Arbeta direkt med VD och ledningsgrupp hos vår kund, ett av Skandinaviens mest spännande skönhetsbolag. Här får du driva strategiska projekt och implementera AI-drivna arbetssätt i en kreativ och snabbrörlig miljö. Om tjänsten Som Executive Assistant blir du ledningsgruppens operativa ryggrad och arbetar nära VD:n med allt från investerarpresentationer till tvärfunktionella projekt. Du kombinerar strategisk höjd med operativ disciplin för att öka effektiviteten i hela organisationen. Tjänsten är ett vikariat från Augusti 2026 till April 2027. Du erbjuds Du får en unik insyn i bolagets strategiska beslutsfattande och möjlighet att påverka en global tillväxtresa. De erbjuder en dynamisk arbetsplats där kreativitet möter expertis och där din förmåga att använda ny teknik verkligen värdesätts. Arbetsuppgifter Rollen innebär ett brett ansvar för att stötta ledningen operativt och strategiskt, med ett särskilt fokus på projektledning, kommunikation och teknisk effektivisering genom AI. Ansvara för VD:s kalender, reseplanering och mötesförberedelser Producera högkvalitativa presentationer för styrelsemöten och investeraruppdateringar Driva tvärfunktionella projekt Författa och kvalitetssäkra intern och extern kommunikation på uppdrag av ledningen Använda AI-verktyg dagligen för att analysera data och effektivisera arbetsflöden Identifiera möjligheter där AI kan höja kvaliteten på teamets leveranser Vi söker dig som Några års erfarenhet av executive support, projektledning eller managementkonsulting Avancerade kunskaper i AI-verktyg för dagligt arbete Mycket god förmåga i PowerPoint/Google Slides och Excel/Sheets Flytande kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift Stark förmåga att driva projekt självständigt och strukturera komplexa mål Det är meriterande om du har Erfarenhet från retail, mode eller snabbrörliga konsumentvaror (DTC) Kunskap i verktyg som Asana, Slack, Notion eller Figma Erfarenhet av att ha byggt egna automationer och arbetsflöden med AI För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper: Hjälpsam Stresstolerant Ordningsam Intellektuellt nyfiken Vår rekryteringsprocess Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work. Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.

Arbeta direkt med VD och ledningsgrupp hos vår kund, ett av Skandinaviens mest spännande skönhetsbolag. Här får du driva strategiska projekt och implementera AI-drivna arbetssätt i en kreativ och snabbrörlig miljö. Om tjänsten Som Executive Assistant blir du ledningsgruppens operativa ryggrad och arbetar nära VD:n med allt från investerarpresentationer till tvärfunktionella projekt. Du kombinerar strategisk höjd med operativ disciplin för att öka effektiviteten i hela organisationen. Tjänsten är ett vikariat på 12 månader. Du erbjuds Du får en unik insyn i bolagets strategiska beslutsfattande och möjlighet att påverka en global tillväxtresa. De erbjuder en dynamisk arbetsplats där kreativitet möter expertis och där din förmåga att använda ny teknik verkligen värdesätts. Arbetsuppgifter Rollen innebär ett brett ansvar för att stötta ledningen operativt och strategiskt, med ett särskilt fokus på projektledning, kommunikation och teknisk effektivisering genom AI. Ansvara för VD:s kalender, reseplanering och mötesförberedelser Producera högkvalitativa presentationer för styrelsemöten och investeraruppdateringar Driva tvärfunktionella projekt Författa och kvalitetssäkra intern och extern kommunikation på uppdrag av ledningen Använda AI-verktyg dagligen för att analysera data och effektivisera arbetsflöden Identifiera möjligheter där AI kan höja kvaliteten på teamets leveranser Vi söker dig som Några års erfarenhet av executive support, projektledning eller managementkonsulting Avancerade kunskaper i AI-verktyg för dagligt arbete Mycket god förmåga i PowerPoint/Google Slides och Excel/Sheets Flytande kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift Stark förmåga att driva projekt självständigt och strukturera komplexa mål Det är meriterande om du har Erfarenhet från retail, mode eller snabbrörliga konsumentvaror (DTC) Kunskap i verktyg som Asana, Slack, Notion eller Figma Erfarenhet av att ha byggt egna automationer och arbetsflöden med AI För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper: Hjälpsam Stresstolerant Ordningsam Intellektuellt nyfiken Vår rekryteringsprocess Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work. Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.

Vi söker dig som vill bli en nyckelspelare för VD och ledningsgrupp. Vi erbjuder en dynamisk roll där din proaktivitet och organisatoriska förmåga är avgörande. Är det dig vi söker? Skicka in en ansökan redan idag - urval sker löpande. Om tjänsten Vår kund är en global ledare inom vattenteknik som utvecklar innovativa lösningar för att möta världens mest kritiska vattenutmaningar. Med verksamhet i över 150 länder kombinerar de teknisk expertis och starkt engagemang för att bidra till en mer hållbar och effektiv hantering av vattenresurser. I rollen som Executive/CEO Assistant stöttar du Vice President of Product Management samt Vice President of Product Development and Engineering i det dagliga arbetet. Du arbetar nära ledningen i en internationell och dynamisk miljö där du har en viktig samordnande funktion som bidrar till struktur, tydlighet och effektiva arbetsflöden. Genom din initiativförmåga och kommunikativa förmåga hjälper du till att skapa ordning i en komplex organisation och möjliggör välfungerande processer som stöttar ledningen i att driva verksamheten framåt. Detta är ett långsiktigt konsultuppdrag via Academic Work med goda möjligheter till övergång i anställning hos kund för rätt person. Läs på mer här vad det innebär att vara konsult: Att vara konsult Du erbjuds En dynamisk roll i ett internationellt företag. En vänlig arbetsmiljö som värdesätter varje medarbetares potential. Talangfulla och engagerade kollegor över hela världen. Arbetsuppgifter I denna roll kommer du att arbeta nära VD och ledningsgruppen och fungera som en nyckelperson för samordning och stöd inom flera områden. Exempel på arbetsuppgifter är: Ansvara för kalender- och resehantering samt koordinera möten och ledningens dagliga planering. Organisera möten, event och strategidagar inklusive bokningar, catering och mötesdokumentation. Skapa och sammanställa rapporter, presentationer och annat material i Microsoft Office. Fungera som en central kontaktpunkt mellan ledningen och interna team samt säkerställa ett effektivt informationsflöde. Hantera administrativt stöd såsom korrespondens, arkivering, utskick och administration av utlägg. Stödja intern och extern kommunikation genom att utforma och redigera professionellt skriftligt material. Vi söker dig som Har minst 3-5 års erfarenhet av en snabb och dynamisk Executive Assistant-roll. Har mycket goda kunskaper i Microsoft Office (PowerPoint, Outlook, Word). Har relevant utbildning för tjänsten. Har mycket goda kunskaper i engelska och svenska, i både tal och skrift. Kommer att kunna resa vid behov. Det är meriterande om du har Utbildning eller certifiering inom företagsekonomi/administration. Tidigare erfarenhet inom ett internationellt företag. Certifiering inom Business Administration. Personliga egenskaper I denna rekryteringsprocess lägger vi stor vikt vid personliga egenskaper och söker dig som är strukturerad, proaktiv och lösningsorienterad med mycket god förmåga att prioritera och hantera flera parallella uppgifter även under tidspress. Du har ett starkt självledarskap, arbetar organiserat och med hög integritet, samt är professionell, serviceinriktad och kommunikativ med god förmåga att samarbeta och bygga relationer med olika intressenter. Vår rekryteringsprocess Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work. Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.

We’re looking for a Senior Executive Assistant for a global company in Skövde. Start is ASAP, 13 months limited contract to begin with. This role is 100% onsite in Skövde. Assignment description We’re looking for a highly skilled Senior Executive Assistant to provide proactive, high‑level support to an N‑2 executive. This role is ideal for someone who thrives in a fast‑paced environment, exercises excellent judgment, and brings 5+ years of advanced administrative experience.  What You’ll Do: Manage complex calendars, meetings, and international travel. Serve as a key liaison for internal and external stakeholders, ensuring smooth communication and prioritization. Prepare, edit, and format documents, presentations, and reports. Gather and organize information for executive briefings, speeches, and decision‑making. Handle confidential information with discretion and professionalism. Manage projects and processes independently with minimal supervision. Solve complex administrative challenges and streamline workflows. Provide guidance and support to junior administrative staff when needed.  What You Bring 5+ years of experience supporting senior leaders or executives. Strong organizational, communication, and problem‑solving skills. Ability to manage multiple priorities with accuracy and calm under pressure. Advanced proficiency in document preparation and office tools. Professionalism, discretion, and a proactive mindset. Experience navigating organizational processes (finance, approvals, operations) is a plus. Thir role requires fluency in English. This is a full-time consultant position in Skövde through Incluso. Start is ASAP, 13 months limited contract to begin with. This role is 100% onsite in Skövde. Please submit your CV as soon as possible since we will review the applications on an on-going basis. For more information about this role, please contact Marianne Nilsson recruiter at Incluso.

Vill du ha en nyckelroll nära affären – där du arbetar med senior ledning, får stort mandat och samtidigt är en del av en internationell organisation i framkant? Nu söker vi en Executive Assistant till Bauer Media Audio Filial Sweden, där du får arbeta nära den nordiska CFO:n i en roll med högt tempo, stort ansvar och nära koppling till verksamheten. En roll där du tar en central position och aktivt driver struktur, prioriteringar och framdrift i vardagen – och där du får förtroendet att arbeta självgående i en internationell kontext. Du blir dessutom en del av ett internationellt nätverk av Executive Assistants, där du får möjlighet att samarbeta, utbyta erfarenheter och utvecklas tillsammans med kollegor från flera länder. Hos Bauer Media Audio får du arbeta i en dynamisk och kreativ miljö där tempo, entreprenörsanda och affärsfokus går hand i hand. OM ROLLEN I rollen som Executive Assistant arbetar du nära CFO och ansvarar för att skapa struktur, överblick och framdrift i en vardag där många processer pågår parallellt. CFO är baserad i Danmark, vilket ställer krav på att du trivs i en roll där din närmaste chef inte sitter på samma kontor. Du arbetar självständigt, tar egna initiativ och har förmågan att navigera, prioritera och driva arbetet framåt även när förutsättningarna förändras med kort varsel. Du samverkar med seniora stakeholders i hela organisationen och fungerar som en viktig möjliggörare för att vardagen ska fungera effektivt. Rollen innebär också att assistera den svenska Co-CEO vid behov. Dina huvudsakliga ansvarsområden Äga och prioritera CFO:s kalender, möten och agenda Hantera och strukturera komplexa e-postflöden Planera och koordinera resor och logistik Förbereda mötesmaterial, presentationer och beslutsunderlag Säkerställa uppföljning på actions, deadlines och initiativ Koordinera aktiviteter och kommunikation mellan olika stakeholders Hantera konfidentiell information med hög integritet Stötta i rapportering och analys (Excel) Bidra till planering av ledningsmöten och interna forum Vara en naturlig kontaktpunkt internt och externt DIN PROFIL Vi söker dig som är trygg, självgående och trivs i en roll med högt tempo och många kontaktytor. Du har ett starkt eget driv och är van att ta ansvar för att strukturera och prioritera ditt arbete. Du har: Flera års erfarenhet som Executive Assistant eller liknande, gärna till CFO/CEO Vana av internationell miljö och arbete med seniora stakeholders Mycket god organisationsförmåga och känsla för detaljer Erfarenhet av att hantera komplexa kalendrar och prioriteringar Ett proaktivt och lösningsorienterat arbetssätt Mycket goda kunskaper i Office 365, särskilt Excel och PowerPoint Flytande svenska och engelska (danskkunskaper är meriterande) Som person är du: Serviceminded och lösningsorienterad Flexibel och anpassningsbar i en föränderlig miljö Trygg i att arbeta självständigt och ta egna initiativ Strukturerad med förmåga att prioritera om vid behov OM BAUER MEDIA AUDIO FILIAL SWEDEN Bauer Media Audio Filial Sweden är en del av Bauer Media Group – ett av Europas största mediebolag med verksamhet inom publishing, audio, digitalt innehåll, out-of-home-reklam och investeringar inom media. Koncernen når varje vecka över 61 miljoner lyssnare genom sina radio- och podcastvarumärken och säljer årligen hundratals miljoner publikationer. Med över 12 000 medarbetare och en familjeägd historia i fem generationer präglas Bauer Media av ett långsiktigt perspektiv och en stark entreprenörsanda. Syftet är tydligt: att berika människors vardag genom innehåll och tjänster som engagerar, inspirerar och förenklar livet. Du arbetar från moderna och flexibla kontor där arbetsmiljön anpassas efter dagens behov – oavsett om det handlar om fokus eller samarbete. DIN ANSÖKAN TALENT SPEAKS LOUDER I denna rekrytering samarbetar Bauer Media Audio Filial Sweden med Wise.  Vi tar inte emot ansökningar via mail, utan du söker enkelt med ditt CV eller din LinkedIn-profil på wise.se. Vi använder kompetensbaserad rekrytering som metod. Det gör vi i vår strävan efter en mer potentialbaserad matchning. Vi ser därför gärna sökanden med olika bakgrunder, åldrar och erfarenheter, eftersom vi vet att en bredare mångfald berikar var och en av oss och gör oss bättre och smartare som organisation.  Har du frågor om processen eller rollen? Kontakta då ansvarig rekryteringskonsult Stephanie Grammenidis Hagman, [email protected]. Vi intervjuar löpande så rollen kan tillsättas före sista ansökningsdatum. Varmt välkommen med din ansökan!

Join our client, a prestigious international investment bank! Thrive in a dynamic, high-performing team and a global financial environment. This role offers evolving challenges and invaluable experience to boost your career. About the role This role involves undertaking a wide range of Executive Assistant duties for a team of stakeholders, requiring a high level of confidentiality, a strong work ethic, and a pragmatic approach. You will be the central point of coordination, interacting with internal and external clients and international colleagues, ensuring seamless administrative support. You are offered An opportunity to work in an international environment with growth potential, gaining invaluable experience in a global investment bank. Access to Academic Works benefits and health care allowance. Work tasks Proactively manage complex diaries to facilitate swift client meeting arrangements. Handle a high volume of complex emails efficiently where applicable. Serve as a client-facing representative, managing internal and external interactions. Organize and set up meetings, conference calls, and Zoom sessions. Finalize intricate travel plans, including coordination of flights, visas, and accommodation. Oversee expense processing, including reimbursements and account reconciliations. Utilize internal systems for accurate data entry and information collation for senior management. We are looking for someone with Expert EA Experience: Significant background supporting multiple stakeholders in fast-paced environments. Master Coordinator: Advanced skills in complex diary, travel, meeting, and email management with sound judgment. Proactive Communicator: Fluent English with expertise in executive communication and stakeholder relations. Operational Excellence: High-level multitasking, expense management, and a detail-oriented approach to quality. Dynamic Ownership: A collaborative team player who takes initiative and excels at prioritization. It is meritorious if you have Experience from international banking or finance is highly valued. We look for candidates with organizational acumen, professional-level Swedish, and proficiency in Concur. To succeed in the role, your personal skills are: Change oriented & stress tolerant Goal oriented & responsible Our recruitment process This recruitment process is handled by Academic Work and it is our client’s wish that all questions regarding the position is directed to Academic Work. Our selection process is continuous and the advert may close before the recruitment process is completed if we have moved forward to the next phase. The process includes two tests: one personality test and one cognitive test. The tests are tools to find the right talent for the right position, to enable equality, diversity, and a fair process.

En central roll nära beslutsfattandet Vill du arbeta nära VD i ett av Sveriges ledande bostadsbolag och vara den som skapar struktur, trygghet och flyt i vardagen? Trivs du i en stödjande roll där kvalitet, integritet och framförhållning är avgörande, och där du samtidigt får möjlighet att utvecklas i takt med rollen och bolagets fortsatta utveckling? Då kan detta vara en roll för dig. OM ROLLEN Willhem söker nu en VD‑assistent till huvudkontoret i Göteborg. Rollen är i grunden en klassisk VD‑assistenttjänst med tydligt fokus på att avlasta VD operativt, skapa ordning och säkerställa att det dagliga arbetet fungerar effektivt och hållbart. Samtidigt finns en öppenhet för att rollen kan utvecklas över tid, utifrån din ambition, kapacitet och intresse. Huvudsakliga arbetsuppgifter Ansvara för VD:s kalender, mötesbokningar och prioriteringar Arbeta proaktivt och fungera som gatekeeper gentemot interna och externa intressenter Boka möten och resor samt hantera logistik kopplad till ledningsgrupps- och styrelsemöten Hantera bolagsformalia, dokumentation och material till styrelseportal Föra mötesanteckningar och följa upp beslut Avlasta VD i kvalificerat administrativt arbete Förbereda presentationer och mötesunderlag vid behov DIN PROFIL Vi söker dig som är serviceminded, strukturerad och proaktiv, med ett genuint intresse för att stötta och underlätta i en ledande befattnings vardag. Du är trygg i dig själv, har hög integritet och trivs i en roll nära beslutsfattande i en dynamisk ledningsmiljö. Du känner igen dig i flera av följande egenskaper: Mycket god förmåga att bemöta både interna och externa intressenter professionellt Hög integritet och gott omdöme Självständig, prestigelös och lösningsorienterad Strukturerad med god framförhållning och känsla för detaljer Duktig på att skapa förtroende och bygga långsiktiga relationer Trivs i en stödjande roll med ansvar och tempo Vi ser gärna att du har erfarenhet av styrelsehantering, bolagsformalia eller annat kvalificerat administrativt arbete, samt en god förståelse för struktur, noggrannhet och hantering av känsligt material. Du är van vid att arbeta i Outlook, Teams och övriga Microsoft‑applikationer och har mycket god svenska i både tal och skrift, med förmåga att anpassa ton och uttryck efter mottagare och sammanhang. Om Willhem Willhem är ett långsiktigt och värderingsdrivet bostadsbolag som äger, förvaltar och utvecklar cirka 31 000 hyreslägenheter på tillväxtorter runt om i Sverige. Med fokus på trygghet, hållbarhet och god service skapar vi bostäder som människor trivs i och vill komma hem till. Bolaget ägs av Tredje och Fjärde AP‑fonden, har omkring 300 medarbetare och sitt huvudkontor i Göteborg. Hos Willhem genomsyras besluten av en enkel men viktig fråga: bidrar detta till att både husen och människorna mår bra? DIN ANSÖKAN TALENT SPEAKS LOUDER I denna rekrytering samarbetar Willhem med Wise Admin.  Vi tar inte emot ansökningar via mail, utan du söker enkelt med ditt CV eller din LinkedIn-profil på wise.se. Vi använder kompetensbaserad rekrytering som metod. Det gör vi i vår strävan efter en mer potentialbaserad matchning. Vi ser därför gärna sökanden med olika bakgrunder, åldrar och erfarenheter, eftersom vi vet att en bredare mångfald berikar var och en av oss och gör oss bättre och smartare som organisation.  Har du frågor om processen eller rollen? Kontakta då ansvarig rekryteringskonsult Stephanie Grammenidis Hagman, [email protected]. Vi intervjuar löpande så rollen kan tillsättas före sista ansökningsdatum. Varmt välkommen med din ansökan!

För kunds räkning söker vi på Wise Admin nu en Office Manager till ett bolag med kontor i centrala Stockholm. Här får du en bred och ansvarsfull roll där du blir en viktig del av verksamheten och arbetar nära både VD och ledningsgrupp. Detta är ett konsultuppdrag via oss på Wise Admin med placering i centrala Stockholm. Start sker enligt överenskommelse. OM ROLLEN // MAKE IMPACT WHERE IT MATTERS I rollen som Office Manager ansvarar du för att skapa en välfungerande, professionell och trivsam kontorsmiljö samtidigt som du fungerar som ett administrativt och koordinerande stöd till framför allt VD, men även ledningsgrupp och till viss del styrelse. Du blir den självklara personen som håller ihop det dagliga flödet på kontoret och säkerställer att både interna och externa kontaktytor fungerar smidigt. Exempel på arbetsuppgifter: Ansvara för den dagliga driften av kontoret Koordinera möten, besök och interna aktiviteter Vara ett nära administrativt stöd till VD Stötta ledningsgruppen i planering och koordinering Hantera kalenderbokningar, resor och mötesadministration Förbereda material och koordinera inför lednings- och styrelsemöten Ansvara för kontakt med leverantörer och externa samarbetspartners Säkerställa att kontoret håller en hög professionell standard DIN PROFIL // YOU BRING THE EDGE Vi söker dig som har erfarenhet från en liknande roll där du arbetat nära ledning, gärna som Office Manager, Executive Assistant eller i en annan koordinerande stödfunktion. Du är van vid att ligga steget före, har hög integritet och trivs i en roll där mycket ansvar vilar på dig. Samtidigt är du prestigelös och tycker om att skapa struktur, ordning och ett positivt arbetsklimat omkring dig. Vi tror att du: Är mycket strukturerad och organiserad Har ett professionellt och serviceinriktat arbetssätt Är trygg i att stötta seniora beslutsfattare Har god kommunikativ förmåga på svenska och engelska Trivs i en bred roll där du får kombinera administration, koordinering och kontorsansvar Är självgående, lösningsorienterad och proaktiv OM WISE ADMIN Wise Admin är specialister på rekrytering, konsultlösningar och rådgivning inom administration. Vi lyfter de som ofta tas för givet, för vi vet hur avgörande rätt administrativ kompetens är för att verksamheten ska fungera och växa. Vi matchar människor som skapar struktur, ordning och arbetsglädje, och ser till att de hamnar där de gör som mest nytta. På riktigt. NÄR DU BLIR EN AV OSS Som konsult hos Wise blir du en del av ett sammanhang där vi värdesätter både din trygghet och din utveckling. Vi erbjuder marknadsmässig lön, friskvårdsbidrag, pensionsavsättning och kollektivavtal – för oss är inget viktigare än att du känner dig trygg i din anställning. Från dag ett på ditt konsultuppdrag får du möjlighet att utvecklas, utmanas och påverka framtidens arbetsplatser – tillsammans med engagerade kollegor, och med oss som ständigt bollplank. Oavsett var du befinner dig i karriären ska rollen som konsult ge dig erfarenheter, kunskaper och inspiration inför nästa steg. Välkommen till Wise – en värld full av möjligheter! DIN ANSÖKAN // TALENT SPEAKS LOUDER För att söka rollen klicka på ”Ansök nu”, samt bifoga CV. Notera att vi ej kan ta emot ansökningar via mail. I konsultvärden går det ofta snabbt så tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum. Vänta därför inte med din ansökan. Har du frågor om rollen är du välkommen att kontakta ansvarig konsultchef Emilie Runnegård, [email protected] eller Talent Acquisition Specialist Emma Rehn, [email protected]. Varmt välkommen med din ansökan redan idag!

Personlig assistent till VD Doktor.se strävar efter att bli det självklara valet vid första vårdkontakt och arbetar varje dag för att göra primärvården mer tillgänglig. Sedan starten 2016 har vi vuxit snabbt och är idag en av de ledande aktörerna inom digital vård i Europa – med både digitala och fysiska vårdtjänster. Nu söker vi en personlig assistent till vår VD. Det här är inte en klassisk karriärroll. Det är ett jobb för dig som gillar att ha koll, göra nytta och vara den som ser till att allt faktiskt fungerar. Om rollen Det här är en roll nära verksamhetens kärna – och ännu närmare verkligheten. Du är VD:s förlängda arm i vardagen. Ibland handlar det om att koordinera möten, resor och prioriteringar. Ibland om att ta fram underlag, hålla ordning på avtal, dra ut rapporter i Excel eller se till att rätt personer får rätt information i rätt tid. Och ibland handlar det om något helt annat. Som att: fixa det sista efter ett event när alla andra gått hem lösa små saker innan de blir stora problem få struktur i det som annars faller mellan stolarna Det här är en roll där högt och lågt inte bara förekommer – det är själva poängen. Om dig Vi tror inte att den här rollen avgörs av exakt vad du gjort tidigare. Men vi tror att vissa egenskaper är avgörande: Du är prestigelös på riktigt – inget är “inte mitt jobb” Du är snabb i huvudet och gillar att lösa problem direkt Du är strukturerad utan att bli fyrkantig Du trivs med att vara den som får saker att flyta – utan att alltid synas Du är lojal och har hög integritet Och viktigt: Du söker inte det här som ett “nästa steg”. Du söker det för att du tycker att själva jobbet verkar kul. Det är ett plus om du… är bekväm i Excel (du behöver inte vara expert, men du ska kunna få fram det som behövs) har jobbat i en miljö där tempot är högt och saker förändras snabbt gillar ordning och reda mer än de flesta Vi erbjuder Hos oss får du: en central roll i ett bolag i stark tillväxt stort förtroende och mycket eget ansvar en vardag där ingen dag riktigt ser likadan ut kollegor som bryr sig – både om jobbet och varandra Och såklart: kollektivavtal tjänstepension friskvårdsbidrag Praktisk information Placering: vårt huvudkontor på Sveavägen 63 i Stockholm Start: enligt överenskommelse Anställning: tillsvidare (med inledande provanställning)

Ta en nyckelroll nära Fremias VD, styrelse och ledning Som ledningskoordinator får du en central position i ett sammanhang där struktur, omdöme och helhetsperspektiv är avgörande. Du bidrar med kvalitet, stöd och långsiktighet i så väl Fremias demokratiorganisation som i interna beslutsprocesser. Fremia är en engagerad och värderingsdriven organisation med stark intern sammanhållning, hög arbetsglädje och en prestigelös kultur. Hos oss möts du av ett varmt och inkluderande arbetsklimat där hjälpsamhet, ansvarstagande och samarbete präglar vardagen. Vi arbetar tvärfunktionellt och lösningsfokuserat, med en tydlig gemensam ambition att hela tiden utvecklas. Arbetsgivarorganisationen Fremia är relativt nybildad och är på en ständig utvecklingsresa. Organisationen vilar på en stabil grund, med stark framtidstro och ett tydligt fokus på att bygga långsiktigt hållbara strukturer och arbetssätt. För att trivas och lyckas i rollen krävs social och emotionell mognad, ett förtroendeskapande förhållningssätt och en trygghet i att verka i en engagerad organisation. OM ROLLEN Detta är en bred, senior och förtroendebaserad roll med tydlig tyngdpunkt på ledningsstöd och styrelsearbete i en medlemsstyrd organisation, där årsstämman är det högsta beslutande organet. Rollen har ett mer business partner‑liknande upplägg än karaktären av en traditionell administrativ assistentroll. Ledningskoordinatorn arbetar nära VD, stabschef, ledning och styrelse med ett tydligt uppdrag: att skapa struktur, kvalitet, framförhållning och fungerande flöden – så att beslutsfattande, styrelse- och ledningsarbete kan bedrivas effektivt digitalt, tydligt och långsiktigt. Rollen är varierad och kombinerar kvalificerat, analytiskt arbete med mer praktiska och koordinerande uppgifter. Tyngdpunkten ligger på att stödja och hålla ihop styrelse‑ och ledningsstödet, inklusive planering, mötesstruktur, dokumentation, uppföljning och digital informationshantering. Du har en sammanhållande funktion mellan VD, styrelse, ledning och organisation och bidrar till att beslut fattas och genomförs. Rollen som ledningskoordinator blir ny på Fremia, och rapporterar till vår stabschef samt ingår i ett team med fem kollegor inom verksamhetsstöd. I en prestigelös organisation där alla bidrar där det behövs är flexibilitet, servicekänsla och helhetsperspektiv avgörande för att lyckas i rollen. DIN PROFIL Vi söker dig som är trygg i styrelserum och formella sammanhang och som har god förståelse för hur styrning, beslutsprocesser och intressentdynamik fungerar inom ideell organisation, myndighet eller näringsliv. Du är självgående, analytiskt lagd och trygg i att fatta beslut inom ditt mandat, samtidigt som du har ett välutvecklat omdöme för när frågor behöver förankras. Du har ett strukturerat och noggrant arbetssätt, ligger steget före och är van vid att hantera konfidentiell information med hög integritet. Proaktivitet, framförhållning och förmågan att ”titta runt hörnet” är naturliga delar av hur du arbetar. Rollen kräver hög digital kompetens och nyfikenhet på digital utveckling, kombinerat med god känsla för service. Du är bekväm i Microsoft Teams och arbetar obehindrat med digital dokumentstruktur, möten och samarbeten. Du har mycket god kommunikativ förmåga i tal och skrift på svenska samt en eftergymnasial utbildning i någon form. OM FREMIA Fremia är Sveriges största oberoende arbetsgivarorganisation, som företräder 5 000 arbetsgivare inom civilsamhället, kooperationen och den idéburna välfärden. Vårt uppdrag är att stötta, företräda och utveckla våra medlemmar i arbetsgivarfrågor. Det innebär att förhandla och teckna kollektivavtal, ge kvalificerad rådgivning inom arbetsrätt, HR, arbetsmiljö och omställning, samt bedriva påverkansarbete för att stärka våra medlemmars förutsättningar. Hos Fremia arbetar 45 kompetenta och engagerade medarbetare med olika specialistkompetenser. Vårt kontor är beläget på Södermalm i centrala Stockholm och arbetsplatsen präglas av ett varmt, inkluderande och engagerat klimat. Här tar vi gemensamt ansvar för verksamhetens kontinuerliga utveckling, samarbete och lärande, och vi ser en god arbetsmiljö som en självklar förutsättning för att lyckas tillsammans. DIN ANSÖKAN I denna rekrytering samarbetar Fremia med Wise Admin.  Vi tar inte emot ansökningar via mail, utan du söker enkelt med ditt CV eller din LinkedIn-profil på wise.se. Vi använder kompetensbaserad rekrytering som metod. Det gör vi i vår strävan efter en mer potentialbaserad matchning. Vi ser därför gärna sökanden med olika bakgrunder, åldrar och erfarenheter, eftersom vi vet att en bredare mångfald berikar var och en av oss och gör oss bättre och smartare som organisation.  Har du frågor om processen eller rollen? Kontakta då ansvarig rekryteringskonsult Stephanie Grammenidis Hagman, [email protected]. Vi intervjuar löpande så rollen kan tillsättas före sista ansökningsdatum. Varmt välkommen med din ansökan!