Dokumentalist

Bli en nyckelspelare i ett av Malmös mest spännande energiprojekt. Om tjänsten I rollen som dokumentationsledare ansvarar du för att strukturera, granska och kvalitetssäkra all teknisk dokumentation i projektet. Du arbetar nära projektledningen och externa entreprenörer för att säkerställa att överlämningen till mottagarorganisationen sker sömlöst. Du erbjuds Du erbjuds en flexibel och ansvarsfull roll i ett komplext industriprojekt där du får bidra med din expertis inom dokumentationsstruktur. Arbetsuppgifter Rollen innebär övergripande ansvar för dokumentationsplanering, granskningsprocesser och kvalitetssäkring av teknisk dokumentation under uppförandet av den nya anläggningen. Upprätta och förvalta dokumentationsplaner, dokumentlistor och dokumentstrukturer. Planera, leda och driva granskningsprocessen för all teknisk dokumentation. Säkerställa att kraven och mallarna för dokumentation följs av samtliga leverantörer. Agera mottagare för all teknisk dokumentation från leverantörer i alla projektfaser. Genomföra leveranskontroller av dokumentation avseende format, struktur och märkning. Ansvara för nummerserier, dokumentnumrering och dokumentidentiteter. Granska och säkerställa att slutdokumentationen uppfyller mottagande organisations krav. Vi söker dig som Erfarenhet av dokumentationshantering i liknande projekt. Erfarenhet av att upprätta och förvalta dokumentationsplaner och dokumentstrukturer. Erfarenhet av att planera, leda och samordna granskningsprocesser för teknisk dokumentation. God förståelse för teknisk dokumentation. Erfarenhet av dokumenthanteringssystem. Erfarenhet av SAP. God administrativ förmåga och ett strukturerat arbetssätt. Det är meriterande om du har Tidigare erfarenhet av dokumentationshantering i projekt hos vår klient. Erfarenhet av slutdokumentation och överlämning till en mottagande organisation. För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper: Hjälpsam Stresstolerant Ordningsam Ansvarstagande Vår rekryteringsprocess Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work. Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.

Om jobbet Skolinspektionen har ett stort och viktigt samhällsuppdrag, vi ska verka för att alla barn och unga får en trygg och likvärdig utbildning. Det gör vi bl.a. genom att granska kvalitén, inspektera alla Sveriges skolor och pröva ansökningar om att driva fristående skolverksamhet. Skolinspektionen finns i Göteborg, Linköping, Lund, Stockholm och Umeå.   Skolinspektionen är även s.k. värdmyndighet för Skolväsendets överklagandenämnd som är en domstolsliknande myndighet med uppgift att överpröva beslut inom skolväsendet. Kansliet för Skolväsendets överklagandenämnd är en av fem enheter inom avdelningen för Verksamhetsstöd och juridik vid Skolinspektionens huvudkontor i Stockholm och har som huvudsaklig arbetsuppgift att handlägga nämndens ärenden. Kansliet består av en kanslichef, en kanslisamordnare, ca tretton jurister och två ordinarie administratörer.   Då ärendeinflödet till Skolväsendets överklagandenämnd ökat under året behöver vi nu stötta upp vår administration med ytterligare en administratör fram tills årsskiftet (december 2026). Du behöver därför vara tillgänglig för tillträde omgående. Välkommen att söka till oss. Vi söker Vi söker dig som är självgående, kommunikativ, strukturerad, prestigelös och som tycker om att ta egna initiativ och arbeta fram lösningar på problem. Du har hög servicekänsla och förmåga att prioritera, samt trivs med tidvis högt tempo. Vi erbjuder Vi förstår vikten av och arbetar för att ge dig de bästa förutsättningarna att trivas och må bra på jobbet. Du kommer att arbeta tillsammans med hjälpsamma och kompetenta kollegor i ett engagerat team där du får möjlighet att bidra, utvecklas och lära av andra. Vi erbjuder förmånliga villkor så som bl.a. friskvårdsbidrag, friskvårdstimme och flexibel arbetstid. Vi sitter i aktivitetsbaserade lokaler centralt i Stockholm. Arbetsuppgifter Dina arbetsuppgifter utgörs i huvudsak av uppgifter i samband med ärendehantering, såsom registrering, diarieföring, kopiering, expediering av beslut och stödja juristerna vid utlämnande av allmän handling. hantera frågor via en myndighets-/funktionsbrevlåda. hantera post- och paket. Rollen innebär dagliga kontakter internt med andra administratörer, medarbetare, kanslisamordnare och kanslichef, ledamöter i nämnden samt vissa externa kontakter. Du har Gymnasieexamen eller motsvarande utbildning från kommunal vuxenutbildning eller från en folkhögskola alternativt annan motsvarande utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig Erfarenhet av diarieföring i handläggarsystem (Sharepoint/HÖKEN) samt W3D3 (diarium) samt arbete med expediering och avslut i dessa system Datorvana med goda kunskaper exempelvis i Outlook och Word Mycket god förmåga att uttrycka dig lättillgängligt och korrekt i tal och skrift på svenska Det är vidare meriterande om du har Erfarenhet av motsvarande arbetsuppgifter hos Skolinspektionen/Skolväsendets överklagandenämnd Som person Är du serviceinriktad och har god förmåga att samarbeta med andra Är du självständig och driven på sätt att du har förmåga att se var din insats behövs och tar egna initiativ Är metodisk samt uppskattar att skapa ordning och reda Är trygg i din yrkesroll och har god självinsikt Har du god förmåga att hantera förändringar och nya förutsättningar Har du god förmåga att hantera flera arbetsuppgifter parallellt Dina personliga egenskaper och förmågor kommer att tillmätas stor vikt. Tjänsten Tjänsten är en tidsbegränsad tjänst (heltid) till och med december 2026. Då tjänsten avser en kortare period med anledning av en arbetstopp behöver tillträde kunna ske omgående. Ansökan Ansök i form av ett personligt brev (högst en A4) och CV och svara på urvalsfrågor. Klicka på ansök nedan. Välkommen med din ansökan senast den 5 oktober 2026. Ansökan har dnr 2026:9141. Vi planerar för att hålla kompetensbaserade intervjuer i början av oktober 2026. Frågor Om du har frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta rekryterande kanslichef Anna-Karin Lundgren, tfn 08-586 083 04. Om du har frågor angående rekryteringsprocessen, är du välkommen att kontakta [email protected]. Fackliga företrädare Fackliga företrädare är Lars Gustafsson (SACO) och Mattias Friström OFR/S som nås via växeln tfn 08-586 080 I denna rekrytering har Skolinspektionen redan tagit ställning till önskvärda rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför vänligt men bestämt samtal från annonsförmedlare eller försäljare.

Vill du ta en nyckelroll i att säkra och strukturera kritisk dokumentation i en viktig verksamhet? För vår kunds räkning söker vi nu två noggranna och strukturerade Document Managers till en starkt växande enhet. Rollen är ett bemanningsuppdrag på upp till 12 månader med målsättningen att du därefter övergår i en direktanställning hos kunden. Sök tjänsten idag då urval sker löpande! Om tjänsten Vår kund befinner sig i en stark tillväxtfas och bygger nu upp sin interna kapacitet och expertis inom dokumentstyrning. Som Document Manager får du en central och ansvarsfull roll i arbetet med att administrera, säkra och kvalitetssäkra projekt- och anläggningsdokumentation genom hela dess livscykel. Tjänsten erbjuder en flexibel hybridmodell på lokalt kontor, och du är varmt välkommen att söka rollen från samtliga orter: Jokkmokk, Luleå, Umeå, Sundsvall, Uppsala, Gävle, Solna, Trollhättan och Göteborg. I rollen kommer du att arbeta nära både interna och externa intressenter. Du samarbetar regelbundet med projektledare, enhetschefer, tekniska experter samt interna drift- och förvaltningsorganisationer. Gentemot externa parter ansvarar du för att koordinera och följa upp leveranser från leverantörer, entreprenörer och externa konsulter. Du blir en nyckelperson i att hantera versionsstyrning, metadata, dokumentnummer och granskningsflöden samt i att samordna den slutgiltiga överlämningen av dokumentation till anläggningsägare och drift. Du erbjuds: En central och betydelsefull roll i en expansiv organisation. Flexibilitet genom en välfungerande hybridmodell. Ett upplägg med goda möjligheter till direktanställning hos kunden efter konsultperioden. Arbetsuppgifter Administrera och kvalitetssäkra projekt- och anläggningsdokumentation genom hela livscykeln. Koordinera och följa upp dokumentleveranser från externa entreprenörer och konsulter utifrån leveransplaner. Samordna slutdokumentation och säkerställa korrekt överlämning till drift, förvaltning och anläggningsägare. Agera internt stöd och vägleda projektmedlemmar samt intressenter i strukturella frågor och dokumenthantering. Vi söker dig som Har cirka 2–5 års arbetslivserfarenhet av dokumenthantering eller dokumentstyrning i projektmiljö. Har god erfarenhet av arbete i etablerade dokumenthanteringssystem. Har mycket goda kunskaper i Microsoft 365, med särskilt god vana av arbete i Excel. Har flytande kunskaper i både svenska och engelska i tal och skrift. Det är meriterande om du har tidigare erfarenhet från branscher som energi, industri, bygg, infrastruktur eller offentlig sektor. För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper: Högt ordningssinne och ett strukturerat arbetssätt Noggrann och kvalitetstänkande God samarbets- och kommunikationsförmåga Hög personlig integritet I den här rollen kommer du att ingå i en säkerhetsklassad miljö som har höga säkerhetskrav. En godkänd säkerhetsprövning samt bakgrundskontroll (inklusive registerutdrag och alkohol-/drogtest) är ett krav innan uppdragsstart. Vår rekryteringsprocess Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work. Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.

Vi söker en Dokumentationsspecialist - Koordinering och framtagande av manualer till ett företag i Stockholm. Start är snarast möjligt. Detta är ett 4 månaders tidsbegränsat uppdrag till att börja med. Det här uppdraget är 75% on-site i Stockholm - ca 25% kan utföras på distans. Bakgrund och rollens övergripande syfte Kunden genomför ett omfattande transformationsprogram med syftet att införa en ny gemensam butikslösning för samtliga butiker och föreningar. Programmet innebär betydande förändringar i systemstöd, arbetssätt och processer i butik, vilket ställer höga krav på tydlig, tillgänglig och användarvänlig dokumentation. I rollen ansvarar du för att strukturera, producera och kvalitetssäkra manualer och instruktioner som stödjer butikerna i övergången till nya arbetssätt. Rollen säkerställer att manualer tas fram på ett enhetligt, pedagogiskt och effektivt sätt, med butikens perspektiv i fokus. Du arbetar nära Key Users, som bidrar med verksamhetskunskap och innehåll, medan du ansvarar för helheten kring produktion, framdrift, struktur, pedagogik, kvalitet och publicering. Rollen är central i att skapa konsekventa och användarvänliga manualer som underlättar implementering och dagligt arbete i butik. Ansvar och aktiviteter inom ramen för rollen: Samordning och struktur • Etablera och förvalta gemensam struktur, standard och mallar för manualer och instruktioner • Säkerställa ett enhetligt arbetssätt för framtagning av dokumentation inom programmet • Planera, koordinera och följa upp arbetet med manualproduktion tillsammans med OCM-teamet, Key Users och andra roller • Samordna mellan olika processområden och med andra initiativ för att undvika dubbelarbete och säkra enhetliga arbetsmetoder Produktion och kvalitetssäkring • Producera, redigera och färdigställa manualer baserat på underlag från Key Users och system • Säkerställa tydliga, pedagogiska och konsekventa formuleringar i samtliga manualer • Kvalitetssäkra innehåll ur ett användarperspektiv – korrekt, komplett och lätt att följa • Säkerställa att material är anpassat till målgruppen (butikspersonal) och deras vardag Samarbete med Key Users • Stötta Key Users i hur innehåll ska tas fram och struktureras • Säkerställa att rätt input hämtas från system, processer och verksamheten • Avlasta Key Users genom att ta ansvar för dokumentation, struktur och färdigställande • Fungera som sammanhållande länk mellan olika Key Users och processområden (Key Users ansvarar primärt för verksamhetskunskap, test, kravställning och utbildning, medan denna roll ansvarar för dokumentationen kring dessa områden) Koordinering inom programmet och med andra initiativ • Säkerställa samordning med andra roller inom programmet (t.ex. utbildning, kommunikation, förändringsledning) • Samarbeta med kommunikations- och utbildningsspår inom OCM för att säkra helhet i budskap och material samt att bidrag Key users återanvänds till alla olika delar • Bidra till planering av leveranser kopplat till utrullning och implementation Uppföljning och förbättring • Följa upp användning och feedback på manualer • Identifiera förbättringsområden och driva kontinuerlig utveckling av material och arbetssätt • Säkerställa att manualer hålls uppdaterade i takt med förändringar i system och processer Kravprofil För att lyckas i rollen ser vi gärna att du har: • Vana att leda, koordinera och prioritera leveransen mot deadlines • Stark struktur- och organisationsförmåga • Erfarenhet av att arbeta i projekt eller program med många intressenter • Förmåga att samordna arbete mellan olika roller och funktioner • Erfarenhet av att producera användardokumentation, manualer eller utbildningsmaterial • God förmåga att skriva pedagogiskt, tydligt och målgruppsanpassat • Förståelse för förändringsarbete och implementation av nya system/processer • Erfarenhet från retail/dagligvaruhandel eller verksamhetsnära roller är meriterande • Mycket god svenska i tal och skrift Personliga egenskaper • Självständig och drivande • Strukturerad och metodisk • Pedagogisk och kommunikativ • Samarbetsorienterad och lyhörd • Förmåga att hantera många parallella arbetsflöden • Noggrann med detaljer men med helhetsperspektiv Detta är ett konsultuppdrag på heltid 100% via Incluso i Stockholm.Start är snarast möjligt. Detta är ett 4 månaders tidsbegränsat uppdrag till att börja med. Det här uppdraget är 75% on-site i Stockholm - ca 25% kan utföras på distans. Vänligen sök med CV och motivering via länken nedan. Vi presenterar kandidater löpande. Ansvarig rekryterare på Incluso Marianne Nilsson.

Är du noggrann och strukturerad? Har du teknikintresse, social kompetens och erfarenhet av projektarbete? Vill du jobba med dokumentation och utvecklas med ett gäng sköna dokumentationsexperter? Om jobbet Nu söker vi dokumentsamordnare för spännande uppdrag hos våra kunder i Stockholmsområdet. Du blir anställd av Dokumentera och givetvis har vi kollektivavtal och en vanlig fast lön, oavsett om du är i uppdrag eller inte. Som konsulter är våra kunders dokumentation och information vår kärnverksamhet. Teknisk förståelse och erfarenhet är viktigt likaväl som lyhördhet, social kompetens, en inre drivkraft, nyfikenhet samt ett intresse för kundens behov. Dokumentera har kunder i många olika branscher och i denna roll söker vi dig som har erfarenhet av att arbeta med anläggningsdokumentation/register, t ex inom elkraft, energi eller processindustrin. Erfarenhet av att jobba med stora dokumentationsflöden krävs, då det är en central del av rollen. Du har erfarenhet av projektarbete och tycker om att driva, samordna och koordinera uppgifter och frågor med många intressenter. Vi söker dig som vill utvecklas som konsult och vara en del av Dokumenteras fortsatta framgång och utveckling. Som dokumentsamordnare är dina huvudsakliga arbetsuppgifterna inom teknisk dokumentation där du ansvarar för att dokumentationen levereras, är korrekt och i enlighet med kundens regler och riktlinjer. Arbetet sker i huvudsak i projektform med kundens medarbetare. Du bidrar även aktivt i utvecklingen och implementeringen av nya system och arbetssätt. Vidare ansvarar du för att: Klargöra, skriva och följa upp dokumentationsplan och checklistor. Upprätta instruktioner för teknisk dokumentation i projektet samt tidsplanera dokumentationsleveranser i samråd med huvud- och delprojektledare Stödja tekniska delprojektledare i projektet avseende dokumentation. Granska leverans av slutdokumentation I vissa fall även ta fram budget och tids- och resursplan för projektets dokumentationsleveranser. Vi söker dig som: Har erfarenhet av att jobba med anläggningsdokumentation och/eller stora dokumentationsflöden Har erfarenhet av att ha arbetat i ett eller flera dokumenthanteringssystem Har erfarenhet av projektarbete, samordning och granskning Är strukturerad, noggrann och drivande Har en teknisk utbildning Goda kunskaper i svenska och engelska i både tal och skrift Är duktig på att samarbeta och har en god kommunikation. Rollen innebär många kontaktytor, både med kunder och andra intressenter Är ödmjuk, prestigelös och lösningsorienterad Vill jobba som konsult, i ett bolag med en sund värdegrund, positiv anda och stor gemenskap. Meriterande är: Erfarenhet av större industriprojekt med många intressenter Erfarenhet av att leda och driva projekt, exempelvis inom energi eller VA (Vatten och Avfall) Branscherfarenhet från olika tekniska miljöer, anläggningsprojekt eller från processindustrin Teknisk högskoleexamen Erfarenhet som konsult Känner du igen dig i beskrivningen? Skicka in din ansökan redan idag! Har du frågor? Slå en signal till Emelie Sandström 070 951 42 90. Vi rekryterar löpande.

Om oss På Techrytera AB börjar rekryteringen med dig. Vi är ett bemannings- och rekryteringsföretag med spetskompetens och ett tydligt fokus inom IT och Engineering. Med vår branschkunskap och nära dialog med både kandidater och kunder skapar vi träffsäkra matchningar där rätt kompetens möter rätt behov. Vi tror att en riktigt bra matchning inte bara handlar om en rollbeskrivning – utan om dina erfarenheter, din potential och vad du faktiskt vill utvecklas inom. Därför utgår vi alltid från individen. Genom att förstå din bakgrund, dina drivkrafter och dina ambitioner kan vi koppla ihop dig med uppdrag och roller hos våra kunder där du får rätt förutsättningar att utvecklas och göra skillnad. Vårt mål är att bygga långsiktiga och meningsfulla samarbeten – både för dig som kandidat och för våra kunder. Arbetsuppgifter Konsulten kommer att ansvara för hantering och kvalitetssäkring av teknisk information i anläggningsprojekt från projektstart till färdigställande. Arbetet genomförs inom projektorganisationen. Utöver nedanstående arbetsuppgifter förväntas konsulten fungera som stöd till projektledningen utifrån sin specialistkompetens och bidra till att projektet når uppsatta mål. I uppdraget ingår följande arbetsuppgifter: Medverka vid framtagande av förfrågningsunderlag. Säkerställa att entreprenörens leveranser uppfyller ställda krav. Samordna tekniska informationsleveranser internt och externt. Genomföra teknisk granskning av ritningar och tillhörande dokumentation. Registrera och strukturera granskad och godkänd information i beställarens system för tillgångs- och anläggningsförvaltning. För mer utförlig information om uppdragets förutsättningar och krav på konsulten hänvisas till tillhörande uppdragsdokumentation. Preliminärt startdatum: 2026-11-16 Slutdatum: längst till och med 2032-11-15. Omfattning: 80–100 % av heltid. Placeringsort: Kontor i Västerås eller Stockholmsområdet. Resor: Resor inom ramen för uppdraget kan förekomma utifrån projektens behov, normalt några gånger per år. Säkerhetsprövning: Säkerhetsprövning och registerkontroll krävs. Skallkrav 1. minst 6 års arbetslivserfarenhet i rollen som antigen dokumentationsansvarig, dokumentationscontroller, datasamordnare, eller annan likvärdig roll med övergripande och självständigt ansvar för teknisk anläggningsinformation i projekt. 2. Erfarenhet av arbete i egenskap av projektmedlem i minst 2 projekt kopplade till förvaltning, om- eller tillbyggnad av befintlig anläggning, exempelvis förvaltningsåtgärder, eller reinvesteringar. 3. Erfarenhet av att ha ansvarat för överlämning av minst 1 projekt avseende dokumentation (relationshandlingar, drift- och underhållsdokumentation) till drift- och förvaltningsorganisation 4. Minst 2 års arbetslivserfarenhet av att ha jobbat med modellsamordning/BIM 5. Behärska svenska och engelska språket mycket väl i tal och skrift. Ansökan När du söker via Techrytera AB söker du inte bara ett jobb – du påbörjar en dialog om din fortsatta karriär. Vi vill lära känna dig, din erfarenhet och dina ambitioner för att kunna matcha dig med rätt möjligheter hos våra kunder. Låter det intressant? Skicka in din ansökan eller hör av dig till oss så berättar vi mer. Vi ser fram emot att hitta nästa steg i din karriär tillsammans med dig.

The Opportunity We are doing something unique in the power industry – our technology enables greater amounts of power to reach customers with minimal environmental impact. As pioneers and market leaders in the field we deliver groundbreaking technology to customers all over the world! We are interested to learn more about you and what you can contribute with so don’t hesitate to apply even though you don´t meet all requirements. A team with great cooperation and with diverse background is waiting for you to join! Your responsibilities Establishing processes for documentation management based on the HVDC base processes and adapted to fit contract requirements. Ensuring that project team members are provided with adequate trainings and support to enable them to successfully follow the processes and work in the Document Management System in use by the project. Reading customer contracts and specifications, managing the requirements, calculating risks, making cost calculations and doing cost follow-up. Preparing reports, lists and presentations related to project documentation, and monitoring documentation progress e.g. review and approvals, planned deliverables in accordance with agreed time-schedule, etc. Communicating with project team, suppliers/3rd parties to agree on standards, systems, efficient flow of documentation, etc. Ensuring the use of standardized forms and templates in incoming and outgoing documentation, including processing of incoming and outgoing documentation when needed. Being actively involved in process improvements of our global project documentation processes. Living core values of safety and integrity, which means taking responsibility for your own actions while caring for your colleagues and the business. Your background You hold a bachelor’s degree or equivalent work experience. Candidate should have 2-4 Years of experience in contract reading and understand the customer documentation requirements. Ability to communicate effectively and understand requirements. Fluent English skills, both written and spoken, are required. Proficiency in Swedish is considered a strong advantage. Should have strong knowledge in MS Excel, Word and PowerPoint. You are a good proactive team player. Should have good experience in preparing a report and maintaining the record. What we offer Collective agreement Flexible working time Health care and wellness allowance Fantastic career possibilities within Hitachi Energy both within Sweden and globally Mentor to support you throughout onboard phase Various trainings and education supporting employee development​ Diversified company with over 70+ nationalities working in Sweden Supplementary compensation for parental leave Employee Benefit Portal with thousands of discounts and perks More about us Are you ready for a new exciting challenge? Does the above description sound like you? Applications will be reviewed on an ongoing basis, so don’t delay – apply today!  Union representatives - Sveriges Ingenjörer: Mikael Hjort, +46 107-38 29 86; Unionen: Fredrik Holmgren, +46 107-38 21 85; Ledarna: Frank Hollstedt, +46 107-38 70 43. All other questions should be directed to Talent Partner Eva Schölin, [email protected]

The opportunity We are seeking a Project Documentation Manager to join our global project documentation team at HVDC. In this role, you will be responsible for Project Documentation Management in HVDC projects. You will be part of a project core team reporting directly to the Project Director. You are expected to ensure compliance with requirements and processes, while also monitoring and controlling the progress of documentation deliverables in the project. Additionally, you will coordinate with Project Document Control resources located in various global locations. Our department consists of other Project Documentation Managers, each working in HVDC EP/EPC tenders and projects.’ How you’ll make an impact Establishing processes for documentation management based on the HVDC base processes and adapted to fit contract requirements. Provide project team members with training and support to enable them to successfully follow the processes in the project. Controlling customer contracts and specifications, managing the requirements, calculating risks, making cost calculations and doing cost follow-up. Preparing reports and presentations related to project documentation, and monitoring documentation progress e.g. review and approvals, planned deliverables in accordance with agreed time-schedule, etc. Managing alignment with project team, suppliers and 3rd parties to agree on standards, systems, efficient flow of documentation, etc. Making strategic decisions and prioritizing based on big picture analysis Your background A bachelor’s degree in a relevant field or equivalent experience in the function Work experience as Lead Document Control, Project Manager, or similar, is available from your previous positions. Proficient computer skills and experience from any document management system are advantageous. You are responsive, customer-oriented and can see opportunities in your work. You are an engaged person who can speak up for your issues, you manage the work in a forward direction. Fluency in English and Swedish is required, written and spoken alike, as you will be working as part of a global business. Additional language skills are advantageous. What we offer Collective agreement Flexible working time Health care and wellness allowance Fantastic career possibilities within Hitachi Energy both within Sweden and globally Mentor to support you throughout onboard phase Various trainings and education supporting employee development​ Diversified company with over 70+ nationalities working in Sweden Supplementary compensation for parental leave Employee Benefit Portal with thousands of discounts and perks More about us Are you ready for a new exciting challenge? Does the above description sound like you? Welcome to apply now! Applications will be reviewed on an ongoing basis, so don’t delay – apply today! This position is based in Ludvika. Hiring for multiple positions. Recruiting Manager Sussanna Kippo, +46 722 087 791, will answer your questions about the position. Union representatives - Sveriges Ingenjörer: Mikael Hjort, +46 107-38 29 86; Ledarna: Frank Hollstedt, +46 107-38 70 43; Unionen: Fredrik Holmgren, +46 107-38 21 85. All other questions can be directed to Talent Acquisition Partner Kevin Galloway, [email protected]

OHB Sweden är en ledande svensk leverantör av rymdsystem. Vi utvecklar, bygger, testar och driftsätter satelliter och subsystem för rymduppdrag inom områden som kommunikation, jordobservation och rymdforskning, för institutionella och kommersiella kunder både inom och utanför Europa. Vill du arbeta i en central roll där struktur, samordning och kontroll av information är avgörande för projektens framgång? Vi söker nu en Document Manager för en tidsbegränsad anställning på ett år, som ska säkerställa effektiv och tillförlitlig dokumenthantering genom hela projektets livscykel. Om rollen Som Document Manager ansvarar du för att upprätthålla struktur, kvalitet och spårbarhet i projekt­dokumentationen. Du arbetar nära projektteam, kunder och leverantörer för att säkerställa att rätt information är korrekt, tillgänglig och levereras i tid. Du fungerar som en central samordningspunkt för alla dokumentationsrelaterade frågor och stödjer flera projekt parallellt. Rollen kräver ett strukturerat arbetssätt, god prioriteringsförmåga och förmåga att hantera flera uppgifter samtidigt i en miljö med högt tempo och tydliga deadlines. Huvudsakliga arbetsuppgifter I rollen kommer du att: • Vara huvudkontakt för dokumentationsrelaterade frågor i projekt • Säkerställa struktur, korrekthet och spårbarhet i dokumentationen • Hantera dokumentlistor, metadata och dokumentflöden • Säkerställa att dokument följer krav på format, mallar och standarder • Samordna mottagning, granskning och distribution av dokumentation • Arbeta i dokumenthanteringssystem (Windchill PDM Link) • Stödja projektrapportering och leverans av dokumentationspaket • Driva och följa upp dokumentationsaktiviteter mellan flera intressenter • Bidra till att förbättra processer och arbetssätt Kvalifikationer Vi söker dig som: • Har mycket god allmän datorvana och känner dig mycket bekväm med att arbeta i olika system • Har mycket goda kunskaper i MS Office, särskilt Excel och Word • Är system- och processorienterad och snabbt kan lära dig nya verktyg och arbetssätt • Har erfarenhet av administrativa eller koordinerande roller, gärna i projektmiljö • Är serviceinriktad och tycker om att stötta både interna team och externa intressenter • Tar ansvar och aktivt driver samt följer upp dokumentationsrelaterade frågor • Arbetar strukturerat och noggrant, med god förmåga att prioritera • Är bekväm med att arbeta mot deadlines och hantera flera parallella arbetsuppgifter • Kommunicerar obehindrat på svenska och engelska Meriterande: • Erfarenhet av dokumenthanteringssystem (särskild Windchill, eller andra PLM-system) • Erfarenhet av arbete i stora eller komplexa systemmiljöer • Erfaranhet eller förståelse för konfigurationshantering • Erfarenhet av standarder så som ISO 9001 eller ECSS Redo att bli en del av oss? Som ett växande företag med omkring 190 internationella medarbetare är vi beroende av personer som tar ansvar, arbetar effektivt och samarbetar nära med kollegor, leverantörer och kunder. Vi söker en proaktiv lagspelare som lär sig snabbt, stöttar kollegor vid behov och även kan arbeta självständigt. God problemlösningsförmåga, initiativtagande och ett pragmatiskt förhållningssätt är avgörande – med fokus på att balansera kvalitet och leverans i tid. Om du är redo att bli en del av vår resa och bidra till komplexa och spännande projekt ser vi fram emot din ansökan!

Är du en strukturerad person med sinne för ordning och teknik? Vi söker nu en teknisk handläggare till ett långsiktigt uppdrag. Här får du en viktig roll i att säkerställa kvaliteten i företagets tekniska databaser och informationsflöden. Om tjänsten Som teknisk handläggare ansvarar du för att förvalta och kvalitetssäkra information rörande företagets fysiska tillgångar och anläggningar. Rollen går ut på att granska inkommande tekniskt underlag och se till att den digitala dokumentationen stämmer överens med den faktiska verksamheten. Du arbetar i ett team med andra specialister och fungerar som ett stöd för både interna projektledare och externa leverantörer. Tjänsten passar dig som trivs med administrativt helhetsansvar och vill arbeta i en miljö där noggrannhet och kvalitet står i fokus. Arbetsuppgifter Utföra kontroller av tekniska ritningar och specifikationer för att säkerställa att de följer gällande standarder. Registrera, uppdatera och underhålla information i företagets centrala affärssystem och databaser. Ge administrativt stöd till projektmedlemmar och externa parter gällande dokumentationskrav. Säkerställa att förändringar i pågående projekt blir korrekt registrerade och följa upp eventuella brister i underlagen. Vi söker dig som Har erfarenhet av administrativt arbete, gärna i en koordinerande eller teknisk roll. Är mycket skicklig på att hantera digitala system och databaser. Har goda kunskaper i svenska och engelska, då rollen innebär kontakt med olika intressenter. Meriterande: Erfarenhet av att arbeta med objektsdata, ritningshantering eller teknisk förvaltning. Tidigare erfarenhet från större affärssystem (t.ex. inom logistik, inköp eller förvaltning). En teknisk grundförståelse eller intresse för infrastruktur. För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper: För att lyckas i rollen är du en person som arbetar systematiskt och noggrant. Du har lätt för att prioritera dina arbetsuppgifter och tar ansvar för att processer slutförs enligt plan. Du är dessutom kommunikativ och trivs med att samarbeta med andra för att nå gemensamma mål. Hjälpsam Målmedveten Social Ordningsam Ansvarstagande Vår rekryteringsprocess Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work. Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.