Kontorist

Vill du arbeta i en central roll där du får kombinera systemförvaltning, utveckling och verksamhetsstöd? Vi söker nu en systemförvaltare med erfarenhet av fastighetssystem till ett längre konsultuppdrag inom offentlig verksamhet i Huddinge. Om uppdragetI rollen som systemförvaltare har du ett övergripande ansvar för fastighetssystemen Fast2 och GreenView. Du arbetar parallellt mellan systemen för att säkerställa att de är effektiva, användarvänliga och anpassade efter verksamhetens behov. Du fungerar som en viktig länk mellan verksamhet, systemleverantörer och tekniska lösningar, med fokus på både förvaltning och utveckling. ArbetsuppgifterAnsvara för systemförvaltning, utveckling och administration av Fast2 och GreenView Hantera supportärenden, felanmälningar och användarfrågor Arbeta med integrationer mellan olika system Delta i och driva utveckling av funktioner, exempelvis kopplat till signeringstjänster och BankID Arbeta med fastighetsekonomiska funktioner såsom fakturering och debitering Upprätta och följa upp systemförvaltningsplan i samarbete med systemägare Samordna och genomföra systemuppgraderingar, inklusive tester och kontakt med leverantörer Ansvara för dokumentation, användarstöd och utbildningsinsatser Arbeta för att öka användarnytta och effektivitet i systemen Vi söker dig somHar erfarenhet av systemförvaltning, gärna inom fastighetssystem Har god förståelse för integrationer och systemutveckling Har erfarenhet av arbete med ekonomi- och betalningsflöden i system Har förmåga att arbeta verksamhetsnära och översätta behov till systemlösningar Kommunicerar obehindrat på svenska i tal och skrift Personliga egenskaper För att lyckas i rollen ser vi att du är: Strukturerad och ansvarstagande Lösningsorienterad och analytisk Pedagogisk och kommunikativ Självständig med god samarbetsförmåga Om uppdragetUppdragslängd: ca 1 år Start: omgående Omfattning: ca 30 timmar per vecka Placering: Offentlig verksamhet i Huddinge Ansökan Låter detta som rätt uppdrag för dig? Skicka in din ansökan redan idag – urval sker löpande!

Trivs du i en roll där ingen dag är den andra lik och där din förmåga att organisera gör skillnad för ett helt team? Som Office Coordinator blir du navet i verksamheten. Här kombinerar du service med operativ administration i en miljö där teknik och innovation möts. Vi söker dig som är prestigelös, strukturerad och som älskar att skapa trivsel. Oavsett om det handlar om att rodda nästa stora sommarfest eller att säkra logistiken kring testleveranser, så är du personen att räkna med. Om tjänsten Som Office coordinator är ditt främsta uppdrag att skapa en välfungerande och trivsam arbetsmiljö. Du är ansiktet utåt och den person som ser till att "maskineriet" på kontoret snurrar. Rollen är bred och operativ, med ansvar som sträcker sig från daglig kontorsservice till logistik och enklare ekonomiadministration. Ditt arbete bidrar direkt till effektiva interna flöden och en smidig vardag för hela organisationen. Du erbjuds En nyckelroll i ett stabilt men växande bolag. En miljö präglad av hög teknisk kompetens. En roll med stor variation där du får vara med och forma hur vi bäst skapar en arbetsplats i världsklass. Arbetsuppgifter Kontorsservice & Trivsel: Du ansvarar för inköp (frukost, fika, kontorsmaterial), skötsel av gemensamma ytor och eventansvarig. Inköp & Logistik: Du stöttar vid inköp av testutrustning, hanterar paketflöden och bokar försändelser. Administration: Hantering av mobilabonnemang, passerkort och nyckeltaggar. Du bemannar även växeln och hanterar gemensamma inkorgar. Order & Ekonomi: Du bevakar kundportaler, skapa leverantörsoder och proformafakturor samt sköter attestflödet för leverantörsfakturor. Vi söker dig som Behärskar svenska och engelska flytande då det används i det dagliga arbetet. Har manuellt B-körkort. Är strukturerad, självgående och prestigelös. Har god administrativ förmåga. Det är meriterande om du har Erfarenhet av orderhantering eller inköp. Erfarenhet från liknande administrativa roller som Office Coordinator eller administratör. För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper: Optimistisk Hjälpsam Ordningsam Ansvarstagande Vår rekryteringsprocess Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work. Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.

Nu söker vi en koordinator till ett spännande, konfidentiellt bolag med global närvaro – en organisation som präglas av innovation, tempo och samarbete över gränser. Detta är ett konsultuppdrag via Wise med start inom kort, initialt 6 månader med goda möjligheter till förlängning och/eller överrekrytering. OM ROLLEN // MAKE IMPACT WHERE IT MATTERS Det här är en bred och varierad roll där du fungerar som en central stödfunktion till flera team i organisationen. Du kombinerar klassisk administration med koordinering, eventplanering och visst ansvar för kontorsrelaterade frågor. Du arbetar nära verksamheten och bidrar till att skapa struktur, flyt och en välfungerande vardag – både för teamen du stöttar och för kontoret som helhet. Rollen passar dig som trivs i en dynamisk miljö där du får ta eget ansvar och ligga steget före. Exempel på arbetsuppgifter Koordinera och administrativt stötta flera team i det dagliga arbetet Planera och genomföra möten, workshops och interna events Säkerställa att administrativa processer och arbetssätt fungerar effektivt Hantera dokumentation, bokningar och löpande ärenden Vara delaktig i kontorsdrift, exempelvis trivsel, leverantörskontakter och ordning Agera spindeln i nätet mellan olika funktioner, både internt och externt DIN PROFIL // YOU BRING THE EDGE Du har erfarenhet från en koordinerande eller administrativ roll, exempelvis som koordinator, team assistant eller office assistant. Du trivs i ett högt tempo och är van att hantera flera parallella uppgifter samtidigt. Du har arbetat nära olika intressenter och känner dig trygg i att stötta flera team parallellt. Med din goda systemvana sätter du dig snabbt in i nya verktyg och arbetssätt, och du kommunicerar obehindrat på både svenska och engelska. För att trivas i rollen tror vi att du är En person som tar eget ansvar och gärna ligger steget före – du ser vad som behöver göras och agerar. Du har ett strukturerat arbetssätt, är noggrann i detaljerna och har lätt för att prioritera när tempot skiftar. Du har ett naturligt servicetänk och gillar att hitta lösningar. Samtidigt är du social och trivs i en roll med många kontaktytor. Framför allt känner du dig trygg i att driva ditt arbete framåt och bidra till att skapa ordning, flyt och en positiv vardag för teamet runt dig. OM WISE ADMIN Wise Admin är specialister på rekrytering, konsultlösningar och rådgivning inom administration. Vi lyfter de som ofta tas för givet, för vi vet hur avgörande rätt administrativ kompetens är för att verksamheten ska fungera och växa. Vi matchar människor som skapar struktur, ordning och arbetsglädje, och ser till att de hamnar där de gör som mest nytta. På riktigt. NÄR DU BLIR EN AV OSS Som konsult hos Wise blir du en del av ett sammanhang där vi värdesätter både din trygghet och din utveckling. Vi erbjuder marknadsmässig lön, friskvårdsbidrag, pensionsavsättning och kollektivavtal – för oss är inget viktigare än att du känner dig trygg i din anställning. Från dag ett på ditt konsultuppdrag får du möjlighet att utvecklas, utmanas och påverka framtidens arbetsplatser – tillsammans med engagerade kollegor, och med oss som ständigt bollplank. Oavsett var du befinner dig i karriären ska rollen som konsult ge dig erfarenheter, kunskaper och inspiration inför nästa steg. Välkommen till Wise – en värld full av möjligheter! DIN ANSÖKAN // TALENT SPEAKS LOUDER För att söka rollen klicka på ”Ansök nu”, samt bifoga CV. Notera att vi ej kan ta emot ansökningar via mail. I konsultvärden går det ofta snabbt så tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum. Vänta därför inte med din ansökan. Har du frågor om rollen är du välkommen att kontakta ansvarig konsultchef (NAMN & MAIL) eller Talent Acquisition Specialist (NAMN & MAIL).

Är du intresserad av att ha en deltidstjänst vid sidan av studierna? Se hit! Vi söker en socialt begåvad kontorsassistent med hög integritet som vill vara navet i ett spännande och långsiktigt projekt i Uppsala. Du blir ansiktet utåt och ansvarar för att skapa ordning, trivsel och säkerhet i en dynamisk miljö. Om tjänsten Som kontorsassistent ansvarar du för att skapa ordning, trivsel och säkerhet på ett projektkontor. Du är ansiktet utåt, vilket innebär en kombination av service, logistik och administration. Du erbjuds Vår klient erbjuder en varierande roll i ett projekt som inledningsvis sträcker sig 3-6 månader men med möjlighet till förlängning. Start omgående, med intervjuer redan nästa vecka. Arbetsuppgifter Rollen innebär en kombination av service, logistik och administration för att säkerställa en välfungerande och säker projektmiljö. Hantera inpasseringskort och personalinskrivning Kontrollera vilka som befinner sig i lokalerna och agera vid obehöriga Ansvara för kontorsservice som kaffe, fika, blommor och allmän ordning på kontoret Hantera inkommande och utgående ärenden såsom paket eller post Beställningar och övrig administration av kontorsmaterial Vi söker dig som Flytande svenska i tal och skrift Studerar på högskola eller universitet med minst 6 månader kvar av studierna Har möjlighet att jobba 3 dagar i veckan (tis-tors, 8-11) Boende i Uppsala med omnejd Har hög integritet och professionellt agerande Har hög social kompetens och god kommunikationsförmåga Flytande svenska i tal och skrift Kunnig inom kontorsadministration Det är meriterande om du har Erfarenhet av arbete inom reception, service eller administration Engelska såväl tal som i skrift För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper: Social Flexibel Ordningsam Ansvarstagande Socialt självsäker Vår rekryteringsprocess Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work. Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.

Har du ett starkt värdskap, ett öga för kvalitet och en naturlig känsla för service i toppklass? Nu finns möjligheten att ta en central och synlig roll i en internationell organisation där professionalism, tempo och upplevelse står i fokus – och där kontoret är en viktig del av varumärket. OM ROLLEN Som Office Manager ansvarar du för att Stockholmskontoret håller absolut högsta standard – funktionellt, visuellt och upplevelsemässigt. Du är ansiktet utåt för kontoret och skapar en miljö som präglas av kvalitet, struktur och förstklassig service. Rollen kombinerar operativt ansvar med utveckling av arbetssätt och processer, och passar dig som trivs i en miljö där tempo, förväntningar och professionalism är höga. Du arbetar nära ledning och medarbetare och säkerställer att kontoret håller en genomgående hög servicenivå – där detaljer, bemötande och leverans gör skillnad.  Huvudsakliga arbetsuppgifter Kontorsdrift och värdskap: Säkerställa att kontoret håller högsta nivå gällande service, bemötande, funktionalitet och arbetsmiljö. Operativt helhetsansvar: Ansvara för lokaler, leverantörer, inköp, utrustning och daglig struktur. Professionellt stöd till organisationen: Vara första kontaktpunkt för medarbetare, ledning och besökare samt säkerställa snabba, lösningsorienterade leveranser. Budget- och leverantörsstyrning: Följa upp kostnader, kvalitetssäkra samarbeten och kontinuerligt utveckla leverantörsrelationer. Möten, event och representation: Planera och genomföra möten, interna event och resor med hög kvalitet och känsla för detaljer. Samordning och kommunikation: Fungera som sammanhållande länk mellan olika funktioner och externa parter. Process- och kvalitetsutveckling: Etablera strukturer, rutiner och arbetssätt som säkerställer konsekvent hög servicegrad. Arbetsmiljö, hälsa och säkerhet: Säkerställa en trygg, professionell och representativ kontorsmiljö. DIN PROFIL Du är trygg, prestigelös och mycket serviceorienterad med en stark känsla för kvalitet, struktur och ansvar. Du är van att arbeta i professionella miljöer där förväntningarna är höga, tempot är snabbt och detaljerna spelar roll. Du har ett naturligt värdskap, hög integritet och förmåga att skapa förtroende i alla led. Vi tror att du har: Minst 5 års erfarenhet av Office Management, administration eller operativ service, gärna från hotell- och servicebranschen och/eller från advokatbyrå, konsultbolag eller annan professionell tjänsteorganisation, helst i en internationell eller corporate miljö. Dokumenterad erfarenhet av att driva kontorsdrift på hög nivå (lokaler, leverantörer, arbetsplatsplanering, reception, säkerhet). Stark förmåga att bygga strukturer, rutiner och standardiserade arbetssätt. Erfarenhet av att leda projekt och förbättringsinitiativ. Mycket god kommunikativ förmåga och hög professionell framtoning. Ett lösningsorienterat, proaktivt och affärsnära arbetssätt. God systemvana (Office 365 och samarbetsverktyg). Flytande svenska och engelska i tal och skrift.  OM ORGANISATIONEN Du kommer till en internationell organisation verksam inom investeringar i mjukvaru- och teknikbolag – en bransch som präglas av innovation, tillväxt och högt tempo. Organisationen samarbetar med ett stort antal snabbväxande bolag i Europa och USA och verkar i en miljö där professionalism, kvalitet och förtroende är avgörande. Kulturen är entreprenöriell och prestationsinriktad men samtidigt varm och inkluderande. Stockholmskontoret är väldigt inbjudande, centralt beläget och fungerar som en mötesplats för både interna och externa intressenter – vilket gör Office Manager-rollen central för helhetsupplevelsen. DIN ANSÖKAN Den här rekryteringen genomförs av oss på Wise Admin på uppdrag av vår kund. För att säkerställa en objektiv och icke-diskriminerande process kommer du som går vidare i rekryteringen att få genomföra arbetspsykologiska tester. Vi tar inte emot ansökningar via mail, utan du söker enkelt med ditt CV eller din LinkedIn-profil på wise.se. Vi använder kompetensbaserad rekrytering som metod. Det gör vi i vår strävan efter en mer potentialbaserad matchning. Vi ser därför gärna sökanden med olika bakgrunder, åldrar och erfarenheter, eftersom vi vet att en bredare mångfald berikar var och en av oss och gör oss bättre och smartare som organisation.  Har du frågor om processen eller rollen? Kontakta då ansvarig rekryteringskonsult Stephanie Grammenidis Hagman, [email protected]. Vi intervjuar löpande så rollen kan tillsättas före sista ansökningsdatum. Varmt välkommen med din ansökan!