Kontorist

Om tjänsten Vi söker nu en administratör till en Statlig myndighet i Stockholm. I rollen som administratör kommer du att ansvara för varierande administrativa arbetsuppgifter och stötta verksamheten i det dagliga arbetet. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer att bestå av att planera och boka tillsynsaktiviteter, administrera ärenden i verksamhetens system samt hantera beslut, certifikat och intyg. Du kommer även att arbeta med diarieföring, arkivering och hantering av funktionsbrevlådor. Rollen innebär nära samarbete med chefer, handläggare och andra kollegor, där du fungerar som ett viktigt administrativt stöd. I tjänsten kan även nedan arbetsuppgifter förekomma: - Sköta administrativa rutiner - Planera och samordna - Arbeta utifrån fastlagda rutiner - Vara ett operativt stöd för verksamheten - Formulera brev, protokoll, dokumentation m.m. - Hantera återkommande arbetsuppgifter (exempelvis kopiering, sortering och posthantering) - Hantera många kontakter med anställda och allmänhet - Göra kalenderbokningar, mötesbokningar - Utföra reseplanering - Fatta egna beslut utifrån redan kända handlingsalternativ Uppdragsperiod och omfattning Tjänsten som administratör är ett konsultuppdrag på heltid med start 2026-09-01 och förväntas pågå i två (2) år. Uppdraget är placerat på myndighetens kontor i nordvästra Stockholm fram till mars 2027 och kommer därefter att flytta till nya lokaler i Solnaområdet. Det finns möjlighet till distansarbete med upp till cirka tre dagar i veckan, beroende på verksamhetens behov och arbetsuppgifternas karaktär. Omfattningen av distansarbete kan komma att variera under uppdragets gång. Krav för tjänsten: • Gymnasium eller likvärdig utbildning • Mycket goda kunskaper i MS Office eller likvärdigt • Minst tre (3) års arbetslivserfarenhet som administratör/assistent • Kunna kommunicera obehindrat på svenska och engelska, såväl i tal som i skrift • Vara tillgänglig för digital intervju den 19 och 20 augusti. För att vi ska ha möjlighet att ta dig vidare i processen behöver du tydligt redogjort i ditt CV att samtliga ovan krav är uppfyllda. Ange vilket/vilka uppdrag som påvisar efterfrågad erfarenhet. Tidsperiod ska anges i år och månad ÅÅ-MM. För att säkerställa en kompetensbaserad rekrytering använder vi oss i denna process av arbetspsykologiska tester. Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet. Urval sker löpande med sista ansökningsdag 2026-08-14. Kontaktuppgifter Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryterare: Suad Habib via e-post: [email protected] Har du frågor angående registrering, var god kontakta supporten via [email protected] Välkommen med din ansökan!

Vi söker en ny lagmedlem till avdelningen för Inspiration och välfärdsteknik i Vård- och omsorgsförvaltningen! Vår avdelning startade hösten 2025 och har sedan dess fått flera nya och spännande uppdrag. Nu söker vi en administratör då vår nuvarande medarbetare gått vidare till nya äventyr. Vi finns på Kolvgatan 7 och tillhör verksamhetsområde hemtjänst. Idag består teamet av tio medarbetare som ansvarar för den övergripande hanteringen av välfärdsteknik inom vård- och omsorgsförvaltningen. Exempel på produkter och tjänster vi arbetar med är trygghetslarm, läkemedelsautomater, GPS-larm, spol- och torkbidéer samt matassistenter. Vi ansvarar även för tjänsten Digital vägledare, Inspirationsmiljön och smarta saker som karlstadsbon kan införskaffa på egen hand. Hos oss får du arbeta med engagerade kollegor i en arbetsmiljö där skratt och samarbete står i fokus. Arbetsuppgifter I din roll som administratör ansvarar du bland annat för servicetelefonen, mötesrummen, krisförrådet, fakturahantering, beställningar, inköp, in- och utleveranser, felanmälningar och tar emot besökare. Du arbetar i både personal- och verksamhetssystem och är ett allmänt administrativt stöd till teamet. Kvalifikationer För tjänsten krävs gymnasieutbildning samt erfarenhet av administrativt arbete. Du behöver ha god förmåga att planera, prioritera och strukturera ditt arbete självständigt samt kunna samarbeta väl med andra. Rollen ställer även krav på att du kan uttrycka dig väl på svenska i både tal och skrift. Vidare krävs god datorvana och erfarenhet av att arbeta i digitala system. Meriterande är om du har erfarenhet av fakturahantering och inköp, arbete i personal- och verksamhetssystem, beställnings- och leveranshantering, kundservice, reception eller telefonservice samt från kommunal verksamhet eller annan offentlig verksamhet och såklart intresse för eller erfarenhet av välfärdsteknik. Vi söker dig som trivs med att arbeta i team, är självgående och tar ansvar för dina arbetsuppgifter, är lösningsorienterad och har en positiv inställning, är flexibel och kan hantera varierande arbetsuppgifter samt har lätt för att sätta dig in i nya arbetsuppgifter och system. B-körkort är ett krav för tjänsten. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet. Tillträde sker enligt överenskommelse. Vi erbjuder Läs mer om våra förmåner och hur det är att jobba i Karlstads kommun på karlstad.se/jobbahososs Information om lönenivåer hittar du här (välj "Se lönestatistik"). Den här rekryteringen rör AID-kod [152090]. Varmt välkommen med din ansökan! När du söker jobb hos oss kommer du att få ange ditt CV samt svara på ett antal frågor där vi ber dig beskriva din kompetens inom efterfrågat område. Det innebär att du inte ska bifoga ett personligt brev som en del av din ansökan.  Om Karlstads kommun Vård- och omsorgsförvaltningen är en förvaltning med fokus på utveckling och nytänk, vilket bland annat syns genom att vi i flera år varit modellkommun för välfärdsteknik inom Sverige. I förvaltningen arbetar runt 2 000 medarbetare inom vårdboenden, trygghetsboenden, hemtjänst, funktionsstöd, hälso- och sjukvård samt på vårt biståndskontor. Det är viktiga jobb där vi gör skillnad på riktigt. Vårt mål är att alltid ge professionell personcentrerad vård och omsorg. Vill du vara med och skapa framtidens Karlstad? Hos oss i koncernen Karlstads kommun kan du göra skillnad på riktigt. Här är varje medarbetare en viktig del i helheten och tillsammans hjälps vi åt att förverkliga vår vision om "Ett bättre liv i Solstaden". Kom och väx med oss! Övrig information För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen och förenkla kommunikationen med våra sökande ber vi dig skicka in din ansökan via våra rekryteringssystemoch inte via e-post eller pappersformat. Vi undanber oss alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons. Har du skyddade personuppgifter ska du inte registrera dina ansökningshandlingar i vårt rekryteringssystem och inte heller skicka in dem via e-post. Vänd dig istället till kommunens växel 054-540 00 00 för vidare hantering.

Enheten för militär förmåga, Försvarsdepartementet Vill du arbeta i händelsernas centrum avseende svensk och internationell försvars- och säkerhetspolitik? Försvarsdepartementet utvecklar verksamheten utifrån det förändrade omvärldsläget och Sveriges medlemskap i Nato. Vi söker dig som vill bidra till Sveriges säkerhet genom utvecklande arbetsuppgifter i en mycket omväxlande arbetsmiljö. Din arbetsdag. Sveriges morgondag. Vid enheten finns idag två enhetsassistenter. Arbetsuppgifterna omfattar enhetens ärendehantering, exempelvis regeringsärenden, interpellationer, riksdagsfrågor, kommittédirektiv, expediering och arkivering av ärenden, mötesbokningar, posthantering och övrig dokumenthantering. Utöver detta omfattas stöd till såväl avdelningschef som enhetschef med till exempel kalender- och resehantering, besöksmottagning samt att stötta enhetens medarbetare med varierande administrativa uppgifter. I arbetet ingår också att utveckla och effektivisera administrativa rutiner och processer samt att vara delaktig i processer som till exempel introduktion av nyanställda på enheten. Arbetet är omväxlande både avseende innehåll och tempo och det förutsätter ett tätt samarbete med övriga kollegor inom enheten, departementet och Regeringskansliet. Enhetsassistenten är en del av departementets administrativa nätverk och förväntas ta aktiv del i nätverkets arbete. Det ingår även att ha andrahandsansvar vid andra enheter eller på annat sätt bidra till helheten vid till exempel semesterperioder. Läs mer om vår verksamhet på http://www.regeringen.se Din bakgrund Vi söker dig som har gymnasieutbildning samt flerårig erfarenhet av självständigt, kvalificerat administrativt arbete med motsvarande arbetsuppgifter. Du har även erfarenhet av att hantera skyddsvärd information. Vidare vill vi att du har mycket goda kunskaper i svenska och engelska, i såväl tal som skrift, samt god kunskap om IT, digitala verktyg, dokumenthanteringssystem och Officepaketet. Du har även kunskaper inom offentlighet och sekretess. Har du dessutom eftergymnasial utbildning, erfarenhet från liknande arbete vid statlig myndighet, Regeringskansliet eller från annan större organisation, anser vi det meriterande. Det är även meriterande med kunskaper om arkivering och diarieföring, samt erfarenhet av arbete som chefsassistent. Dina egenskaper Regeringskansliets medarbetarkriterier är helhet, utveckling, resultat. Alla som arbetar i Regeringskansliet behöver ha helhetssyn och samarbeta för verksamhetens bästa. Du förväntas bidra med ditt perspektiv och din kompetens samt vara öppen för andras. Du kommer med idéer och nya angreppssätt för att förbättra och utveckla verksamheten och din egen kompetens. Du är inriktad på resultat i ditt agerande och anpassar dig när behov och inriktning ändras. Utöver detta ser vi gärna att du som söker är ansvarstagande, har ett gott omdöme och är noggrann. Tjänsten kräver att du som kandidat har ett högt säkerhetsmedvetande. Läs mer på https://www.regeringen.se/jobba-hos-oss/att-arbeta-i-regeringskansliet/medarbetarskap-och-ledarskap-i-regeringskansliet/ Övrigt Tjänsten avser en tillsvidareanställning med inledande provanställning på 6 månader. Tillträde enligt överenskommelse. Befattningen är placerad i säkerhetsklass och en säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras innan beslut om anställning fattas. Du måste vara svensk medborgare, men får gärna ha utländsk bakgrund. Är du intresserad? Vill du veta mer om jobbet och vad vi erbjuder, kontakta Jenny Timerdal som är enhetschef, på 08-405 25 68. Du är också välkommen att kontakta HR-handläggare Hanna Grotander på 08-405 12 36. Fackliga kontaktpersoner är Katja Wahlsten för Saco och Karina Åbom-Engberg för ST. Du når dem via Regeringskansliets växel, 08-405 10 00. Vi tar gärna emot samtal från dig som är intresserad av jobbet men vi tackar nej till dig som säljer annonser och rekryteringstjänster. Välkommen att registrera din ansökan i vårt rekryteringsverktyg senast den 16 augusti 2026.   Regeringskansliets uppdrag är att stödja regeringen i dess arbete med att styra Sverige och förverkliga sin politik. Här arbetar 4 800 personer, varav 600 utomlands. Regeringskansliet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Vi ser jämställdhet och mångfald som en styrka och tillgång och vi arbetar aktivt för att vara en arbetsplats fri från diskriminering. Försvarsdepartementet ansvarar för frågor om Sveriges militära försvar samt samordning av det civila försvaret och samhällets krisberedskap.

Om tjänsten Är du en person som trivs med att skapa ordning, ge förstklassig service och se till att arbetsplatsen fungerar smidigt? Vi söker nu en engagerad Kontorsassistent till vår kund i Solna. I den här rollen blir du en viktig del av den dagliga verksamheten och bidrar till att kontoret är välfungerande och trivsamt för alla medarbetare. Detta är ett konsultuppdrag på deltid, 27,5 timmar per vecka, med tillsvidareanställning. Om oss KFX HR-partner är ett auktoriserat bemannings-, rekryterings- och omställningsföretag. Vi är mycket måna om att du ska trivas hos oss och på din kundarbetsplats. Hos oss är du en viktig och uppskattad person, både som anställd och som kollega. Vi är ett bemanningsföretag som värnar om den personliga kontakten med alla våra medarbetare. Vårt mål är att vara bemanningsbranschens bästa arbetsgivare. Du kommer att bli anställd av KFX HR-partner, därför är det viktigt att du trivs i rollen som konsult. Som konsult är det viktigt att du kan ta egna initiativ, är flexibel och pålitlig. Du är vårt och kundens ansikte utåt och ska därför förstå vår och kundföretagets organisation. Våra ledord på KFX HR-partner är Stolthet, Omtanke och Engagemang, dessa ska genomsyra allt vi gör. Arbetsuppgifter Som Kontorsassistent ansvarar du för att kontoret fungerar smidigt i det dagliga arbetet. Rollen är självständig och varierad, du kombinerar praktiska arbetsuppgifter med administrativa inslag. Du arbetar utifrån etablerade rutiner och säkerställer att arbetsmiljön är välorganiserad och fungerande. Exempel på arbetsuppgifter: Hantera inkommande och utgående paket samt leveranser Inventera och organisera förråd Se till att mötesrum är iordningställda och representativa Beställa, fylla på och inventera kontorsmaterial och andra förbrukningsvaror Utföra praktiska åtgärder och lösa mindre problem på kontoret, samt enklare reparationer Uppdatera dokumentation, checklistor och interna register Säkerställa att kontorets tekniska utrustning fungerar som den ska Kvalifikationer Vi söker dig som har ett starkt servicetänk, tar ansvar för dina arbetsuppgifter och trivs med ett omväxlande arbete. Du är självgående, lösningsorienterad och har lätt för att skapa goda relationer med kollegor. Vi ser att du: Uttrycker dig obehindrat på både svenska och engelska, i såväl tal som skrift, eftersom engelska är företagets interna arbetsspråk. Uppskattar struktur och tydliga arbetsrutiner, arbetar metodiskt och känner dig bekväm med att planera och prioritera ditt arbete. Rollen innebär ett stort eget ansvar och passar dig som trivs med självständigt arbete och att arbeta mot uppsatta mål och riktlinjer. Vi ser gärna att du även har: Erfarenhet från en liknande roll, exempelvis inom kontorsservice, facility management eller annan serviceverksamhet. Övrigt Tillträde: Omgående Omfattning: Deltid, måndag–fredag kl. 08.00–14.30 (27,5 timmar/vecka) Lön: individuell lönesättning (Kollektivavtal Unionen) Detta är ett konsultuppdrag där du är anställd av KFX och arbetar ute hos kund. Vi gör en bakgrundskontroll i samtliga rekryteringsprocesser. Vid frågor eller funderingar kontakta ansvarig rekryterare Elin Kjellin på [email protected]. Vi tar inte emot ansökningar via mejl. Urval sker löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag. Ta därför chansen och sök redan idag! #HPA

Are you service-minded, structured, and enjoy creating a tidy, welcoming workplace? Are you looking for a flexible part-time role that fits well alongside studies, another job, or your own business? Then this could be a great match. At Position Green, a leading sustainability software and consulting company, we’re looking for a part-time Office Support to help keep our Stockholm office running smoothly on a daily basis. Ideally, you'll join our team after the summer vacation, in late August. About the role As Office Support, you’ll play an important role in our everyday office life for our ~50 employees in the Stockholm office. You’ll help ensure the office is ready for the day, well-organised, and welcoming, while supporting meetings, events, and office routines. You’ll work closely with the People & Culture team, be in daily contact with employees in the office, and be part of our People Experience team across Position Green’s other offices, sharing best practices and ways of working. The role is approximately 2-3 hours per day, with flexibility when needed for meetings or events. Your responsibilities will include: Daily office overview: Making sure the office is tidy, organised, and functioning well. Kitchen & supplies: Managing the dishwasher, coffee machine, snacks, milk, sodas, and keeping the kitchen clean and inviting. Reception support: Answering the reception phone and front door. IT equipment: Supporting with computers and phones when employees need new equipment. Meetings, workshops & events: Supporting with coffee, snacks, and practical setup. Who we’re looking for You’re service-oriented, reliable, and proactive. You enjoy keeping things organised and being close to people in a workplace. You’re comfortable working independently and taking responsibility. The role is ideal for a student or someone with another part-time role. Why join Position Green? Be part of a sustainability company making a real impact. Work in central Stockholm. Be close to colleagues and part of a wider People Experience community across offices. Flexible hours that fit around your life.

Trivs du i en roll där ingen dag är den andra lik och där din förmåga att organisera gör skillnad för ett helt team? Som Office Coordinator blir du navet i verksamheten. Här kombinerar du service med operativ administration i en miljö där teknik och innovation möts. Vi söker dig som är prestigelös, strukturerad och som älskar att skapa trivsel. Oavsett om det handlar om att rodda nästa stora sommarfest eller att säkra logistiken kring testleveranser, så är du personen att räkna med. Om tjänsten Som Office coordinator är ditt främsta uppdrag att skapa en välfungerande och trivsam arbetsmiljö. Du är ansiktet utåt och den person som ser till att "maskineriet" på kontoret snurrar. Rollen är bred och operativ, med ansvar som sträcker sig från daglig kontorsservice till logistik och enklare ekonomiadministration. Ditt arbete bidrar direkt till effektiva interna flöden och en smidig vardag för hela organisationen. Du erbjuds En nyckelroll i ett stabilt men växande bolag. En miljö präglad av hög teknisk kompetens. En roll med stor variation där du får vara med och forma hur vi bäst skapar en arbetsplats i världsklass. Arbetsuppgifter Kontorsservice & Trivsel: Du ansvarar för inköp (frukost, fika, kontorsmaterial), skötsel av gemensamma ytor och eventansvarig. Inköp & Logistik: Du stöttar vid inköp av testutrustning, hanterar paketflöden och bokar försändelser. Administration: Hantering av mobilabonnemang, passerkort och nyckeltaggar. Du bemannar även växeln och hanterar gemensamma inkorgar. Order & Ekonomi: Du bevakar kundportaler, skapa leverantörsoder och proformafakturor samt sköter attestflödet för leverantörsfakturor. Vi söker dig som Behärskar svenska och engelska flytande då det används i det dagliga arbetet. Har manuellt B-körkort. Är strukturerad, självgående och prestigelös. Har god administrativ förmåga. Det är meriterande om du har Erfarenhet av orderhantering eller inköp. Erfarenhet från liknande administrativa roller som Office Coordinator eller administratör. För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper: Optimistisk Hjälpsam Ordningsam Ansvarstagande Vår rekryteringsprocess Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work. Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.

Nu söker vi en koordinator till ett spännande, konfidentiellt bolag med global närvaro – en organisation som präglas av innovation, tempo och samarbete över gränser. Detta är ett konsultuppdrag via Wise med start inom kort, initialt 6 månader med goda möjligheter till förlängning och/eller överrekrytering. OM ROLLEN // MAKE IMPACT WHERE IT MATTERS Det här är en bred och varierad roll där du fungerar som en central stödfunktion till flera team i organisationen. Du kombinerar klassisk administration med koordinering, eventplanering och visst ansvar för kontorsrelaterade frågor. Du arbetar nära verksamheten och bidrar till att skapa struktur, flyt och en välfungerande vardag – både för teamen du stöttar och för kontoret som helhet. Rollen passar dig som trivs i en dynamisk miljö där du får ta eget ansvar och ligga steget före. Exempel på arbetsuppgifter Koordinera och administrativt stötta flera team i det dagliga arbetet Planera och genomföra möten, workshops och interna events Säkerställa att administrativa processer och arbetssätt fungerar effektivt Hantera dokumentation, bokningar och löpande ärenden Vara delaktig i kontorsdrift, exempelvis trivsel, leverantörskontakter och ordning Agera spindeln i nätet mellan olika funktioner, både internt och externt DIN PROFIL // YOU BRING THE EDGE Du har erfarenhet från en koordinerande eller administrativ roll, exempelvis som koordinator, team assistant eller office assistant. Du trivs i ett högt tempo och är van att hantera flera parallella uppgifter samtidigt. Du har arbetat nära olika intressenter och känner dig trygg i att stötta flera team parallellt. Med din goda systemvana sätter du dig snabbt in i nya verktyg och arbetssätt, och du kommunicerar obehindrat på både svenska och engelska. För att trivas i rollen tror vi att du är En person som tar eget ansvar och gärna ligger steget före – du ser vad som behöver göras och agerar. Du har ett strukturerat arbetssätt, är noggrann i detaljerna och har lätt för att prioritera när tempot skiftar. Du har ett naturligt servicetänk och gillar att hitta lösningar. Samtidigt är du social och trivs i en roll med många kontaktytor. Framför allt känner du dig trygg i att driva ditt arbete framåt och bidra till att skapa ordning, flyt och en positiv vardag för teamet runt dig. OM WISE ADMIN Wise Admin är specialister på rekrytering, konsultlösningar och rådgivning inom administration. Vi lyfter de som ofta tas för givet, för vi vet hur avgörande rätt administrativ kompetens är för att verksamheten ska fungera och växa. Vi matchar människor som skapar struktur, ordning och arbetsglädje, och ser till att de hamnar där de gör som mest nytta. På riktigt. NÄR DU BLIR EN AV OSS Som konsult hos Wise blir du en del av ett sammanhang där vi värdesätter både din trygghet och din utveckling. Vi erbjuder marknadsmässig lön, friskvårdsbidrag, pensionsavsättning och kollektivavtal – för oss är inget viktigare än att du känner dig trygg i din anställning. Från dag ett på ditt konsultuppdrag får du möjlighet att utvecklas, utmanas och påverka framtidens arbetsplatser – tillsammans med engagerade kollegor, och med oss som ständigt bollplank. Oavsett var du befinner dig i karriären ska rollen som konsult ge dig erfarenheter, kunskaper och inspiration inför nästa steg. Välkommen till Wise – en värld full av möjligheter! DIN ANSÖKAN // TALENT SPEAKS LOUDER För att söka rollen klicka på ”Ansök nu”, samt bifoga CV. Notera att vi ej kan ta emot ansökningar via mail. I konsultvärden går det ofta snabbt så tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum. Vänta därför inte med din ansökan. Har du frågor om rollen är du välkommen att kontakta ansvarig konsultchef (NAMN & MAIL) eller Talent Acquisition Specialist (NAMN & MAIL).