Vill du bidra till att stärka Sveriges försvarsförmåga? Hos Försvarsmaktens underrättelse- och säkerhetscentrum (FMUndSäkC) finns en möjlighet för dig som vill arbeta med administrativa frågor i ett arbetslag som värdesätter samarbete och engagemang. Vi söker dig som trivs med att ge hög service och som kan ta egna initiativ. FMUndSäkC är en organisationsenhet i Försvarsmakten med uppgift att utveckla, utbilda och följa upp Försvarsmaktens underrättelse- och säkerhetstjänst. FMUndSäkC består av en stab, två utbildande enheter och en enhet som arbetar med utveckling. Vid samtliga enheter samt på staben finns det administrativa handläggare. Förbandets administrativa handläggare är placerade i respektive enhets- eller avdelningsledning. Vi söker nu en administrativ handläggare till utvecklingsenheten. För mer information om FMUndSäkC, vänligen besök http://www.forsvarsmakten.se/fmundsakc Huvudsakliga arbetsuppgifter Som administrativ handläggare erbjuds du ett omväxlande arbete där du tillsammans med andra utgör det direkta stödet till chefer vid enheten. Tjänsten innebär att vara administrativt stöd med uppgifter såsom bl.a. protokollföring, kalenderhantering och mötesförberedelser, beställning och resebokningar samt underlagsframtagande. Därutöver deltar du vid beredning av enhetens ärenden och deltar i olika övningar. Arbetet består till stor del i att strukturera information, förbereda beslutsunderlag, utarbeta ekonomiunderlag och arbetstidsplaneringsunderlag samt göra beställningar, arbeta i Försvarsmaktens olika datorsystem, t.ex PRIO (SAP), Vidar (SharePoint). Kvalifikationer Aktuell erfarenhet av administrativt arbete och chefsstöd Goda datorkunskaper samt god färdighet i Microsoft Office Mycket goda kunskaper att uttrycka sig i tal och skrift i såväl svenska som engelska Gymnasieexamen Körkort B (manuell) Personliga egenskaper Vi söker dig som har integritet, är stresstålig och har förmåga att arbeta självständigt med vissa uppgifter men i arbetslag gällande andra uppgifter. Du har förmåga att arbeta flexibelt och prioritera mellan dina arbetsuppgifter, du är lösningsorienterad och ditt arbete präglas av struktur och noggrannhet. Du är serviceinriktad, prestigelös med god kommunikativ förmåga. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet. Meriterande Erfarenhet av liknande arbete i Försvarsmakten eller annan myndighet Eftergymnasial utbildning inom administration Erfarenhet av SAP och SharePoint-lösningar Erfarenhet av enklare ekonomiarbete, tex stödja i budgetarbete och kvartalsrapporter Övrigt Tillsvidareanställning, sex månaders provanställning kan komma att tillämpas. Arbetsort: Uppsala. Tillträde: Snarast Befattningsnivå: Civil Upplysningar om tjänsten kan lämnas av: Stf chef utvecklingsenheten, Magnus Rosengren Upplysningar om rekryteringsprocessen kan lämnas av: HR-generalist, Tilde Wismar Fackliga representanter: Officersförbundet, Tim Björklund Försvarsförbundet, Daniel Modin SACO, Stephen Haughey Samtliga kontakter nås via växel 010-820 00 99 Ansökan Välkommen med din ansökan senast 2026-09-23. Din ansökan bör innehålla CV samt ansökningsbrev där du motiverar varför du är lämpad för denna befattning. Ansökningar till denna befattning kommer endast tas emot via Försvarsmaktens webbplats. Information om Försvarsmakten och det rekryterande förbandet: Försvarsmaktens underrättelse- och säkerhetscentrum, FMUndSäkC, är ett centrum för utbildning och utveckling inom Försvarsmaktens nationella och internationella underrättelse- och säkerhetstjänst. Centrumet är försvarsmaktsgemensamt och upprättades 1998 då flygvapnets och arméns underrättelseskolor samt Försvarets tolkskola sammanfördes till Uppsala garnison. Varje dag och varje timme gör våra medarbetare insatser som påverkar andra människors liv, både i stort och smått, och både på hemmaplan och runt om i världen. Försvarsmakten ger dig möjlighet att utvecklas som människa och växa i din professionella roll. Vi är en ansvarstagande arbetsgivare och har en öppen organisation där vi ställer upp för varandra. I Försvarsmakten finns en stark värdegrund som bygger på öppenhet, resultat och ansvar. Professionell utveckling och personlig hälsa värdesätts och uppmuntras. Det finns goda förutsättningar för intern karriärrörlighet, friskvård och bra balans mellan arbete och privatliv. Försvarsmakten tillvaratar de kvaliteter som mångfald och jämn könsfördelning tillför verksamheten. Vi välkomnar därför sökanden med olika bakgrund och erfarenheter i våra rekryteringar. En anställning hos oss innebär placering i säkerhetsklass. Vanligtvis krävs svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt 3 kap i säkerhetsskyddslagen. Med anställning följer en skyldighet att krigsplaceras. I anställningen ingår även en skyldighet att tjänstgöra utomlands. Innebörden av detta varierar beroende på typ av befattning. Till ansökan om anställning ska CV och personligt brev bifogas. Om du går vidare i anställningsprocessen ska alltid vidimerade kopior av betyg och intyg uppvisas. Samtal från externa rekryteringsföretag och säljare undanbedes.

Vill du arbeta nära senior ledning i en internationell och snabbföränderlig miljö? Nu söker vi en erfaren och proaktiv Executive Assistant som trivs med stort ansvar, högt tempo och att vara en nyckelperson i det dagliga arbetet kring en senior chef. Om uppdraget 🚀 I rollen som Senior Executive Assistant kommer du att ge kvalificerat administrativt stöd till en senior ledare på hög nivå. Du ansvarar för att skapa struktur, driva koordinering framåt och säkerställa att vardagen fungerar effektivt och professionellt. Du blir en central kontaktpunkt för både interna och externa stakeholders och arbetar självständigt med allt från kalenderhantering och resor till presentationsmaterial och koordinering av komplexa processer. Dina arbetsuppgifter 🗂️ Hantera komplex kalenderplanering, mötesbokningar och internationella resor Koordinera och prioritera kommunikation med interna och externa kontaktytor Förbereda, redigera och kvalitetssäkra dokument, presentationer och rapporter Samla in och strukturera information inför möten, briefings och beslutsunderlag Hantera konfidentiell information med hög professionalism och integritet Driva administrativa processer och projekt självständigt Identifiera förbättringsmöjligheter och effektivisera arbetsflöden Ge stöd och vägledning till mer junior administrativ personal vid behov Förväntade leveranser 📌 Effektiv koordinering av ledningens kalender, möten och resor Professionellt framtagna dokument och presentationsmaterial Strukturerade och väl förberedda beslutsunderlag Smidig kommunikation och koordinering mellan stakeholders Självständigt drivna administrativa processer med hög kvalitet Bidrag till förbättrade och mer effektiva arbetsrutiner Din profil ✅Obligatoriska kompetenser Minst 5 års erfarenhet av att stötta seniora chefer eller executives Mycket god administrativ och organisatorisk förmåga Stark kommunikativ förmåga och hög professionalism Erfarenhet av att hantera flera parallella arbetsuppgifter med hög noggrannhet Avancerad vana av dokumenthantering och MS Office God problemlösningsförmåga och förmåga att arbeta proaktivt Mycket god förmåga att arbeta självständigt Meriterande färdigheter Erfarenhet av finansiella processer, approvals eller operativa flöden Erfarenhet av internationell koordinering och reseplanering Tidigare erfarenhet av att stötta ledningsgrupper eller executives på hög nivå Personliga egenskaper 🌟 För att lyckas i rollen ser vi att du är strukturerad, lösningsorienterad och har en hög känsla för service och professionalism. Du arbetar proaktivt, är trygg i att prioritera mellan olika arbetsuppgifter och har lätt för att skapa förtroende i samarbeten. 📍 Plats: Skövde 📅 Start: 2026-06-01 📅 Slut: 2027-06-30 ⏰ Omfattning: Heltid 📩 Sista ansökningsdag: 29 maj 2026 Urval sker löpande och uppdraget kan tillsättas innan sista ansökningsdag. Vi rekommenderar därför att du skickar in din ansökan så snart som möjligt. Sway Sourcing är en innovativ rekryteringspartner som specialiserar sig på att matcha rätt talang med rätt företag – snabbt och effektivt. Vårt huvudfokus ligger inom Ekonomi, Administration, HR, Marknad och IT, men vi har även den breda expertis och flexibilitet som krävs för att leverera skräddarsydda rekryteringslösningar inom alla branscher. Trots att vi är en relativt ny aktör har vi redan byggt förtroende hos många av Sveriges största företag och arbetar både nationellt och internationellt. Med baser i Sverige och Spanien erbjuder vi en unik kombination av lokal expertis och global räckvidd. Vårt starka nätverk och djupa branschinsikter gör oss till en självklar partner för företag som vill ligga steget före i sin rekrytering.

Vi söker en Executive Assistent till en av våra kunder i Stockholm och letar efter dig som är strukturerad, proaktiv och lösningsorienterad och som vill arbeta nära företagets ledning i en central och varierad roll. Du kommer att stötta ledande befattningshavare i det dagliga arbetet och bidra till att verksamheten fungerar effektivt och smidigt. Rollen passar dig som trivs med att ta stort eget ansvar, är effektiv, strukturerad och noggrann och kan hantera flera olika uppgifter parallellt. Du kan driva frågor framåt och skapa ordning i en dynamisk miljö och har ett professionellt förhållningssätt. Du kommer att fungera som en viktig kontaktpunkt mellan ledning, interna team och externa samarbetspartners. Företaget är ledande inom sin bransch och är verksamma på den globala marknaden. Koncernspråket är engelska. Arbetsuppgifter Koordinera kalendrar, möten och researrangemang Förbereda och administrera dokument, presentationer och rapporter Hantera professionell kommunikation med interna och externa kontaktytor Följa upp och säkerställa uppgifter, projekt och aktiviteter Stötta verksamheten i administrativa och koordinerande frågor Bidra till effektiva arbetssätt och ett välfungerande informationsflöde Vi söker dig som Har minst fem års erfarenhet ifrån en liknade roll Har en eftergymnasial utbildning inom ekonomi, administration eller relevant område Talar och skriver engelska obehindrat Har goda kunskaper i Microsoft Office-paketet Är mycket organiserad, kommunikativ och självgående Har förmåga att hantera flera parallella arbetsuppgifter och prioritera effektivt Om tjänsten Detta är en form av rekrytering där du först är anställd som konsult via oss på The Place och sedan efter 6 månader är tanker att du över går i en anställning hos kundföretaget. Placering: Stockholm/Solna Arbetstider: Heltid med möjlighet till flex Start: Omgående eller enligt överenskommelse Låter detta som nästa steg för dig? Välkommen med din ansökan! The Place – Where happy work happens Låter detta intressant och du fortfarande vill söka jobbet? Bra – du som lyckas knipa platsen blir dessutom en del av The Place! Som medarbetare hos The Place erbjuds du kompetensnätverk, mentorskap och trygga villkor. I The Place har du en Worklife Partner som är intresserad av att följa och utveckla ditt arbetsliv över tid.

ITAB is on an exciting journey, strengthening its position as a leading retail solutions partner in Europe, accelerated by the HMY acquisition. As a solution provider, ITAB Group works side-by-side with retailers to drive sales growth, deepen consumer engagement, and enhance operational performance. Guided by our shared ambition “Co-creating retail experiences that connect people with brands they love,” we combine deep retail expertise, innovation, and collaboration to create meaningful and impactful retail environments. We are now looking for an experienced Executive Assistant to support our incoming Group CEO, who assumes the role on 1 May 2026. This is a unique opportunity to take on a trusted role at the core of a global organization and play a key part in shaping executive ways of working. THE ROLE As Executive Assistant to the Group CEO, you work in close partnership with the CEO and are an integrated part of the Group Management context. The role goes beyond traditional administrative support. You help create structure and clarity that supports the management team to focus on their teams and the business. At times, you may travel with the CEO to support relationship‑building and gain deeper business understanding. Over time, you will build a broad internal network and become a natural go-to person, someone who understands the organisation, the stakeholders and the dynamics across functions and countries. This requires presence and a genuine interest in people and the business. Key responsibilities (scope will evolve with business needs) · Own the CEO’s agenda with access to the leadership team calendars to enable smooth alignment. · Manage and structure relevant parts of the CEO’s inbox. · Build and maintain a yearly calendar for leadership and executive forums, with well‑aligned meeting frequency, the right participants, and a structure where meetings build on each other. · Own the full meeting process for executive forums: agendas, logistics, materials, minutes/notes, action tracking and follow-up. · Prepare the CEO ahead of key forums by reviewing meeting material in advance, highlighting priorities, and supporting decision-making and dialogue. · Support communication flows between Group Management, Market Business Units and Group Functions, helping to establish clearer routines and timely information sharing. · Coordinate strategic planning cycles, selected change and development initiatives, and executive‑level interactions, including board‑related matters when relevant. · Plan and coordinate travel, internal conferences and leadership events (ranging from larger gatherings to recurring leadership activities). · Handle confidential information with the highest level of integrity and discretion. WHO YOU ARE You are a senior Executive Assistant (or in a comparable role) who thrives in complexity, enjoys creating structure, and builds trust quickly with senior stakeholders. You are proactive, calm under pressure, and you naturally “stay one step ahead” while keeping a service-minded, pragmatic approach. We believe you have: · 5–10+ years of experience as an Executive Assistant or in a similar senior administrative role supporting top leadership in an international, complex organisation (matrix experience is a plus). · Strong ability to create structure, drive effective leadership routines, and manage work with a high degree of confidentiality. · Solid working knowledge of the Microsoft Office suite (no need to be a specialist, but you’re confident from day one and eager to learn). · Fluency in English, spoken and written (ITAB’s corporate language). Swedish is a plus but not a requirement. Additional European languages are an advantage. · Relevant post-secondary education or equivalent professional experience. Location & ways of working We prefer that you are based at ITAB’s head office in Jönköping, as on-site presence supports faster onboarding, stronger relationships and effective day-to-day support to the CEO and Group Management. That said, Stockholm is also available location for the right person. If based in Stockholm, the role will still require regular on-site presence in Jönköping and participation in key leadership forums as needed. WHY ITAB? This is a high-impact opportunity to help shape executive support and leadership routines in a global organisation with strong growth. ITAB helps retailers turn consumer brand experience into effective physical environments, combining design, shop fitting solutions, checkouts and retail technology, consumer flow solutions, lighting and digital in-store solutions. TALENT SPEAKS LOUDER In this recruitment process, ITAB Group is partnering with Wise Admin. We do not accept applications by email. Instead, you are welcome to apply easily with your CV or LinkedIn profile via wise.se. We use competency-based recruitment as our method, as part of our ambition to achieve a more potential-focused match. We therefore strongly encourage applicants with diverse backgrounds, ages, and experiences to apply, as we believe that diversity enriches us all and makes our organisation stronger and smarter. If you have any questions about the process or the role, please contact the responsible Recruitment Consultant, Stephanie Grammenidis Hagman, at [email protected]. Interviews are conducted on an ongoing basis, and the role may be filled before the final application deadline. We look forward to receiving your application!