik utveckling och karriärmöjligheter inom STC • Hybridupplägg, 4 dagar på kontoret och 1 dag på distans • Gemensamma träningspass med kollegorna Vår rekryteringsprocess Som en del av rekryteringsprocessen använder vi oss av tester från Alva Labs, dock inte som ett urval utan i ett senare skede i processen. Testerna består av ett logiskt problemlösningstest och ett personlighetstest. Testerna tar i sin helhet ca 30 minuter att genomföra och du får information och exempel på uppgifter innan du påbörjar själva testet. Vi kommer att göra urval löpande tills vi hittar vår nya stjärna! Har du frågor eller funderingar kring tjänsten är du välkommen att höra av dig till Lovisa Lorentzon på ([email protected]). Sista ansökningsdag: 2026-08-17 Välkommen med din ansökan!

Vill du arbeta i en spännande, centralt placerad nyckelroll med många kontaktytor och stort fokus på service? Då kan det vara dig vi letar efter i en kvalificerad och engagerad ledningskoordinator till tillväxt- och utvecklingskontoret! Vilka är vi? Tillväxt- och utvecklingskontoret är ett av Norrköpings kommuns sju kontor, och har som uppdrag att accelerera kommunens tillväxt- och utvecklingsarbete och främja en förstärkt livskvalitet för Norrköpings invånare. Det görs genom att koppla ihop attraktivitetsarbete, kulturupplevelser, näringsliv, kommunikation, digitalisering, innovationskraft och service- och bemötandefrågor. Genom samverkan med kommunala bolag och andra aktörer i Norrköping skapar kontoret nytta och välfärd för invånare, företag, föreningar, civilsamhälle och besökare. Tillväxt- och utvecklingskontorets arbete utgår från behoven och önskemålen som finns hos invånare, företag, föreningar, civilsamhälle och besökare. Kontoret består av sex avdelningar: Kontakt och service, Bildning och unga, Norrköpings innovationslabb, Digitalisering och IT, Ekonomi och personaladministration samt Kommunikation, näringsliv, kultur och idrott. Hos oss möts du av en arbetsplats med högt i tak, stort engagemang och en tydlig vilja att göra skillnad. Här finns bredden – från kontakt och service till näringslivsfrågor och kultur – och framför allt fantastiskt kompetenta och trevliga kollegor! Nu söker vi dig som vill vara med och få allt det här att fungera i praktiken – genom att ge bästa möjliga förutsättningar till vår direktör och ledningsgrupp. Dina arbetsuppgifter Som ledningskoordinator har du en central roll i vår organisation. Du arbetar nära tillväxt- och utvecklingsdirektören och hennes ledningsgrupp och ser till att vardagen flyter på ett strukturerat och effektivt sätt, och möjliggör att rätt prioriteringar kan göras. Det här är en roll för dig som gillar tempo, variation och ansvar. Du växlar mellan operativa uppgifter och mer strategiskt stöd. Du kommer bland annat att: Planera, prioritera och koordinera direktörens kalender och möten Förbereda, hålla ihop och följa upp ledningsgruppsmöten och andra forum Ta fram underlag, presentationer och beslutsstöd Vara en viktig kontaktpunkt både internt och externt Stötta och ibland driva projekt eller initiativ Säkerställa struktur och framförhållning i processer, ärenden och administration Kliva in och representera eller avlasta vid behov. Kort sagt så är du spindeln i nätet som får strategi och vardag att hänga ihop och som skapar utrymme för ledningen att fokusera på rätt saker. Vem är du? Vi söker dig som trivs med att arbeta med service i en fartfylld vardag där förutsättningarna ständigt förändras. Du har erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete och att vara ett operativt och strategiskt stöd till ledningsgrupp eller person i ledande befattning. Vi ser också att du har erfarenhet och stort intresse av att arbeta med näringslivsfrågor. Som person är du lösningsfokuserad, driftig och skicklig på att anpassa dig till skiftande förutsättningar och behov, där du behöver hantera många frågeställningar parallellt. Du ser det som en positiv utmaning att skapa proaktivitet och lugn i en fartfylld och avancerad miljö, där du fokuserar på leveransen i ditt arbete. Du hanterar känslig och sekretessbelagd information med hög integritet och professionalitet, och tar ett stort ägandeskap för dina arbetsuppgifter och säkerställer att de blir slutförda i tid och med noggrannhet. Vidare är du prestigelös och trivs med att ge kvalificerat chefsstöd och högkvalitativ service. Du har mycket goda kunskaper i svenska och engelska både i tal och skrift. Välkommen med din ansökan! Information om tjänsten Antal lediga tjänster: 1 Anställningsform: Tillsvidareanställning på heltid Tillträdesdatum: Enligt överenskommelse Arbetstid: Dag Möjlighet till distansarbete: Ja, delvis utifrån verksamhetens behov Sista ansökningsdatum: 16 augusti Kontakt: HR-specialist Anna-Therése Dijak, mailto:[email protected], 011-15 30 43, möjlighet till kontakt är begränsad innan 10 augusti Övrig information: Vi har valt att ta bort det personliga brevet, och ersatt det med urvalsfrågor relevanta för tjänsten. Det gör det lättare att göra en objektiv bedömning av din kompetens. Du skickar in ditt CV som vanligt. Registerutdrag: För tjänster inom äldreomsorg, verksamhet för personer med funktionsnedsättning samt verksamhet för barn och ungdomar, ingår kontroll av registerutdrag som en del av rekryteringsprocessen. KÄNSLAN AV ATT BIDRA. MÖJLIGHETEN ATT PÅVERKA Att arbeta i Norrköpings kommun betyder att du är med och skapar välfärden. Våra 11 000 medarbetare bidrar och gör skillnad. Varje dag. Vi erbjuder en kreativ och dynamisk arbetsplats för nyfikna och öppna människor som vill ha mer än ett jobb. Tillsammans skapar vi Norrköpings framtid. Vi söker dig som har kompetens att bidra till våra verksamheter oavsett kön, könsidentitet eller könsuttryck, ålder, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, sexuell läggning eller funktionsnedsättning. När du söker jobb hos oss i Norrköpings kommun använder du dig av vårt rekryteringsverktyg. Du påbörjar din ansökan genom att klicka på ansök längst ner i annonsen. Du som har skyddade personuppgifter ska inte skicka in din ansökan via vår hemsida. Ta en direktkontakt med rekryterande chef alternativt rekryteringsspecialist för att diskutera hur du bäst ansöker utifrån ditt skyddsbehov. Kontaktuppgifter finner du i annonsen. Vi undanber oss alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.

Vill du arbeta nära ledningen i ett bolag som är mitt i en spännande utveckling? Luleå Hamn söker nu en exekutiv assistent som vill bidra till att skapa struktur, tempo och kvalitet i det dagliga arbetet Luleå Hamn är en viktig del av regionens utveckling och står inför stora investeringar kopplat till industrins omställning. Vi befinner oss i en expansiv fas där många utvecklingsprojekt pågår samtidigt, och vår verksamhet växer. Hos oss får du arbeta i en organisation där det händer mycket – och där du har möjlighet att påverka. Om rollen Som exekutiv assistent har du en central roll i att skapa struktur och få vardagen att fungera smidigt. Du arbetar nära vd och ledningsgrupp och är ett viktigt stöd i det dagliga arbetet. Du bidrar till att planering, möten och uppföljning håller hög kvalitet och att rätt saker händer vid rätt tid. Rollen omfattar även stöd i styrelsearbetet, där du är delaktig i att samordna underlag, planering och administration kring styrelsemöten. Rollen är ny och formas tillsammans med vd och hr-chef. Du rapporterar till hr-chef. Huvudsakliga arbetsuppgifter Planera och koordinera möten, kalender och aktiviteter Förbereda presentationer, rapporter och beslutsunderlag Stötta ledning och vd i administrativa uppgifter i det dagliga arbetet Samordna ledningens arbete och årshjul (kallelser, agendor, protokoll och uppföljning) Förbereda och administrera styrelsemöten (kallelser, underlag, protokoll och uppföljning) Föra minnesanteckningar/protokoll och följa upp beslut Hantera interna och externa kontakter på ett professionellt och förtroendeskapande sätt Stötta i projekt och andra uppgifter vid behov Bidra till att utveckla och förenkla arbetssätt och rutiner  DETTA SÖKER VI Vi söker dig som har ett naturligt driv att underlätta för andra och som trivs med att ligga steget före. Du är strukturerad, lyhörd och har en god förmåga att skapa ordning även när tempot är högt. Du bygger förtroende i dina kontakter och har ett professionellt och omtänksamt sätt i samarbetet med andra. Som person är du: Självständig och initiativtagande Noggrann och organiserad Flexibel och lösningsorienterad Diskret med hög integritet Samarbetsinriktad och trygg i många kontaktytor. Kvalifikationer Erfarenhet av liknande roll, till exempel exekutiv assistent, vd-assistent eller kvalificerad administratör Mycket goda kunskaper i svenska och god engelska Mycket god administrativ förmåga och vana att hantera dokument, möten, beslutsunderlag och uppföljning. Förmåga att arbeta strukturerat och säkerställa kvalitet i administrativa processer. God digital vana och erfarenhet av Officepaketet. Meriterande Erfarenhet av att arbeta nära ledning eller i en större organisation. Erfarenhet av styrelsearbete eller att hantera styrelseadministration. Erfarenhet av arbete i en organisation med certifierade ledningssystem eller dokumentstyrda processer. Kunskap om kvalitetsarbete, styrande dokument och verksamhetsutveckling. Tjänsten är en tillsvidareanställning. Vi tillämpar sex månaders provanställning, med start enligt överenskommelse. Den här rekryteringsprocessen hanteras av StudentConsulting. Vid eventuella frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta Henna Vaalto via e-post: [email protected]. Observera att återkoppling i rekryteringsprocessen kan ta något längre tid än vanligt under semesterperioden. Varmt välkommen med din ansökan!

Vi söker en Agenda Manager till ett företag i Stockholm. Start är i augusti, 1 års tidsbegränsat uppdrag till att börja med, möjlighet till förlängning efter det. Denna roll är 100% onsite i Stockholm. Vi söker en erfaren och driven konsult för rollen som Agenda Manager till vår kunds affärsområde. Uppdraget innebär att fungera som ett strategiskt och operativt stöd till Affärschefen och ledningsgruppen med fokus på verksamhetsstyrning, planering, uppföljning och ledningsprocesser. Rollen är central för att skapa struktur, framdrift och kvalitet i affärsområdets arbete. Konsulten kommer att fungera som Affärschefens högra hand och säkerställa att strategiska initiativ, verksamhetsplanering och beslut omsätts i konkreta aktiviteter med tydlig uppföljning. Vi söker en person med konsultmässigt arbetssätt, hög egen drivkraft och förmåga att arbeta självständigt i en komplex verksamhet med många intressenter. Huvudsakliga ansvarsområden Fungera som strategiskt och operativt stöd till Affärschefen och ledningsgruppen. Planera, strukturera och driva ledningsgruppens agenda samt säkerställa att rätt frågor hanteras vid rätt tillfälle. Koordinera, förbereda och kvalitetssäkra ledningsmöten, workshops, verksamhetsforum och andra strategiska forum. Säkerställa att beslutsunderlag håller hög kvalitet och att möten är väl förberedda med relevanta underlag, deltagare och syften. Driva och koordinera verksamhetsplanering samt löpande uppföljning av affärsplan och strategiska initiativ. Följa upp beslut, aktiviteter och åtaganden samt säkerställa framdrift och genomförande. Samordna och koordinera aktiviteter mellan olika delar av organisationen. Identifiera förbättringsmöjligheter inom styrning, planering och ledningsprocesser. Stödja Affärschefen i prioriteringar, kommunikation och framdrift i affärsområdets viktigaste frågor. Planera och genomföra större möten, konferenser och ledningsworkshops. Skallkrav Flerårig erfarenhet av att arbeta nära chef, ledningsgrupp eller motsvarande beslutsforum. Erfarenhet från managementkonsultroll, Chief of Staff-funktion eller annan strategisk verksamhetsutvecklande roll. Dokumenterad erfarenhet av verksamhetsplanering, uppföljning och koordinering av strategiska initiativ. Mycket god förmåga att strukturera, prioritera och driva arbete framåt i komplexa organisationer. Erfarenhet av att ta fram beslutsunderlag, presentationer och ledningsmaterial på hög nivå. Mycket god kommunikativ förmåga i tal och skrift på svenska. Mycket goda kunskaper i Microsoft 365, särskilt PowerPoint, Excel, Outlook och Copilot. Förmåga att arbeta självständigt, proaktivt och med hög leveranssäkerhet. Meriterande erfarenheter (bör-krav) Erfarenhet från större organisationer med etablerade styr- och beslutsprocesser. Erfarenhet av förändringsledning eller verksamhetsutveckling. Erfarenhet av att facilitera workshops och ledningsforum. Erfarenhet från kunskapsintensiva verksamheter eller konsultorganisationer. Erfarenhet av portföljstyrning, strategisk planering eller PMO-liknande arbete. Personliga egenskaper Hög strategisk förmåga kombinerat med stark operativ genomförandekraft. Strukturerad, analytisk och lösningsorienterad. Prestigelös och trygg i att samarbeta med olika roller och ledningsnivåer. Proaktiv med förmåga att identifiera behov och driva frågor framåt utan detaljstyrning. Professionell och förtroendeingivande med god integritet. Stark samarbetsförmåga och vana att hantera många parallella aktiviteter Denna roll kräver flytande kunskaper i både svenska och engelska. Detta är ett konsultuppdrag på 100% via Incluso i Stockholm. Start är i augusti, 1 års tidsbegränsat uppdrag till att börja med, möjlighet till förlängning efter det. Det här uppdraget är 100% on-site i Stockholm. Vänligen sök med CV och motivering via länken nedan. Vi presenterar kandidater löpande. Ansvarig rekryterare på Incluso är Marianne Nilsson.

Är du en erfaren Executive Assistant som trivs i en internationell miljö där ingen dag är den andra lik? Har du en naturlig förmåga att ligga steget före, skapa struktur och stötta seniora ledare i en snabbföränderlig verksamhet? Då kan detta vara uppdraget för dig! Vi söker nu en Executive Assistant till ett spännande konsultuppdrag hos ett globalt teknikföretag. Du blir en nyckelperson som stöttar seniora chefer och medlemmar i den globala ledningsgruppen med allt från strategisk kalenderplanering till internationell koordinering och administration. Dina ansvarsområden Som Executive Assistant kommer du att vara en viktig partner till ledningen och ansvara för att vardagen fungerar smidigt genom att: 📅 Hantera komplex kalender- och mötesplanering ✈️ Koordinera nationella och internationella resor, inklusive bokningar och reseplaner 🤝 Planera och koordinera ledningsmöten, offsites och 1:1-möten 📊 Förbereda presentationer, mötesunderlag och rapporter 📝 Dokumentera möten och följa upp beslut och aktiviteter 💳 Hantera reseräkningar och utlägg 🌍 Samarbeta med intressenter över flera länder och tidszoner ⚡ Prioritera inkommande förfrågningar och stötta ledningen i det dagliga arbetet 🔒 Hantera konfidentiell information med hög integritet ✅Vi söker dig som har Flera års erfarenhet som Executive Assistant till VD eller annan senior ledning Erfarenhet från internationella eller globala organisationer Mycket god vana av att koordinera komplexa aktiviteter över olika tidszoner Stark administrativ och organisatorisk förmåga Avancerade kunskaper i Microsoft 365 (Outlook, Teams, PowerPoint, Excel och Word) Mycket god kommunikativ förmåga på engelska, både muntligt och skriftligt 🌟För att lyckas i rollen tror vi att du är Strukturerad och har ett öga för detaljer Proaktiv och lösningsorienterad Serviceinriktad med ett prestigelöst arbetssätt Professionell och trygg i kontakten med seniora beslutsfattare Självgående samtidigt som du trivs med att samarbeta Van att prioritera i en dynamisk och snabb arbetsmiljö 💡 Har du tidigare arbetat inom en teknikdriven organisation eller stöttat ledningsgrupper och styrelser är det meriterande. Praktiska detaljer: 📍 Plats: Stockholm (hybrid) 📅 Start: 14 juli 2026 ⏳ Omfattning: Heltid under de första 6 månaderna, därefter deltid 📆 Uppdragets längd: Cirka 10–12 månader Låter det som nästa steg i din karriär? Vi ser fram emot din ansökan! Sway Sourcing är en innovativ rekryteringspartner som specialiserar sig på att matcha rätt talang med rätt företag – snabbt och effektivt. Vårt huvudfokus ligger inom Ekonomi, Administration, HR, Marknad och IT, men vi har även den breda expertis och flexibilitet som krävs för att leverera skräddarsydda rekryteringslösningar inom alla branscher. Trots att vi är en relativt ny aktör har vi redan byggt förtroende hos många av Sveriges största företag och arbetar både nationellt och internationellt. Med baser i Sverige och Spanien erbjuder vi en unik kombination av lokal expertis och global räckvidd. Vårt starka nätverk och djupa branschinsikter gör oss till en självklar partner för företag som vill ligga steget före i sin rekrytering.

Do you have experience supporting senior leaders in an international setting? We are now looking for an Executive Assistant who will take on a central role in supporting top-level executives, ensuring structure, prioritization and smooth day-to-day operations. About the job This is a full-time consulting assignment for an initial period of six months. You will be employed by Bravura and work as a consultant at the company. There may be a possibility for extension of the assignment. About the company The company is a global organization with headquarters in Stockholm, operating across multiple international markets. You will be part of a professional and fast-paced environment where collaboration across regions and functions is a natural part of the daily work. The role involves close interaction with senior leadership and contributes directly to the efficiency of executive operations. More information about the company will be shared during the interview process. Tasks and responsibilities In this role, you will support senior executives, including members of the Global Leadership Team and the CEO, ensuring smooth day-to-day operations through structured and proactive coordination. You will manage complex calendars, coordinate international travel, and handle administrative processes such as expense reporting. You will also support executive meetings by preparing materials, managing agendas, documenting outcomes, and following up on actions. The role requires a proactive approach, where you anticipate needs, prioritize effectively, and handle requests with sound judgment in a fast-paced, global environment. Key tasks include: Managing complex calendars, meetings, and executive schedules Coordinating international travel, itineraries, and expense administration Preparing presentations, meeting materials, and documentation Supporting executive meetings, offsites, and leadership forums Handling incoming requests and prioritizing tasks on behalf of executives Education, experience and personal characteristics Previous experience as an Executive Assistant supporting C-level executives Experience working in an international or global organization Strong communication skills in English, both written and spoken Advanced skills in Microsoft Office (Outlook, PowerPoint, Excel) It is also meritorious if you have: Experience supporting multiple senior stakeholders simultaneously Experience working closely with executive leadership teams To succeed in this role, you are someone who creates structure in a fast-moving environment and takes ownership of your work. You are comfortable handling sensitive information with discretion and act with integrity in all interactions. Your ability to communicate clearly and professionally allows you to build trust at all levels of the organization. You enjoy working proactively, anticipating needs before they arise, and you have a natural ability to prioritize and make sound decisions under pressure. Other information Start: As soon as possible Location: Stockholm Salary: According to agreement We use a competency-based method in all recruitment processes to ensure unbiased selection. We also work with ongoing selection, which means that we’ll take down the job ad when enough candidates have reached the final steps of the process. If you are considered for the position, we will contact you for an initial interview. Regardless of whether you proceed in the process or not, you will receive feedback on your application. If you have questions about the service or about your application, you are welcome to contact our support by emailing [email protected] or calling 010-171 47 10 and we will help you. Please indicate which service it applies to. We recommend that you submit your application immediately as we make a continuous selection. Welcome with your application! #Nextgen

Bli navet i vår kunds ledningsarbete! Som VD-assistent kombinerar du administrativ excellens med AI-stöd för att ge kvalificerat support till VD och företagsledning. Om tjänsten För vår kunds räkning söker vi nu en proaktiv och professionell VD-assistent för ett tidsbegränsat konsultuppdrag. I den här rollen får du arbeta nära verksamheten, bidra till struktur och framdrift i ledningsarbetet och vara med där viktiga beslut fattas. Vi söker dig som är strukturerad, kommunikativ och van att skapa ordning i komplexa sammanhang. Du har hög integritet, är trygg i att hantera konfidentiell information och trivs i en roll med många kontaktytor. Om uppdraget: Detta är ett tidsbegränsat konsultuppdrag via oss. Period: 2026-08-24 till 2026-10-30 Placering: Stockholm (Södermalm) Arbetsuppgifter Som VD-assistent ger du ett nära och kvalificerat stöd till VD och företagsledningen. Du ansvarar för att koordinera och utveckla administrativa processer, skapa struktur i ledningsarbetet och säkerställa att möten, underlag och uppföljning håller hög kvalitet. Planera, koordinera och följa upp VD:s kalender, möten och resor. Administrera ledningsmöten genom att hantera agenda, underlag och protokollskrivning. Strukturera och paketera information i PowerPoint-presentationer och talmanus. Följa upp beslut och aktiviteter från ledningsforum för att säkerställa framdrift. Koordinera interna möten, chefskonferenser och medarbetardagar. Hantera löpande administration av fakturor, beställningar och reseräkningar. Utveckla digitala arbetssätt, mallar och årshjul för ökad effektivitet. Vi söker dig som Erfarenhet av kvalificerat administrativt stöd nära ledning, chef eller beslutsfattare. Mycket god förmåga att uttrycka dig väl på svenska i både tal och skrift. Avancerade kunskaper i Microsoft Office-paketet, särskilt PowerPoint. God vana av att använda digitala verktyg och AI-stöd för att effektivisera arbete. Erfarenhet av mötesadministration, kalenderhantering och protokollskrivning. Det är meriterande om du har Eftergymnasial utbildning inom administration, ekonomi, kommunikation eller samhällsvetenskap. Erfarenhet av styrelseadministration. Bakgrund inom kommunikation eller verksamhetsutveckling. För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper: Hjälpsam Stresstolerant Social Ordningsam Ansvarstagande Energisk Vår rekryteringsprocess Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work. Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.

Vi söker en erfaren VD-assistent till ett försäkringsbolag i Stockholm. Start är 24 augusti, 2 månader tidsbegränsat uppdrag till att börja med, möjlighet till förlängning efter det. Det här uppdraget är 100% on-site i Stockholm. Vi söker en erfaren VD-assistent för ett uppdrag hos en större kundägd organisation med komplex verksamhet och många intressenter. Rollen innebär att vara ett kvalificerat administrativt stöd till VD, styrelse och koncernledning samt att säkerställa effektiva och professionella processer kring lednings- och styrelsearbete. Uppdraget erbjuder en central position med stort ansvar, högt tempo och breda kontaktytor. Du kommer att bidra med struktur, koordinering och kvalitet i verksamhetens ledningsarbete samt hantera affärskritisk och konfidentiell information med hög grad av integritet och professionalism. Uppdragsbeskrivning / arbetsuppgifter I rollen kommer du bland annat att: Stödja VD, styrelseledamöter och ledningsfunktioner i det dagliga arbetet Ansvara för avancerad kalender- och möteshantering Koordinera och administrera lednings- och styrelsemöten Hantera mötesunderlag, dokumentation och beslutsmaterial Säkerställa effektiva processer kring styrelse- och ledningsarbete Koordinera interna och externa kontakter samt intressenter Planera och följa upp aktiviteter, deadlines och prioriteringar Hantera konfidentiell information med hög grad av sekretess Bidra till struktur, kvalitet och effektivitet i ledningsarbetet Skallkrav Minst fem (5) års erfarenhet som VD-assistent, Executive Assistant eller motsvarande roll Erfarenhet av att stötta ledning på hög nivå Erfarenhet av kvalificerad kalender- och mötesadministration Erfarenhet av koordinering mellan flera interna och externa intressenter Mycket god administrativ och organisatorisk förmåga Mycket goda kunskaper i Microsoft 365 Mycket god förmåga att uttrycka sig på svenska i tal och skrift God förmåga att uttrycka sig på engelska i tal och skrift Meriterande Erfarenhet från försäkringsbranschen Erfarenhet från bank- eller finanssektorn Erfarenhet från större koncernorganisationer Erfarenhet av styrelseadministration Erfarenhet av arbete i ledningsgrupp Erfarenhet av bolagsstyrning (Corporate Governance) Erfarenhet från reglerad verksamhet Personliga egenskaper Vi söker dig som arbetar självständigt, strukturerat och med stor noggrannhet. Du har hög integritet och är van att hantera känslig information med gott omdöme. Du är serviceinriktad, lösningsorienterad och har en naturlig förmåga att skapa förtroendefulla relationer med olika intressenter. Vidare är du proaktiv och har förmågan att ligga steget före genom att identifiera behov, förebygga utmaningar och skapa goda förutsättningar för ett effektivt ledningsarbete. Vi värdesätter även god organisatorisk förståelse och ett professionellt omdöme som gör att du kan navigera framgångsrikt i komplexa verksamheter med många kontaktytor. Särskilt värdefull erfarenhet Stöd till VD och koncernledning Styrelsearbete och styrelseadministration Hantering av styrelsematerial och beslutsunderlag Protokollhantering och governance-processer Arbete i större organisationer med många intressenter Denna roll kräver flytande kunskaper i både svenska och engelska. Detta är ett konsultuppdrag på 100% via Incluso i Stockholm. Start är 24 augusti, 2 månader tidsbegränsat uppdrag till att börja med, möjlighet till förlängning efter det. Det här uppdraget är 100% on-site i Stockholm. Vänligen sök med CV och motivering via länken nedan. Vi presenterar kandidater löpande. Ansvarig rekryterare på Incluso är Marianne Nilsson.

Vill du arbeta nära högsta ledningen i en organisation där struktur, kvalitet och framdrift gör verklig skillnad? Är du en proaktiv person som trivs i en central roll med stort ansvar, många kontaktytor och varierande arbetsuppgifter? Nu söker vi en erfaren och driven VD-assistent som vill vara ett kvalificerat stöd till VD och företagsledning under ett spännande uppdrag i Stockholm. 🚀Om uppdraget I rollen som VD-assistent får du en nyckelposition där du bidrar till att skapa struktur, effektivitet och kvalitet i ledningsarbetet. Du arbetar nära VD och företagsledning och ansvarar för att koordinera viktiga aktiviteter, säkerställa välfungerande processer och bidra till att beslut och initiativ drivs framåt. Det här är en roll för dig som gillar att ligga steget före, har ett skarpt öga för detaljer och samtidigt förstår helheten i verksamheten. 🎯Dina ansvarsområden Som VD-assistent kommer du bland annat att: ✔️ Planera, koordinera och följa upp VD kalender, möten, resor och åtaganden ✔️ Administrera och koordinera företagsledningsmöten, inklusive agendor, mötesunderlag, protokoll och uppföljning ✔️ Strukturera och paketera information i form av presentationer, sammanfattningar, talmanus och beslutsunderlag ✔️ Följa upp beslut och aktiviteter från ledningsforum för att säkerställa framdrift ✔️ Koordinera interna möten samt bidra vid planering av chefsdagar, medarbetardagar och andra verksamhetsaktiviteter ✔️ Hantera löpande administration såsom resor, fakturor, beställningar och frånvaroärenden ✔️ Utveckla och förbättra processer, mallar, årshjul och arbetssätt inom ledningsstöd 👤Vi söker dig som Har några års erfarenhet av kvalificerat administrativt stöd till VD, ledningsgrupp eller annan beslutsfattande funktion. Du är van att hantera många parallella arbetsuppgifter samtidigt som du behåller hög kvalitet och ett professionellt bemötande. Vi tror även att du har: 🔹 Gymnasieutbildning samt gärna eftergymnasial utbildning inom administration, ekonomi, kommunikation eller liknande område 🔹 Mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska i både tal och skrift 🔹 Mycket goda kunskaper i Microsoft Office-paketet, särskilt PowerPoint 🔹 Erfarenhet av att arbeta med konfidentiell information 🔹 God vana av digitala verktyg och gärna AI-baserade lösningar som effektiviserar administrativa processer Det är meriterande om du har erfarenhet av ledningsgruppsarbete, kommunikation eller verksamhetsutveckling. 💡För att lyckas i rollen Vi söker dig som är: ✨ Strukturerad och noggrann ✨ Proaktiv och lösningsorienterad ✨ Kommunikativ och relationsskapande ✨ Serviceinriktad med hög integritet ✨ Självständig samtidigt som du är en lagspelare ✨ Bekväm med att växla mellan strategisk överblick och detaljfokus Du trivs i en dynamisk miljö där du får ta ansvar, skapa ordning i komplexitet och bidra till att ledningen kan fokusera på verksamhetens viktigaste frågor. 📍 Praktisk information 📌 Placeringsort: Stockholm 📅 Uppdragsperiod: 24 augusti 2026 – 30 oktober 2026 Vi arbetar med löpande urval och ser fram emot din ansökan! Sway Sourcing är en innovativ rekryteringspartner som specialiserar sig på att matcha rätt talang med rätt företag – snabbt och effektivt. Vårt huvudfokus ligger inom Ekonomi, Administration, HR, Marknad och IT, men vi har även den breda expertis och flexibilitet som krävs för att leverera skräddarsydda rekryteringslösningar inom alla branscher. Trots att vi är en relativt ny aktör har vi redan byggt förtroende hos många av Sveriges största företag och arbetar både nationellt och internationellt. Med baser i Sverige och Spanien erbjuder vi en unik kombination av lokal expertis och global räckvidd. Vårt starka nätverk och djupa branschinsikter gör oss till en självklar partner för företag som vill ligga steget före i sin rekrytering.