VD-sekreterare

Vill du ha en central och varierad roll i en mindre organisation med en viktig funktion på den svenska finansmarknaden? SFBF - Swedish Financial Benchmark Facility söker nu en erfaren Executive Assistant som trivs med stort eget ansvar, nära samarbeten och många kontaktytor. Rollen passar dig som uppskattar att arbeta med administrativt stöd där du får ett brett ansvar i en verksamhet där struktur, kvalitet och förtroende är viktigt. Tjänsten är på 60-80% och erbjuder en möjlighet att bli en central del av en professionell organisation med kontor på Blasieholmen i Stockholm. Om rollen Vi söker en Executive Assistant som kommer att ge kvalificerat administrativt och koordinerande stöd till VD och organisationen i stort. Rollen omfattar även ett övergripande ansvar för att kontoret fungerar effektivt i det dagliga arbetet. Som en del av en mindre organisation får du en central och bred roll med nära samarbete med övriga funktioner. Du har löpande kontakt med styrelse- och kommittéledamöter samt andra externa intressenter och bidrar till att skapa struktur och effektiva arbetssätt i organisationen. Rollen rapporterar direkt till VD. Arbetsuppgifterna är varierande men omfattar huvudsakligen att: Förbereda och administrera styrelse- och kommittémöten, inklusive dagordningar, protokoll, årsplaner, mötesunderlag, dokumentation och uppföljning Samordna regulatoriska möten och andra intressentmöten samt tillhörande dokumentation Stödja VD med bolagsadministration, kommunikation, dokumentation, arkivering och återkommande rapporteringsaktiviteter Samordna onboarding och offboarding av medarbetare Planera och administrera återkommande utbildnings- och certifieringsaktiviteter för medarbetare Underhålla hemsida Se till så att kontoret fungerar på ett smidigt sätt Vem vi söker Vi söker dig som är erfaren, positiv, strukturerad och som trivs i en mindre organisation där nära samarbete, flexibilitet och tydlig kommunikation är en naturlig del av vardagen. Du är serviceinriktad och lösningsorienterad med en god förmåga att skapa struktur, koordinera aktiviteter och hålla ihop flera parallella arbetsuppgifter. Du arbetar självständigt och proaktivt, håller ordning på deadlines och ser till att uppgifter följs upp och slutförs. Du har ett gott öga för detaljer utan att tappa helhetsperspektivet. För att trivas i rollen tror vi att du är prestigelös och pragmatisk och uppskattar en varierad arbetsdag. Som en del av teamet är du också beredd att bidra där det behövs och ta dig an ett brett spektrum av arbetsuppgifter. Vi söker dig som har: Minst fem års relevant erfarenhet som Executive Assistant, bolagssekreterare eller från arbete inom bolagsadministration, bolagsstyrning, koordinering eller liknande Mycket god kommunikativ förmåga i tal och skrift, på både svenska och engelska Vana att hantera konfidentiell och känslig information Mycket goda kunskaper i Microsoft 365 och Microsoft SharePoint Erfarenhet från reglerad verksamhet eller den finansiella sektorn är meriterande   Om SFBF - Swedish Financial Benchmark Facility SFBF är en oberoende referensvärdesadministratör som har inrättats för att administrera det svenska referensräntemåttet STIBOR. STIBOR är ett referensvärde för räntor som beräknas och publiceras varje svensk bankdag och utgör ett kritiskt referensvärde av stor betydelse. SFBF är en auktoriserad referensvärdesadministratör som står under tillsyn av Finansinspektionen. På SFBF arbetar idag 10 personer och kontoret ligger på Blasieholmsgatan 4B. Här är man i huvudsak på plats på kontoret även om viss flexibilitet råder.  Vill du veta mer? Tjänsten är på deltid 60-80%, där du arbetar måndag-onsdag eller måndag-torsdag.   Detta är ett konsultuppdrag på sex månader med möjlighet till fortsatt anställning hos SFBF.  Du blir anställd som konsult hos OnePartnerGroup och kommer att vara placerad på SFBF huvudkontor på Blasieholmen. Tillträde sker omgående, så vänta inte med att skicka in din ansökan. Vi går igenom kandidater löpande och tjänsten kan komma att tillsättas före sista ansökningsdatum. Vi tar inte emot ansökningarna via mail. Har du frågor om tjänsten eller undrar hur processen ser ut framöver är du välkommen att kontakta ansvariga rekryteringskonsulter Christina Stenbeck på [email protected] (mailto:[email protected]) eller Ida Winther på [email protected] (mailto:[email protected]).  När du blir en av oss Som konsult på OnePartnerGroup omfattas du av kollektivavtal med bland annat försäkringar, tjänstepension och fackliga relationer. Du har också regelbunden kontakt med din konsultchef. Hos oss får du möjlighet att testa nya utmaningar och utvecklas under trygga förhållanden. På OnePartnerGroup arbetar vi med rekrytering och bemanning med en tydlig drivkraft – att se dig lyckas och nå dina mål på både kort och lång sikt. Med lokal förankring på ett 50-tal orter, från Malmö i söder till Kalix i norr, finns vi nära dig. Vi ser fram emot att höra från dig!

Om företaget Hos Avaron får du tryggheten i en fast anställning kombinerat med variationen av att arbeta ute hos olika kunder. Vi tillsätter specialister inom allt från teknik, IT och industri till projektledning och affärsstöd – och oavsett uppdrag har du en konsultchef som finns där för dig och din utveckling. Om rollen Du kliver in i en nyckelroll i en verksamhet som ansvarar för samhällsviktig hamninfrastruktur och service för resenärer, godsflöden och näringsliv. Här får du kombinera två perspektiv: dels ett övergripande ansvar för en välfungerande kontors- och terminalmiljö, dels nära stöd till VD i det dagliga arbetet. Tyngdpunkten ligger på att skapa struktur, få interna serviceflöden att fungera smidigt och se till att reception, kontor och terminal håller hög kvalitet i vardagen. Samtidigt blir du en viktig avlastning till ledningen genom att ligga steget före, samordna praktiska frågor och bidra med ordning i en miljö med många kontaktytor. Det här är en roll för dig som trivs med att ha överblick, ta initiativ och skapa fungerande lösningar i en komplex vardag. Kombinationen av operativt ansvar, stor variation och nära samarbete med ledningen gör rollen särskilt intressant. ArbetsuppgifterDu ger VD service och administrativt stöd i det dagliga arbetet. Du planerar och samordnar resor, konferenser och evenemang för koncernledningen. Du arbetsleder receptionen och stöttar inhyrd kontorspersonal. Du ansvarar för att kontoret och terminalen fungerar väl och erbjuder en optimal, funktionell och tilltalande arbetsmiljö. Du agerar kravställare i kontorsrelaterade upphandlingar och ansvarar för uppföljning av avtal. Du samordnar telefoni, uppdaterar adresslistor och hanterar resebokningar. Du uppdaterar intranätet tillsammans med kommunikationsavdelningen. Du ansvarar för budget inom intern service, skapar inköpsordrar och konterar samt attesterar fakturor. Du tar fram underlag och förslag till årsbudget för VD och styrelse. Du leder skyddsronder för kontor och terminal samt sammanställer fysiska arbetsmiljöundersökningar. Du ansvarar för bolagets bilpool och cyklar. KravDu kan planera, prioritera och hålla ordning på komplexa kalendrar och flöden. Du kan fatta egna beslut, driva projekt och lösa uppgifter självständigt. Du uttrycker dig klart och professionellt i både tal och skrift på svenska och engelska. Du har B-körkort. Du har förmåga att hantera konfidentiell och känslig information med stor sekretess. MeriterandeDu har vana av att hantera och förvalta kontorsrelaterade avtal. Du har tidigare arbetat som kontorsansvarig och/eller VD-assistent. Vi erbjuderFast anställning hos Avaron AB Tjänstepension Friskvårdsbidrag på 5 000 kr per år Ansökan Vi tillsätter löpande – sök gärna så snart du kan.

Vill du bli en nyckelperson i ett internationellt läkemedelsbolag? Vi söker en serviceinriktad assistent som trivs med varierande uppgifter och vill bidra med positiv energi till vårt engagerade team. Välkommen in med din ansökan!   Om tjänsten Vår kund är ett ledande internationellt läkemedelsföretag som kombinerar global räckvidd med en personlig och värderingsdriven kultur. De utvecklar innovativa behandlingar inom specialistvård och sällsynta sjukdomar, med ett starkt engagemang för hållbarhet. Det nordiska teamet sitter i centrala Stockholm och präglas av hög kompetens, korta beslutsvägar och en hjälpsam gemenskap. Som Marknadsassistent är du en nyckelspelare och ger värdefullt stöd till flertal funktion, bland annat Access, Public Affairs och HR och även Pharmaceutical Affairs. Du hanterar allt från enklare ekonomiadministration till eventkoordinering och kontorsservice. Rollen erbjuder en varierad vardag i en dynamisk miljö där du ställs inför många parallella uppgifter. Vi söker dig som drivs av struktur och ordning, och som motiveras av att skapa förutsättningar för andra att lyckas. Du erbjudsen varierad vardag i en dynamisk miljö där du blir en del av ett stöttande team. Rollen erbjuder stor insyn i företagets olika funktioner och möjlighet att arbeta med meningsfulla projekt inom Life Science. Arbetsuppgifter Rollen innebär ett brett administrativt stöd som omfattar grundläggande ekonomihantering, kommunikationsstöd, eventplanering samt daglig kontorsdrift. Rollen är för dig som drivs av att möjliggöra framgång till andra och motiveras av att ge service och hjälpa till. Dina främsta arbetsuppgifter kommer att vara: Stötta Access- och kommunikationsfunktioner vid externa event och seminarier Skapa, godkänna och ladda upp innehåll enligt kommunikationsplanen Hantera inköpsrekvisitioner och kvittohantering i SAP Administrera kontraktsprocesser, från skapande till arkivering och leverantörsupplägg Koordinera logistik för interna möten, utbildningar och personalaktiviteter Ansvara för kontorsservice, posthantering och mottagande av besökare Sköta gemensamma ytor, beställningar av kontorsmaterial och köksutrustning Vi söker dig som Har en avslutad gymnasial utbildning Har tidigare relevant arbetslivserfaren inom administration och service som bedöms relevant Är flytande i svenska och kommunicerar obehindrat i engelska, i både i tal och skrift, då det används i det dagliga arbetet Har god system- och datavana Har erfarenhet av att hantera flera parallella uppgifter i en stödjande roll Det är meriterande om du har Erfarenhet av en liknande roll och/eller liknande arbetsuppgifter Kunskap i SAP eller liknande affärssystem För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper: Hjälpsam Social Ordningsam Ansvarstagande Intellektuellt nyfiken Vår rekryteringsprocess Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work. Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.

Om tjänsten Poolia söker nu en personaladministratör till Institutionen för ekologi vid Sveriges lantbruksuniversitet, SLU. Detta är ett konsultuppdrag där du blir anställd av Poolia och arbetar på uppdrag hos SLU. Uppdraget är på heltid och planeras att starta 1 november eller enligt överenskommelse och pågå i 10 månader med möjlighet till förlängning. Institutionen behöver en personaladministratör under en föräldraledighet och söker därför en person som kan hantera och stötta i löpande och operativa HR-frågor. Uppdraget är tydligt avgränsat och innebär inte ett strategiskt HR-ansvar, utan fokus ligger på att stötta verksamheten och hålla det dagliga HR-arbetet flytande. Dina arbetsuppgifter Du kommer bland annat att arbeta med HR-administration, stötta rekryteringsprocesser och hjälpa chefer och medarbetare med olika personalrelaterade frågor. Eftersom institutionen har många internationella medarbetare kommer du även att hantera frågor kopplade till exempelvis migration, etablering i Sverige och praktiska frågor kring att vara ny i landet, även hantera frågor kring exempelvis semester och lön. Du arbetar nära den administrativa chefen, som leder och stöttar det administrativa arbetet, och du har många kontaktytor med institutionens prefekt, biträdande prefekter, chefer och medarbetare. Du kommer också att ha löpande kontakt med universitetets personal- och löneavdelning såväl som Skatteverket och Migrationsverket. Vem är du? Vi söker dig som har några års erfarenhet av HR-administration eller liknande operativt HR-arbete. Du behöver inte ha arbetat inom HR i många år, det viktigaste är att du är självgående, initiativtagande och trygg i din kompetens. Det är meriterande om du har eftergymnasial utbildning inom HR/personal samt erfarenhet av rekryteringsadministration. Det är också meriterande om du har erfarenhet från HR-arbete inom offentlig verksamhet. Du är van vid att hantera flera parallella arbetsuppgifter och har lätt för att snabbt sätta dig in i nya frågor och system. Du har skinn på näsan, tar ansvar för dina arbetsuppgifter och väntar inte på att saker ska komma till dig. Som person är du empatisk, strukturerad och lösningsorienterad. Du har lätt för att växla mellan olika typer av frågor och behåller ordning och struktur även när tempot är högt. Du är prestigelös och tycker om att samarbeta med andra. Du har god kunskap i Officepaketet och lätt för att sätta dig in i nya system. Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift, är ett krav. Om verksamheten Institutionen för ekologi är en av institutionerna vid Sveriges lantbruksuniversitet, SLU, och bedriver forskning och utbildning inom ekologi och miljö. Institutionen har en internationell verksamhet med medarbetare från olika delar av världen, vilket innebär att HR-arbetet omfattar många olika typer av frågor och kontaktytor. Som personaladministratör blir du en del av institutionens administrativa organisation och arbetar nära både administrativ chef och prefekt samt övriga chefer, prefekter och medarbetare. Om Poolia Poolia är ett rekryterings- och bemanningsföretag. Men vi föredrar att se oss som experter på att hitta och matcha kompetens. För det är alltid människorna som gör skillnad. Det är individer som skapar resultat. Rätt individer på rätt plats bygger framgångsrika företag. Konsultrollen passar dig som på kort tid vill skaffa dig bred erfarenhet. Vi erbjuder dig chansen att arbeta på populära arbetsplatser med välkända varumärken där du kan utveckla din kompetens och bredda ditt CV. Du kommer att trivas som konsult om du söker en värld av spännande uppdrag och nya kontaktnät. Vid din sida har du din konsultchef som agerar bollplank och stöttar dig i att lyckas på dina uppdrag. Vi vill att du ska må bra och trivas med oss på Poolia. Därför erbjuder vi dig friskvårdsbidrag, rabatter på olika träningsanläggningar och ordnar regelbundet sociala aktiviteter. Självklart omfattas din anställning på Poolia av kollektivavtal, försäkringar, tjänstepension samt företagshälsovård. Urval sker löpande, så välkommen med din ansökan redan idag!

Executive Assistant till spännande uppdrag i Stockholm Future People söker nu en erfaren och driven Ledningskoordinator / Executive Assistant för ett konsultuppdrag hos en av våra kunder i Stockholm. Rollen passar dig som trivs nära ledning, tycker om att skapa struktur och ligger steget före i en miljö med högt tempo och många kontaktytor. Du blir konsultanställd hos Future People på heltid fram till årsskiftet, med start så snart som möjligt. Hos Future People får du inte bara ett uppdrag. Du får en partner i din karriär. Vi är specialister inom rekrytering och bemanning, och vårt fokus är enkelt: att matcha rätt person med rätt uppdrag och skapa långsiktigt värde för både våra konsulter och kunder. Det är också därför vi är ett av de mest uppskattade konsultbolagen i branschen. Ta nästa steg i din karriär – och väx tillsammans med oss! Om rollen Som ledningskoordinator får du en central roll där du stöttar en senior chef och enhetens ledningsgrupp. Du blir den som håller ihop trådarna, skapar struktur och ser till att möten, aktiviteter och administrativa processer fungerar smidigt. Rollen kombinerar kvalificerat chefsstöd med koordinering, kommunikation och praktisk administration. Du behöver därför trivas med att växla mellan både strategiska och operativa uppgifter. Exempel på arbetsuppgifter Planera och koordinera ledningsgruppens arbete och möten Strukturera agendor, boka möten och bjuda in föredragshållare Skriva protokoll samt följa upp beslut och aktiviteter Ansvara för kalenderhantering och kvalificerat administrativt chefsstöd Ta fram presentationer och informationsmaterial Samordna rapportering och informationsflöden Planera och administrera konferenser, event, resor och större möten Hantera leverantörsfakturor, beställningar och behörigheter Identifiera möjligheter att förenkla och effektivisera administrativa arbetssätt och processer Vem söker vi? Vi söker dig som har flera års erfarenhet som ledningskoordinator, Executive Assistant, chefsassistent eller motsvarande, gärna från en större och komplex organisation. Du är van vid att självständigt strukturera din arbetsdag, prioritera mellan olika behov och hantera flera parallella uppgifter med olika deadlines. Eftersom du arbetar nära ledningen är det också viktigt att du har hög integritet och är trygg med att hantera känslig och konfidentiell information. Vi tror att du: Har cirka 4–8 års relevant erfarenhet Har erfarenhet av kvalificerat stöd till chef och/eller ledningsgrupp Är mycket strukturerad och har god planeringsförmåga Kommunicerar obehindrat på svenska och engelska Är självgående, initiativtagande och lösningsorienterad Har ett öga för detaljer samtidigt som du behåller helhetsperspektivet Trivs med många kontaktytor och är prestigelös och samarbetsorienterad Tycker om att utveckla och effektivisera administrativa rutiner och processer Framför allt söker vi dig som ser vad som behöver göras och får det att hända. Varför Future People? Ett kvalificerat uppdrag hos noggrant utvalda och attraktiva kunder Trygghet genom hela uppdraget – vi finns med dig hela vägen, inte bara vid start Professionellt stöd i att ta fram ett slagkraftigt CV som stärker din position på marknaden Ett dedikerat konsultstöd med tät dialog, feedback och karriärcoachning Fast grundlön – till skillnad från många i branschen erbjuder vi stabilitet och förutsägbarhet Möjlighet att bygga ett starkt nätverk och ta nästa steg i din karriär Konkurrenskraftiga villkor och en ersättning som speglar din kompetens Friskvårdsbidrag på 3 000 kr per år – vi vill att du ska må bra både på och utanför jobbet Vi håller dig uppdaterad genom hela rekryteringsprocessen – du behöver aldrig undra var du står. Omfattning: 100 % Placering: Stockholm Start: Så snart som möjligt Uppdragsperiod: Fram till årsskiftet 2026/2027 Anställningsform: Konsultanställning hos Future People Du söker tjänsten via www.futurepeople.se. Vi har inte möjlighet att ta emot ansökningar via e-post med hänsyn till GDPR.

Vill du arbeta i händelsernas centrum, driva utveckling i en snabbfotad startup-kultur och accelerera din karriär nära bolagets högsta ledning? På 1KOMMA5° söker vi nu en vass, driven och flexibel Executive Assistant (VD-assistent) som vill bli VD:s högra hand – och en viktig stödfunktion för hela vår ledningsgrupp. Om rollen Som Executive Assistant arbetar du operativt och mycket tätt tillsammans med vår VD, samtidigt som du agerar stöd åt övriga chefer i organisationen. Det är en bred och varierad roll där du rör dig sömlöst mellan högt och lågt – från strategisk planering till praktiskt genomförande. Du blir spindeln i nätet som säkerställer struktur, framdrift och att VD:s vardag flyter på maximalt effektivt. I dina arbetsuppgifter ingår bland annat: Kalender- och planeringsansvar: Hantera, prioritera och strukturera VD:s kalender, möten och resor. Mötesförberedelser och uppföljning: Skapa presentationer, agendor och underlag samt följa upp att beslut genomförs. Operativ koordination: Agera länk mellan VD, ledningsgrupp och resten av organisationen. Projekt & Administration: Driva mindre interna projekt, koordinera ledningsdagar/event samt hantera löpande administration. Rådgivning: Agera tryggt bollplank åt VD och ha örat mot marken för att fånga upp vad som händer i organisationen. Vem du är Vi söker en utpräglad "doer" med ett starkt business mindset. Du är sannolikt i ett relativt tidigt skede i karriären, men väger upp det med driv, engagemang och en fantastisk förmåga att få saker att hända. Du trivs som bäst när det händer mycket och hugger gärna i där det behövs. För att lyckas i rollen ser vi att du har: Erfarenhet av en kombination av försäljning och administrativa roller. Erfarenhet av att tidigare ha arbetat nära en ledningsgrupp eller VD (eller i en liknande koordinerande roll nära beslutsfattare), vilket ses som mycket meriterande. Ett utpräglat sinne för struktur, noggrannhet och ett öga för detaljer. En stark drivenhet, en positiv inställning och en naturlig flexibilitet när förutsättningar ändras. Mycket god förmåga att uttrycka dig på både svenska och engelska i tal och skrift. Detta får du hos oss: ⚡Anställningsform: Tillsvidareanställning på heltid. ⚡Att bli en del av ett ledande cleantechbolag inom förnybar energi i Europa, samt ett team där energin pulserar, där tempot smittar och där varje insats driver er framåt med tydlig kraft och gemensamt fokus. ⚡Sky is the limit! Vi erbjuder kompetensutveckling, mentorskap och interna utbildningar för att du ska nå din fulla potential. ⚡Friskvård och hälsoförmåner, personal- och hotellrabatter samt tjänstepension. Om oss Vi driver visionen om en klimatneutral villamarknad och erbjuder solceller, laddboxar, energilagring, värmepumpar, elavtal och vårt AI-styrsystem Heartbeat AI. Sedan starten 2021 har vi vuxit till 3000 medarbetare på 80 platser runt om i världen och blev unicorn 2023 som ett av världens snabbast växande cleantechbolag. Övrigt START: Enligt överenskommelse PLATS: Malmö OMFATTNING: 100% 1KOMMA5° strävar efter att vara en attraktiv arbetsgivare som är fri från diskriminering och ger lika möjligheter för alla. I vår personalsammansättning vill vi spegla samhället i övrigt och välkomnar både kvinnor och män i olika åldrar och med olika bakgrund till att bli vår kollega. För att säkerställa att våra medarbetares värdegrund stämmer överens med 1KOMMA5º tar vi en bakgrundskontroll som en del av rekryteringsprocessen. Vi tar endast emot och bearbetar ansökningar via annons och inte via mejl.

Executive Assistant till spännande uppdrag i Stockholm Future People söker nu en erfaren och driven Ledningskoordinator / Executive Assistant för ett konsultuppdrag hos en av våra kunder i Stockholm. Rollen passar dig som trivs nära ledning, tycker om att skapa struktur och ligger steget före i en miljö med högt tempo och många kontaktytor. Du blir konsultanställd hos Future People på heltid fram till årsskiftet, med start så snart som möjligt. Hos Future People får du inte bara ett uppdrag. Du får en partner i din karriär. Vi är specialister inom rekrytering och bemanning, och vårt fokus är enkelt: att matcha rätt person med rätt uppdrag och skapa långsiktigt värde för både våra konsulter och kunder. Det är också därför vi är ett av de mest uppskattade konsultbolagen i branschen. Ta nästa steg i din karriär – och väx tillsammans med oss! Om rollen Som ledningskoordinator får du en central roll där du stöttar en senior chef och enhetens ledningsgrupp. Du blir den som håller ihop trådarna, skapar struktur och ser till att möten, aktiviteter och administrativa processer fungerar smidigt. Rollen kombinerar kvalificerat chefsstöd med koordinering, kommunikation och praktisk administration. Du behöver därför trivas med att växla mellan både strategiska och operativa uppgifter. Exempel på arbetsuppgifter Planera och koordinera ledningsgruppens arbete och möten Strukturera agendor, boka möten och bjuda in föredragshållare Skriva protokoll samt följa upp beslut och aktiviteter Ansvara för kalenderhantering och kvalificerat administrativt chefsstöd Ta fram presentationer och informationsmaterial Samordna rapportering och informationsflöden Planera och administrera konferenser, event, resor och större möten Hantera leverantörsfakturor, beställningar och behörigheter Identifiera möjligheter att förenkla och effektivisera administrativa arbetssätt och processer Vem söker vi? Vi söker dig som har flera års erfarenhet som ledningskoordinator, Executive Assistant, chefsassistent eller motsvarande, gärna från en större och komplex organisation. Du är van vid att självständigt strukturera din arbetsdag, prioritera mellan olika behov och hantera flera parallella uppgifter med olika deadlines. Eftersom du arbetar nära ledningen är det också viktigt att du har hög integritet och är trygg med att hantera känslig och konfidentiell information. Vi tror att du: Har cirka 4–8 års relevant erfarenhet Har erfarenhet av kvalificerat stöd till chef och/eller ledningsgrupp Är mycket strukturerad och har god planeringsförmåga Kommunicerar obehindrat på svenska och engelska Är självgående, initiativtagande och lösningsorienterad Har ett öga för detaljer samtidigt som du behåller helhetsperspektivet Trivs med många kontaktytor och är prestigelös och samarbetsorienterad Tycker om att utveckla och effektivisera administrativa rutiner och processer Framför allt söker vi dig som ser vad som behöver göras och får det att hända. Varför Future People? Ett kvalificerat uppdrag hos noggrant utvalda och attraktiva kunder Trygghet genom hela uppdraget – vi finns med dig hela vägen, inte bara vid start Professionellt stöd i att ta fram ett slagkraftigt CV som stärker din position på marknaden Ett dedikerat konsultstöd med tät dialog, feedback och karriärcoachning Fast grundlön – till skillnad från många i branschen erbjuder vi stabilitet och förutsägbarhet Möjlighet att bygga ett starkt nätverk och ta nästa steg i din karriär Konkurrenskraftiga villkor och en ersättning som speglar din kompetens Friskvårdsbidrag på 3 000 kr per år – vi vill att du ska må bra både på och utanför jobbet Vi håller dig uppdaterad genom hela rekryteringsprocessen – du behöver aldrig undra var du står. Omfattning: 100 % Placering: Stockholm Start: Så snart som möjligt Uppdragsperiod: Fram till årsskiftet 2026/2027 Anställningsform: Konsultanställning hos Future People Du söker tjänsten via www.futurepeople.se. Vi har inte möjlighet att ta emot ansökningar via e-post med hänsyn till GDPR.

Vi söker en Agenda Manager till ett företag i Stockholm. Start är i augusti, 1 års tidsbegränsat uppdrag till att börja med, möjlighet till förlängning efter det. Denna roll är 100% onsite i Stockholm. Vi söker en erfaren och driven konsult för rollen som Agenda Manager till vår kunds affärsområde. Uppdraget innebär att fungera som ett strategiskt och operativt stöd till Affärschefen och ledningsgruppen med fokus på verksamhetsstyrning, planering, uppföljning och ledningsprocesser. Rollen är central för att skapa struktur, framdrift och kvalitet i affärsområdets arbete. Konsulten kommer att fungera som Affärschefens högra hand och säkerställa att strategiska initiativ, verksamhetsplanering och beslut omsätts i konkreta aktiviteter med tydlig uppföljning. Vi söker en person med konsultmässigt arbetssätt, hög egen drivkraft och förmåga att arbeta självständigt i en komplex verksamhet med många intressenter. Huvudsakliga ansvarsområden Fungera som strategiskt och operativt stöd till Affärschefen och ledningsgruppen. Planera, strukturera och driva ledningsgruppens agenda samt säkerställa att rätt frågor hanteras vid rätt tillfälle. Koordinera, förbereda och kvalitetssäkra ledningsmöten, workshops, verksamhetsforum och andra strategiska forum. Säkerställa att beslutsunderlag håller hög kvalitet och att möten är väl förberedda med relevanta underlag, deltagare och syften. Driva och koordinera verksamhetsplanering samt löpande uppföljning av affärsplan och strategiska initiativ. Följa upp beslut, aktiviteter och åtaganden samt säkerställa framdrift och genomförande. Samordna och koordinera aktiviteter mellan olika delar av organisationen. Identifiera förbättringsmöjligheter inom styrning, planering och ledningsprocesser. Stödja Affärschefen i prioriteringar, kommunikation och framdrift i affärsområdets viktigaste frågor. Planera och genomföra större möten, konferenser och ledningsworkshops. Skallkrav Flerårig erfarenhet av att arbeta nära chef, ledningsgrupp eller motsvarande beslutsforum. Erfarenhet från managementkonsultroll, Chief of Staff-funktion eller annan strategisk verksamhetsutvecklande roll. Dokumenterad erfarenhet av verksamhetsplanering, uppföljning och koordinering av strategiska initiativ. Mycket god förmåga att strukturera, prioritera och driva arbete framåt i komplexa organisationer. Erfarenhet av att ta fram beslutsunderlag, presentationer och ledningsmaterial på hög nivå. Mycket god kommunikativ förmåga i tal och skrift på svenska. Mycket goda kunskaper i Microsoft 365, särskilt PowerPoint, Excel, Outlook och Copilot. Förmåga att arbeta självständigt, proaktivt och med hög leveranssäkerhet. Meriterande erfarenheter (bör-krav) Erfarenhet från större organisationer med etablerade styr- och beslutsprocesser. Erfarenhet av förändringsledning eller verksamhetsutveckling. Erfarenhet av att facilitera workshops och ledningsforum. Erfarenhet från kunskapsintensiva verksamheter eller konsultorganisationer. Erfarenhet av portföljstyrning, strategisk planering eller PMO-liknande arbete. Personliga egenskaper Hög strategisk förmåga kombinerat med stark operativ genomförandekraft. Strukturerad, analytisk och lösningsorienterad. Prestigelös och trygg i att samarbeta med olika roller och ledningsnivåer. Proaktiv med förmåga att identifiera behov och driva frågor framåt utan detaljstyrning. Professionell och förtroendeingivande med god integritet. Stark samarbetsförmåga och vana att hantera många parallella aktiviteter Denna roll kräver flytande kunskaper i både svenska och engelska. Detta är ett konsultuppdrag på 100% via Incluso i Stockholm. Start är i augusti, 1 års tidsbegränsat uppdrag till att börja med, möjlighet till förlängning efter det. Det här uppdraget är 100% on-site i Stockholm. Vänligen sök med CV och motivering via länken nedan. Vi presenterar kandidater löpande. Ansvarig rekryterare på Incluso är Marianne Nilsson.

Är du en erfaren Executive Assistant som trivs i en internationell miljö där ingen dag är den andra lik? Har du en naturlig förmåga att ligga steget före, skapa struktur och stötta seniora ledare i en snabbföränderlig verksamhet? Då kan detta vara uppdraget för dig! Vi söker nu en Executive Assistant till ett spännande konsultuppdrag hos ett globalt teknikföretag. Du blir en nyckelperson som stöttar seniora chefer och medlemmar i den globala ledningsgruppen med allt från strategisk kalenderplanering till internationell koordinering och administration. Dina ansvarsområden Som Executive Assistant kommer du att vara en viktig partner till ledningen och ansvara för att vardagen fungerar smidigt genom att: 📅 Hantera komplex kalender- och mötesplanering ✈️ Koordinera nationella och internationella resor, inklusive bokningar och reseplaner 🤝 Planera och koordinera ledningsmöten, offsites och 1:1-möten 📊 Förbereda presentationer, mötesunderlag och rapporter 📝 Dokumentera möten och följa upp beslut och aktiviteter 💳 Hantera reseräkningar och utlägg 🌍 Samarbeta med intressenter över flera länder och tidszoner ⚡ Prioritera inkommande förfrågningar och stötta ledningen i det dagliga arbetet 🔒 Hantera konfidentiell information med hög integritet ✅Vi söker dig som har Flera års erfarenhet som Executive Assistant till VD eller annan senior ledning Erfarenhet från internationella eller globala organisationer Mycket god vana av att koordinera komplexa aktiviteter över olika tidszoner Stark administrativ och organisatorisk förmåga Avancerade kunskaper i Microsoft 365 (Outlook, Teams, PowerPoint, Excel och Word) Mycket god kommunikativ förmåga på engelska, både muntligt och skriftligt 🌟För att lyckas i rollen tror vi att du är Strukturerad och har ett öga för detaljer Proaktiv och lösningsorienterad Serviceinriktad med ett prestigelöst arbetssätt Professionell och trygg i kontakten med seniora beslutsfattare Självgående samtidigt som du trivs med att samarbeta Van att prioritera i en dynamisk och snabb arbetsmiljö 💡 Har du tidigare arbetat inom en teknikdriven organisation eller stöttat ledningsgrupper och styrelser är det meriterande. Praktiska detaljer: 📍 Plats: Stockholm (hybrid) 📅 Start: 14 juli 2026 ⏳ Omfattning: Heltid under de första 6 månaderna, därefter deltid 📆 Uppdragets längd: Cirka 10–12 månader Låter det som nästa steg i din karriär? Vi ser fram emot din ansökan! Sway Sourcing är en innovativ rekryteringspartner som specialiserar sig på att matcha rätt talang med rätt företag – snabbt och effektivt. Vårt huvudfokus ligger inom Ekonomi, Administration, HR, Marknad och IT, men vi har även den breda expertis och flexibilitet som krävs för att leverera skräddarsydda rekryteringslösningar inom alla branscher. Trots att vi är en relativt ny aktör har vi redan byggt förtroende hos många av Sveriges största företag och arbetar både nationellt och internationellt. Med baser i Sverige och Spanien erbjuder vi en unik kombination av lokal expertis och global räckvidd. Vårt starka nätverk och djupa branschinsikter gör oss till en självklar partner för företag som vill ligga steget före i sin rekrytering.

Do you have experience supporting senior leaders in an international setting? We are now looking for an Executive Assistant who will take on a central role in supporting top-level executives, ensuring structure, prioritization and smooth day-to-day operations. About the job This is a full-time consulting assignment for an initial period of six months. You will be employed by Bravura and work as a consultant at the company. There may be a possibility for extension of the assignment. About the company The company is a global organization with headquarters in Stockholm, operating across multiple international markets. You will be part of a professional and fast-paced environment where collaboration across regions and functions is a natural part of the daily work. The role involves close interaction with senior leadership and contributes directly to the efficiency of executive operations. More information about the company will be shared during the interview process. Tasks and responsibilities In this role, you will support senior executives, including members of the Global Leadership Team and the CEO, ensuring smooth day-to-day operations through structured and proactive coordination. You will manage complex calendars, coordinate international travel, and handle administrative processes such as expense reporting. You will also support executive meetings by preparing materials, managing agendas, documenting outcomes, and following up on actions. The role requires a proactive approach, where you anticipate needs, prioritize effectively, and handle requests with sound judgment in a fast-paced, global environment. Key tasks include: Managing complex calendars, meetings, and executive schedules Coordinating international travel, itineraries, and expense administration Preparing presentations, meeting materials, and documentation Supporting executive meetings, offsites, and leadership forums Handling incoming requests and prioritizing tasks on behalf of executives Education, experience and personal characteristics Previous experience as an Executive Assistant supporting C-level executives Experience working in an international or global organization Strong communication skills in English, both written and spoken Advanced skills in Microsoft Office (Outlook, PowerPoint, Excel) It is also meritorious if you have: Experience supporting multiple senior stakeholders simultaneously Experience working closely with executive leadership teams To succeed in this role, you are someone who creates structure in a fast-moving environment and takes ownership of your work. You are comfortable handling sensitive information with discretion and act with integrity in all interactions. Your ability to communicate clearly and professionally allows you to build trust at all levels of the organization. You enjoy working proactively, anticipating needs before they arise, and you have a natural ability to prioritize and make sound decisions under pressure. Other information Start: As soon as possible Location: Stockholm Salary: According to agreement We use a competency-based method in all recruitment processes to ensure unbiased selection. We also work with ongoing selection, which means that we’ll take down the job ad when enough candidates have reached the final steps of the process. If you are considered for the position, we will contact you for an initial interview. Regardless of whether you proceed in the process or not, you will receive feedback on your application. If you have questions about the service or about your application, you are welcome to contact our support by emailing [email protected] or calling 010-171 47 10 and we will help you. Please indicate which service it applies to. We recommend that you submit your application immediately as we make a continuous selection. Welcome with your application! #Nextgen