Chefssekreterare

Förlossningen i Hudiksvall har cirka 900 förlossningar/år från vecka 32 i graviditeten. Vi har en obstetrisk öppenvårdsverksamhet med ultraljud samt en BB-avdelning med åtta platser där partner också har möjlighet att sova kvar. Det här är tjänsten för dig som vill jobba på ett trivsamt och mindre sjukhus i vackra Hudiksvall. Välkommen med din ansökan! 1 plats(er). ARBETSUPPGIFTER Vi söker en medarbetare som kan axla en bred roll i ett administrativt och koordinerande arbete med omväxlande arbetsuppgifter. En stor del av ditt arbete handlar om att planera och strukturera, samt samordna och stödja verksamheten. Du bidrar till en administrativ ordning. Som chefssekreterare hos oss kommer du bland annat att arbeta med • ansvar för korttidsbemanning • schemaplanering • fakturagranskning • hantering av personalsystem och HR-frågor • att vara behjälplig vid rekrytering, anställning och avslut av anställning. Hos oss får du • ett givande arbete med eget ansvar och goda utvecklingsmöjligheter i en trivsam patientfokuserad miljö • arbeta i team i ett nära samarbete mellan andra personalkategorier på avdelningen • ett generöst friskvårdsbidrag • flexibel arbetstid samt möjlighet till distansarbete. Läs mer om våra förmåner: https://www.regiongavleborg.se/jobb-och-utbildning/jobba-i-region-gavleborg/dina-formaner/ KVALIFIKATIONER Arbetet som chefssekreterare förutsätter att du som person är serviceinriktad och har en hög grad av tillgänglighet. Du bör trivas med att anta utmaningar och i förekommande fall har förmåga att arbeta i ett högt tempo. Det är ett självständigt arbete där du behöver ha förmåga att ta egna initiativ och vara lösningsorienterad. För att trivas i rollen krävs det att du har förmågan att arbeta självständigt och i grupp, har god förmåga att prioritera, är lyhörd och prestigelös. Du är flexibel samt noggrann i allt du gör och arbetar proaktivt, det vill säga ligger steget före. I många delar kommer du att vara spindeln i nätet som hanterar och har kontroll på varierande administrativa uppgifter. I rollen som chefssekreterare ska du • ha gymnasieutbildning eller motsvarande kompetens • kunna uttrycka dig professionellt och tydligt i tal och i skrift • ha datorvana och kunskap i Officepaketet. För den här tjänsten är det meriterande om du har ytterligare högskolekompetens inom administration eller vårdområdet, och att du har erfarenhet av arbete med liknande arbetsuppgifter. Meriterande är även om du har praktisk erfarenhet av Agresso, Självservice, Timecare, Platina, Proceedo och schemaläggning men det är inget krav. Vi lägger stor vikt vid att dina personliga egenskaper stämmer överens med Region Gävleborgs värdegrundsord: • Professionalism & ansvar. • Respekt & ödmjukhet. • Öppenhet & ärlighet. Före erbjudande om anställning har arbetsgivaren rätt att begära ett utdrag från belastningsregistret. I den här rekryteringen ber vi dig att inte skicka in ett personligt brev. I stället får du besvara urvalsfrågor som hjälper oss att bedöma alla sökande på ett mer likvärdigt och rättvist sätt. Det gör vår rekryteringsprocess både enklare och mer transparent för dig som söker. Anställningsform: Tillsvidareanställning. Varaktighet: Tillsvidare, tillträde: Snarast enligt överenskommelse. Region Gävleborg tillämpar individuell och differentierad lönesättning. Vid lönesättning beaktas bland annat uppdrag, ansvar, kompetens, erfarenhet och resultat. Med 7 500 medarbetare är vi länets största arbetsgivare. Det ger oss styrka att driva utvecklingen framåt för ett livskraftigt Gävleborg. Vårt uppdrag är spännande och komplext. Oavsett vilken roll du har hos oss hjälper du invånarna i länet och gör nytta i samhället. Vi ligger i framkant i samhällsutvecklingen och satsar på att du som medarbetare ska få växa och utvecklas. Hos oss får du använda hela din kraft för att tillsammans med dina kollegor skapa framtidens Gävleborg. Hälso- och sjukvårdsnämndförvaltningens cirka 6500 medarbetare arbetar tillsammans för att ge länets invånare de bästa förutsättningarna för ett aktivt liv med ökad livskvalitet. Genom att tillhandahålla god och nära vård i hela länet lägger vi grunden för ett starkt och friskt Gävleborg. Information till rekryteringskonsulter och annonssäljare: Vi har redan beslutat var vi vill synas med våra platsannonser samt vilket stöd vi vill ha i rekryteringen. Vi kommer inte att köpa annonsplats eller tjänster för pågående rekrytering och ber er därför att inte kontakta oss med sådana erbjudanden.

Kvalificerad ledningssekreterare Diarienummer PAR 2026/542 Göteborgs universitet möter samhällets utmaningar med mångsidig kunskap. 58 000 studenter och 6800 medarbetare gör universitetet till en stor och inspirerande arbetsplats. Stark forskning och attraktiva utbildningar lockar forskare och studenter från hela världen. Med ny kunskap och nya perspektiv bidrar Göteborgs universitet till en bättre framtid. Med cirka 1 700 anställda och en omsättning på 2,3 miljarder kronor är Sahlgrenska akademin Göteborgs universitets största fakultet. Vi bedriver forskning och utbildning inom medicin, odontologi och vårdvetenskap, och flera av våra utbildningsprogram hör till landets mest populära. Under vårt tak ryms allt från unga studenter till internationellt ledande forskare. Fakulteten leds av en dekan och har en styrelse. Styrelsen ansvarar för strategisk planering och övergripande styrning samt utgör ett forum för diskussion och samordning av fakultetensverksamhet. Vid fakulteten finns också ett prefektråd som är rådgivande till dekanen, till exempel när det gäller underlag till fakultetsstyrelsens beslut. Vid Sahlgrenska akademins kansli samlas det fakultetsgemensamma administrativa stödet till ledningen samt till utbildning och forskning. Här arbetar i dag cirka 45 medarbetare med ansvar för ekonomi- och utbildningsadministration, forskningsstöd, kommunikation, internationalisering, samverkan, HR och övrigt stöd till fakultetsledningen. Vi söker nu en engagerad och professionell ledningssekreterare som kommer att arbeta nära vår dekan och vara ett viktigt stöd i det dagliga arbetet. Vill du arbeta i en dynamisk och akademisk miljö där du befinner dig mitt i händelsernas centrum? Arbetsuppgifter Som ledningssekreterare fungerar du som ett kvalificerat administrativt stöd till dekanen och utgör ett administrativt nav i verksamheten. Du har en nyckelroll i att skapa struktur och god planering i arbetet kring fakultetsledningen. Rollen innebär många kontaktytor och ett stort eget ansvar samt ett nära samarbete med dekanen och fakultetsledningen. Uppdraget är förtroendebaserat och kräver gott omdöme, integritet och hög grad av självständighet. I rollen ansvarar du för att planera och samordna dekanens kalender, möten och resor samt säkerställa en väl fungerande mötesadministration. Du kallar till möten, förbereder beslutsunderlag och ansvarar för protokollföring samt för att möteshandlingar hanteras korrekt och i rätt tid. I uppdraget ingår även att samordna och administrera ledningsmöten och andra forum kopplade till fakultetsledningen. Du fungerar som en viktig kontaktpunkt för både interna och externa kontakter och bidrar till en professionell och effektiv kommunikation. En viktig del av uppdraget är också att prioritera inkommande ärenden och strukturera flödet av frågor och kontakter till dekanen. Vidare ansvarar du för planering och genomförande av olika arrangemang, såsom promoveringar, ceremonier, konferenser och mässor. Genom ditt arbete bidrar du till struktur, planering och uppföljning i administrativa processer och stödjer fakultetsledningen i det dagliga arbetet. Kvalifikationer Vi söker dig som är strukturerad, professionell och har mycket god administrativ förmåga. Du trivs med att ha många bollar i luften och har förmåga att prioritera och fatta väl avvägda beslut i det dagliga arbetet. Vi ser gärna att du: Har erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete eller ledningsstöd Har erfarenhet av mötesadministration, dokumenthantering och protokollföring Är van vid att samordna och koordinera arbetsuppgifter i en miljö med många kontaktytor Har god kommunikativ förmåga i tal och skrift på svenska och engelska Har hög IT-mognad och god vana av digitala möten, planeringsverktyg och dokumenthantering Personliga egenskaper För att trivas i rollen är du serviceinriktad, noggrann och professionell. Du har gott omdöme, hög integritet och förmåga att skapa struktur i komplexa sammanhang. Du är tydlig i din kommunikation och trygg i att prioritera, sätta gränser och strukturera flödet av frågor och kontakter till dekanen. Vi erbjuder en varierad och ansvarsfull roll i en dynamisk akademisk miljö där du får möjlighet att bidra till verksamhetens utveckling och kvalitet. Urval Vi kommer att göra en helhetsbedömning och anställa den som anses ha de bästa förutsättningarna att genomföra och utveckla arbetsuppgifterna. Stor vikt läggs vid personlig lämplighet. Anställning Anställningen är en tillsvidareanställning på heltid med placering vid Sahlgrenska akademins kansli. Tillträde enligt överenskommelse. Provanställning kan komma att tillämpas. Kontaktuppgifter för anställningen Har du frågor om anställningen är du välkommen att kontakta Annelie Tobin, kanslichef, mail: [email protected], tel. 031-786 30 27 eller Anders Gustavsson, avdelningschef HR, mail: [email protected], tel. 031-786 38 60 Fackliga organisationer Fackliga företrädare vid Göteborgs universitet hittar du här: https://www.gu.se/jobba-hos-oss/sa-blir-du-en-av-oss#kollektivavtal-och-fackliga-foretradare Ansökan Du söker anställningen via Göteborgs universitets rekryteringsportal genom att klicka på knappen "Ansök". Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag. Ansökan ska vara inkommen senast: 2026-08-17

Arbetsbeskrivning Vi söker en kommunikativ, serviceinriktad och driven lagspelare som brinner för att arbeta med praktiska/fysiska och administrativa arbetsuppgifter för att tillsammans i gruppen säkerställa att laboratorieverksamheten kan uppfylla sina leveranser. Som medarbetare inom LabSupport ingår du i ett team som heter Stab, Klimat & Support inom Quality Control (QC) Underhåll & Support . Placering i Gärtuna alternativt Snäckviken, Södertälje. Du kommer att ha ett tätt samarbete i teamet och med våra laboratorier och med våra leverantörer. Arbetstider: arbetstider 08.00 - 16.50, med möjlighet till flextid Startdatum: senast 3/8 Slutdatum: 2026-12-23 Ansvarsområden Dagliga kontakter med kunder och leverantörer, främst inom EU Medverka i förbättringsarbete, målarbete och framtagning av handlingsplaner Problemlösning och lean-arbete inom ditt ansvarsområde Orderhantering till leverantörer och leveransbevakning i vårt affärssystem. Ta emot och packa upp leveranser, inventera förråd samt administrera detta i våra elektroniska system. Storskalig lösningsberedning av frisättningsmedia till QC lab. Här pågår ett omfattande projekt för att effektivisera arbetet och förbättra arbetsmiljön. Gasbyten, tuber & gaspaket I det stora hela beskrivs rollen som ett rörligt och fritt arbete, med eget ansvar. Det passar en orädd person som har lätt att prata med folk, tex ringa upp leverantörer när det behövs. Du ska även vara noggrann och kunna följa standard/läsa instruktioner. Viktigt att förstå att man är en del av en stor kedja där att vara compliant med AZs processer är otroligt viktigt. Kvalifikationer • Minst gymnasial utbildning • Erfarenhet av orderhantering, lagerhantering och leverantörskontakter. • Goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift. • Arbetar obehindrat i MS Office-paketet, och önskvärt med erfarenhet av SAP • Meriterande med erfarenhet av att kontinuerligt arbeta mot standard/fasta processer där gärna även förbättringsarbete/effektiviseringar ingått. • Meriterande med flera års yrkeserfarenhet från tillverkande företag, förråd eller lager. Även meriterande om du har erfarenhet av SHE (säkerhet, hälsa och miljö), LEAN, GMP (good manufacturing practice) och ett intresse för kemi, mikrobiologi eller laboratoriearbete. Som person är du kommunikativ, serviceinriktad, lösningsorienterad och har lätt för att samarbeta. Du arbetar effektivt, strukturerat och tar initiativförmåga vid förändrade förutsättningar. Du är en positiv lagspelare med ett genuint intresse för ständiga förbättringar. Om företaget Randstad På Randstad vet vi att alla människor har en plats på arbetsmarknaden. Med verksamhet över hela landet och inom alla kompetensområden hjälper vi människor att hitta ett jobb som känns bra, och där de får möjlighet att växa, utvecklas och uppnå sin fulla potential. Med närmare 600 000 anställda i 38 länder är Randstad världsledande inom HR-tjänster, med målsättningen att bli världens främsta och mest uppskattade partner på arbetsmarknaden. Genom att kombinera vår passion för människor med kraften i dagens teknologi hjälper vi människor och företag att uppnå deras fulla potential. Vi kallar det Human Forward.

Gör skillnad. Varje dag. Sektion njurmedicin är del av verksamhetsområdet endokrinologi, njurmedicin och reumatologi. Njurmedicin ansvarar för basal njursjukvård i sydvästra Skåne samt avancerad njursjukvård i Södra sjukvårdsregionen. Sektionen är fördelad på två orter, Lund och Malmö, med respektive sektionschef och chefsstöd. Sektionschefen innehar det medicinska ledningsansvaret för njurmedicin i Lund som omfattar slutenvård, njur- och transplantationsmottagning, dagvård, hemdialysmottagning, institutions-hemodialys-mottagning samt barn-hemodialys. Genom Skånes universitetssjukhus (Sus) övergripande vision om bästa möjliga hälsa i livets alla skeden står vi inom verksamhetsområdet för att kroniskt sjuka patienter bibehåller sin hälsa i så god utsträckning som möjligt och kan leva ett rikt och oberoende liv. Medarbetarna på njurmedicin arbetar med respekt, professionalism, delaktighet och utveckling för våra patienter och anhöriga. 1 plats(er). ARBETSUPPGIFTER I rollen som administratör med chefsstödsuppdrag ansvarar du för stöttning och administrering av samtliga arbetsuppgifter som sektionschefen i Lund ansvarar för. Sektionschefen i Lund är även din närmaste chef. Arbetsuppgifterna innebär bland annat uppgifter inom ekonomi, HR, schemaläggning samt administrativt stöd till läkargruppen i Lund om cirka 20 till 25 personer. Uppgifterna du förväntas sköta kan även till exempel handla om att mottagsattestera och kontera i Raindance, uppdatera och utveckla sektionens/avdelningens hemsida på inter-/intranät, vara protokollförare i ledningsgruppen samt vid läkarmöten till exempel arbetsplatsmöten. Arbetet innebär även att du koordinerar administrering av sektionens medicinska PM. Vi erbjuder dig ett spännande och varierande arbete utifrån verksamhetens behov där du får möjlighet att utvecklas både på ett professionellt och personligt plan. Huvudtjänstgöring är i Lund, viss tjänstgöring i Malmö kan förekomma. Även vissa resor i tjänsten kan förekomma. KVALIFIKATIONER För tjänsten krävs att du har en gymnasieutbildning. Du har sedan tidigare erfarenhet som chefssekreterare/administratör med chefsstödsuppdrag och som gärna har arbetat i sjukhusmiljö. Du har goda kunskaper i svenska och engelska språket i såväl tal som skrift. För tjänsten är det ett krav att du har goda datorkunskaper och känner dig bekväm i att hantera till exempel Microsoft office-paketet. Relevant utbildning inom administration, vårdadministration, medicinsk sekreterarutbildning eller undersköterskeutbildning är meriterande. Kunskaper i schemaläggningssystem Medinet, HR-fönster och/ eller Raindance är meriterande. Det krävs att du kan hålla ordning och struktur trots varierande arbetsuppgifter och kan hantera ett högt tempo. Vi värdesätter att du har ett flexibelt förhållningssätt till att arbeta under föränderliga omständigheter och medverkar till förbättring och utveckling av verksamheten. Som person arbetar du med en hög känsla för service och du trivs med att ha en central och koordinerande roll. Du verkar för en god stämning i teamet och ditt sätt att samarbeta med kollegor och omgivning sker på ett prestigelöst sätt. I din arbetsvardag bidrar du till en lärande atmosfär där fel och misstag ses som en möjlighet till förbättring. Därtill har du lätt för att sätta dig in i en verksamhet/organisation samt processer. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet. Vi tillämpar löpande urval. Välkommen med din ansökan! Anställningsform: Tillsvidareanställning. Varaktighet:, tillträde: Tillträde enligt överenskommelse. Region Skåne ansvarar för hälso- och sjukvård, kollektivtrafik och en hållbar utveckling i hela Skåne. Vårt högsta beslutande organ är regionfullmäktige, som väljs direkt av invånarna i Skåne. Region Skåne är en värderingsstyrd organisation som arbetar med värderingarna välkomnande, drivande, omtanke och respekt i allt vi gör. Skånes universitetssjukhus (Sus) finns i Lund och Malmö och är landets tredje största sjukhus. Sus är ett kunskapsnav för hälso- och sjukvård i livets alla skeden på regional, nationell och internationell nivå. Våra 12 000 medarbetare är med och driver utvecklingen inom universitetssjukhusets tre uppdragsområden: vård, forskning och utbildning. Hos oss får du arbeta i en värderingsstyrd organisation som utvecklar hälso- och sjukvården tillsammans med patienter och deras närstående. Välkommen! På https://www.skane.se/ledigajobb kan du se i vilket skede Region Skånes rekryteringar befinner sig och hur många som har sökt tjänsterna. Om du har skyddade personuppgifter ska du kontakta den kontaktperson som finns angiven i annonsen så att din ansökan blir hanterad enligt särskilda rutiner. När du söker ett jobb hos Region Skåne blir din ansökan en allmän handling enligt offentlighetsprincipen. Uppgifterna behandlas och sparas enligt dataskyddsförordningen (GDPR). Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.

Tycker du om att vara i händelsernas centrum? Är du prestigelös och stimuleras av att hantera många olika typer av uppgifter? Är du dessutom en skicklig administratör som är driven, positiv och serviceinriktad? Då kan du vara den vi söker! Huvudsakliga arbetsuppgifter  Som Chefskoordinator tillhör du den militära regionens stab och ingår i avdelningen för chefsstöd. Du kommer i huvudsak att stödja militärregionchefen, ställföreträdande militärregionchefen, regionalförvaltare samt stabschefen. Chefskoordinatorns huvuduppgift är att vara chefens administrativa stöd samt stödja chefen med koordineringen av deltagande i olika verksamheter. Arbetsuppgifterna är varierande och innefattar bland annat att: Stödja militärregionledningen med mötesbokningar och ansvara för kalendrar Förbereda, genomföra och protokollföra vid möten Hantera och upprätta skrivelser i Försvarsmaktens ärendehanteringssystem Hantera bokningar och beställningar av olika slag Stötta med övriga förekommande administrativa uppgifter Kvalifikationer KRAV Aktuell arbetslivserfarenhet som exempelvis Ledningsassistent/Assistent/VD-assistent eller motsvarande som arbetsgivaren bedömer relevant för tjänsten Minst fem års relevant erfarenhet av administrativt arbete i statlig myndighet Godkänd gymnasieexamen God vana i Office-paketet God förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på svenska och engelska B-körkort Personliga egenskaper För att trivas och lyckas i rollen som Chefskoordinator krävs att du är lösningsorienterad, serviceinriktad och har ett positivt förhållningssätt. Du har förmågan att arbeta med flera olika uppgifter parallellt och att se vilka uppgifter som behöver prioriteras. Vidare ser vi att du är organiserad, strukturerad och självgående. Vi ser också att du som person har en god förmåga att skapa och upprätthålla goda relationer och är förtroendeingivande i din arbetsroll. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet. Övrigt Anställningsform: Tillsvidareanställning. Försvarsmakten tillämpar sex månaders provanställning for dig som inte är anställd i myndigheten. Sysselsättningsgrad: Heltid Arbetsort: Kungsängen Befattning: Civil Tillträdesdatum: Snarast eller enligt överenskommelse För upplysningar om befattningen, kontakta Ulf Titz, nås via växeln: 08-788 75 00. Fackliga företrädare OFR/S: Örjan Jansson OFR/O: Thomas Marcusson SACO: Christer Lindberg SEKO: Anna Löfgren  Samtliga nås via växeln: 08-788 75 00. Ansökan Välkommen med din ansökan senast 2026-06-29. Din ansökan bör innehålla CV samt ansökningsbrev där du motiverar varför du är lämpad för denna befattning. Ansökningar till denna befattning kommer endast tas emot via Försvarsmaktens webbplats. --------------------------------------------------------Information om Försvarsmakten och det rekryterande förbandet:Mellersta Militärregionen (MR M) är ett krigsförband och en Organisationsenhet där Chef och Stab är lokaliserad till Kungsängen. Organisationen består av Chef med stab, sex utbildningsgrupper för utbildning och stöd av hemvärn samt ca 7000 hemvärnssoldater organiserade i elva bataljoner och ett antal fristående enheter. Chefen för Mellersta Militärregionen med regional stab leder underställda förband, samverkar med regionala och lokala aktörer, leder säkerhets- och underrättelsetjänsten samt stödjer operativ- och taktisk chef som löser uppgift inom regionen. Regionen fungerar också som en länk mellan Försvarsmakten och civilsamhället, har ett aktivt samarbete med länsstyrelse och region. Vid behov leder även MR M insatser, exempelvis vid nationella krissituationer och stöd till samhället. Militärregionen löser uppgifter i fred, kris och krig.Mellersta Militärregionens organisation och verksamhetsområde omfattar de geografiska länen Stockholms, Uppsala, Södermanlands, Västmanlands, Dalarnas och Gävleborgs län. Utbildningsgrupp och hemvärn finns i varje län.I Försvarsmakten finns en stark värdegrund som bygger på öppenhet, resultat och ansvar. Professionell utveckling och personlig hälsa värdesätts och uppmuntras. Det finns goda förutsättningar för intern karriärrörlighet, friskvård och bra balans mellan arbete och privatliv.Försvarsmakten tillvaratar de kvaliteter som mångfald och jämn könsfördelning tillför verksamheten. Vi välkomnar därför sökanden med olika bakgrund och erfarenheter i våra rekryteringar. En anställning hos oss innebär placering i säkerhetsklass. Vanligtvis krävs svenskt medborgarskap.Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt 3 kap i säkerhetsskyddslagen. Med anställning följer en skyldighet att krigsplaceras. I anställningen ingår även en skyldighet att tjänstgöra utomlands. Innebörden av detta varierar beroende på typ av befattning.Till ansökan om anställning ska CV och personligt brev bifogas. Om du går vidare i anställningsprocessen ska alltid vidimerade kopior av betyg och intyg uppvisas.Samtal från externa rekryteringsföretag och säljare undanbedes.

Vill du arbeta nära senior ledning i en internationell och snabbföränderlig miljö? Nu söker vi en erfaren och proaktiv Executive Assistant som trivs med stort ansvar, högt tempo och att vara en nyckelperson i det dagliga arbetet kring en senior chef. Om uppdraget 🚀 I rollen som Senior Executive Assistant kommer du att ge kvalificerat administrativt stöd till en senior ledare på hög nivå. Du ansvarar för att skapa struktur, driva koordinering framåt och säkerställa att vardagen fungerar effektivt och professionellt. Du blir en central kontaktpunkt för både interna och externa stakeholders och arbetar självständigt med allt från kalenderhantering och resor till presentationsmaterial och koordinering av komplexa processer. Dina arbetsuppgifter 🗂️ Hantera komplex kalenderplanering, mötesbokningar och internationella resor Koordinera och prioritera kommunikation med interna och externa kontaktytor Förbereda, redigera och kvalitetssäkra dokument, presentationer och rapporter Samla in och strukturera information inför möten, briefings och beslutsunderlag Hantera konfidentiell information med hög professionalism och integritet Driva administrativa processer och projekt självständigt Identifiera förbättringsmöjligheter och effektivisera arbetsflöden Ge stöd och vägledning till mer junior administrativ personal vid behov Förväntade leveranser 📌 Effektiv koordinering av ledningens kalender, möten och resor Professionellt framtagna dokument och presentationsmaterial Strukturerade och väl förberedda beslutsunderlag Smidig kommunikation och koordinering mellan stakeholders Självständigt drivna administrativa processer med hög kvalitet Bidrag till förbättrade och mer effektiva arbetsrutiner Din profil ✅Obligatoriska kompetenser Minst 5 års erfarenhet av att stötta seniora chefer eller executives Mycket god administrativ och organisatorisk förmåga Stark kommunikativ förmåga och hög professionalism Erfarenhet av att hantera flera parallella arbetsuppgifter med hög noggrannhet Avancerad vana av dokumenthantering och MS Office God problemlösningsförmåga och förmåga att arbeta proaktivt Mycket god förmåga att arbeta självständigt Meriterande färdigheter Erfarenhet av finansiella processer, approvals eller operativa flöden Erfarenhet av internationell koordinering och reseplanering Tidigare erfarenhet av att stötta ledningsgrupper eller executives på hög nivå Personliga egenskaper 🌟 För att lyckas i rollen ser vi att du är strukturerad, lösningsorienterad och har en hög känsla för service och professionalism. Du arbetar proaktivt, är trygg i att prioritera mellan olika arbetsuppgifter och har lätt för att skapa förtroende i samarbeten. 📍 Plats: Skövde 📅 Start: 2026-06-01 📅 Slut: 2027-06-30 ⏰ Omfattning: Heltid 📩 Sista ansökningsdag: 29 maj 2026 Urval sker löpande och uppdraget kan tillsättas innan sista ansökningsdag. Vi rekommenderar därför att du skickar in din ansökan så snart som möjligt. Sway Sourcing är en innovativ rekryteringspartner som specialiserar sig på att matcha rätt talang med rätt företag – snabbt och effektivt. Vårt huvudfokus ligger inom Ekonomi, Administration, HR, Marknad och IT, men vi har även den breda expertis och flexibilitet som krävs för att leverera skräddarsydda rekryteringslösningar inom alla branscher. Trots att vi är en relativt ny aktör har vi redan byggt förtroende hos många av Sveriges största företag och arbetar både nationellt och internationellt. Med baser i Sverige och Spanien erbjuder vi en unik kombination av lokal expertis och global räckvidd. Vårt starka nätverk och djupa branschinsikter gör oss till en självklar partner för företag som vill ligga steget före i sin rekrytering.

Om Inlandsbanan Inlandsbanan är ett kommunägt bolag som tillsammans med sina dotterbolag Destination Inlandsbanan AB och Inlandståget AB verkar för att bibehålla och utveckla järnvägen Inlandsbanan. Sedan 1993 förvaltar Inlandsbanan AB sträckan Mora-Gällivare på statligt uppdrag. Bolaget får driftbidrag för att säkerställa underhåll och utveckling av banan, som är avgörande för näringslivet i inlandets 19 ägarkommuner - särskilt inom skogs- och gruvnäring. Om rollen Som ledningsstöd har du ett helhetsgrepp kring dokumentation och administration kopplat till styrelsen och ledningsgruppens arbete, samtidigt som du håller ordning och struktur på vårt kontor i Östersund. Du stöttar även chefer och medarbetare i olika administrativa ärenden. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter: Rollens primära syfte är att ansvara för löpande administration kopplat till styrelse- och ledningsarbete; så som sammanställning av underlag, bokningar, protokollföring, diarieföring m.m. Samordning av styrelsemöten, evenemang och konferenser Kontorsansvar i form av nyckelhantering, post, materialpåfyllning m.m. Kontering av fakturor kopplat till styrelserna och viss extern kommunikation Stödja organisationen i övrig administration vid behov Vi söker dig som: Krav Har god och dokumenterad erfarenhet av administrativt arbete Har arbetat med styrelsedokumentation, offentlig dokumentation eller vad arbetsgivaren finner likvärdigt. Har god datorvana och lätt för att sätta dig in i nya system Har god förmåga att kommunicera, både skriftligt och muntligt, på svenska och engelska. Även inför större grupper. Meriterande Det är meriterande om du har erfarenhet från administration i offentliga organisationer. Det är meriterande om du är van vid att planera och koordinera större mötessammankomster. Personen vi söker behöver vara självgående, noggrann och ha ett öga för struktur. Man ska trivas med att stötta andra och skapa ordning. Stor vikt kommer att läggas på personlig lämplighet. Placering: Tjänsten är placerad på vårt kontor i Lokstallet i Östersund. Vi tillämpar provanställning och tjänsten kan komma att säkerhetsprövas. Förmåner: Koncernen Inlandsbanan har friskvårdsbidrag, friskvårdstimme samt möjlighet till privat sjukvårdsförsäkring för alla tillsvidareanställda.

Vi söker en Executive Assistent till en av våra kunder i Stockholm och letar efter dig som är strukturerad, proaktiv och lösningsorienterad och som vill arbeta nära företagets ledning i en central och varierad roll. Du kommer att stötta ledande befattningshavare i det dagliga arbetet och bidra till att verksamheten fungerar effektivt och smidigt. Rollen passar dig som trivs med att ta stort eget ansvar, är effektiv, strukturerad och noggrann och kan hantera flera olika uppgifter parallellt. Du kan driva frågor framåt och skapa ordning i en dynamisk miljö och har ett professionellt förhållningssätt. Du kommer att fungera som en viktig kontaktpunkt mellan ledning, interna team och externa samarbetspartners. Företaget är ledande inom sin bransch och är verksamma på den globala marknaden. Koncernspråket är engelska. Arbetsuppgifter Koordinera kalendrar, möten och researrangemang Förbereda och administrera dokument, presentationer och rapporter Hantera professionell kommunikation med interna och externa kontaktytor Följa upp och säkerställa uppgifter, projekt och aktiviteter Stötta verksamheten i administrativa och koordinerande frågor Bidra till effektiva arbetssätt och ett välfungerande informationsflöde Vi söker dig som Har minst fem års erfarenhet ifrån en liknade roll Har en eftergymnasial utbildning inom ekonomi, administration eller relevant område Talar och skriver engelska obehindrat Har goda kunskaper i Microsoft Office-paketet Är mycket organiserad, kommunikativ och självgående Har förmåga att hantera flera parallella arbetsuppgifter och prioritera effektivt Om tjänsten Detta är en form av rekrytering där du först är anställd som konsult via oss på The Place och sedan efter 6 månader är tanker att du över går i en anställning hos kundföretaget. Placering: Stockholm/Solna Arbetstider: Heltid med möjlighet till flex Start: Omgående eller enligt överenskommelse Låter detta som nästa steg för dig? Välkommen med din ansökan! The Place – Where happy work happens Låter detta intressant och du fortfarande vill söka jobbet? Bra – du som lyckas knipa platsen blir dessutom en del av The Place! Som medarbetare hos The Place erbjuds du kompetensnätverk, mentorskap och trygga villkor. I The Place har du en Worklife Partner som är intresserad av att följa och utveckla ditt arbetsliv över tid.

ITAB is on an exciting journey, strengthening its position as a leading retail solutions partner in Europe, accelerated by the HMY acquisition. As a solution provider, ITAB Group works side-by-side with retailers to drive sales growth, deepen consumer engagement, and enhance operational performance. Guided by our shared ambition “Co-creating retail experiences that connect people with brands they love,” we combine deep retail expertise, innovation, and collaboration to create meaningful and impactful retail environments. We are now looking for an experienced Executive Assistant to support our incoming Group CEO, who assumes the role on 1 May 2026. This is a unique opportunity to take on a trusted role at the core of a global organization and play a key part in shaping executive ways of working. THE ROLE As Executive Assistant to the Group CEO, you work in close partnership with the CEO and are an integrated part of the Group Management context. The role goes beyond traditional administrative support. You help create structure and clarity that supports the management team to focus on their teams and the business. At times, you may travel with the CEO to support relationship‑building and gain deeper business understanding. Over time, you will build a broad internal network and become a natural go-to person, someone who understands the organisation, the stakeholders and the dynamics across functions and countries. This requires presence and a genuine interest in people and the business. Key responsibilities (scope will evolve with business needs) · Own the CEO’s agenda with access to the leadership team calendars to enable smooth alignment. · Manage and structure relevant parts of the CEO’s inbox. · Build and maintain a yearly calendar for leadership and executive forums, with well‑aligned meeting frequency, the right participants, and a structure where meetings build on each other. · Own the full meeting process for executive forums: agendas, logistics, materials, minutes/notes, action tracking and follow-up. · Prepare the CEO ahead of key forums by reviewing meeting material in advance, highlighting priorities, and supporting decision-making and dialogue. · Support communication flows between Group Management, Market Business Units and Group Functions, helping to establish clearer routines and timely information sharing. · Coordinate strategic planning cycles, selected change and development initiatives, and executive‑level interactions, including board‑related matters when relevant. · Plan and coordinate travel, internal conferences and leadership events (ranging from larger gatherings to recurring leadership activities). · Handle confidential information with the highest level of integrity and discretion. WHO YOU ARE You are a senior Executive Assistant (or in a comparable role) who thrives in complexity, enjoys creating structure, and builds trust quickly with senior stakeholders. You are proactive, calm under pressure, and you naturally “stay one step ahead” while keeping a service-minded, pragmatic approach. We believe you have: · 5–10+ years of experience as an Executive Assistant or in a similar senior administrative role supporting top leadership in an international, complex organisation (matrix experience is a plus). · Strong ability to create structure, drive effective leadership routines, and manage work with a high degree of confidentiality. · Solid working knowledge of the Microsoft Office suite (no need to be a specialist, but you’re confident from day one and eager to learn). · Fluency in English, spoken and written (ITAB’s corporate language). Swedish is a plus but not a requirement. Additional European languages are an advantage. · Relevant post-secondary education or equivalent professional experience. Location & ways of working We prefer that you are based at ITAB’s head office in Jönköping, as on-site presence supports faster onboarding, stronger relationships and effective day-to-day support to the CEO and Group Management. That said, Stockholm is also available location for the right person. If based in Stockholm, the role will still require regular on-site presence in Jönköping and participation in key leadership forums as needed. WHY ITAB? This is a high-impact opportunity to help shape executive support and leadership routines in a global organisation with strong growth. ITAB helps retailers turn consumer brand experience into effective physical environments, combining design, shop fitting solutions, checkouts and retail technology, consumer flow solutions, lighting and digital in-store solutions. TALENT SPEAKS LOUDER In this recruitment process, ITAB Group is partnering with Wise Admin. We do not accept applications by email. Instead, you are welcome to apply easily with your CV or LinkedIn profile via wise.se. We use competency-based recruitment as our method, as part of our ambition to achieve a more potential-focused match. We therefore strongly encourage applicants with diverse backgrounds, ages, and experiences to apply, as we believe that diversity enriches us all and makes our organisation stronger and smarter. If you have any questions about the process or the role, please contact the responsible Recruitment Consultant, Stephanie Grammenidis Hagman, at [email protected]. Interviews are conducted on an ongoing basis, and the role may be filled before the final application deadline. We look forward to receiving your application!

Om bolaget Vi på Asta Agency samarbetar med en entreprenör och VD med omfattande engagemang i flera bolag. Tjänsten är placerad i VD:s egna bolag, där du arbetar nära ägaren och blir en central del av hans Private Office. Detta är en förtroendebaserad roll med stort mandat och bred exponering. Du får insyn i såväl bolagsrelaterade frågor som privata åtaganden och ansvarar för att skapa struktur, ordning och framdrift i en komplex vardag. Här arbetar du inte i ett operativt verksamhetsbolag, utan direkt mot ägaren i hans egna bolag och tillgångsstruktur. Vi på Asta Agency samarbetar med bolaget i den här rekryteringsprocessen. Det är ett konsultuppdrag med god möjlighet till anställning hos bolaget. Du blir initialt anställd av Asta Agency och arbetar som konsult hos bolaget. Om tjänsten Det här är en förtroendebaserad tjänst för dig som trivs med att vara navet som får saker att hända. Du arbetar tätt tillsammans med VD och blir den som håller ihop helheten, både i verksamhetens flöden och i VD:s vardag. För den här tjänsten fungerar du som VD:s närmaste stöd i både affärsrelaterade och privata frågor. Rollen är bred, självständig och kräver hög integritet. Dina ansvarsområden inkluderar: Övergripande koordinering av VD:s åtaganden inom holdingbolag och ägarstruktur. Administrativ och ekonomisk uppföljning som fakturaflöden, sammanställningar, kontakt med redovisning och revisor, avtal, försäkringar och bolagsdokumentation. Bankärenden och hantering via fullmakt. Koordinering kopplat till internationella fastigheter och externa kontakter. Struktur och uppföljning kring tillgångar såsom fastigheter och andra investeringar. Praktisk och vardagsnära koordinering. Du rör dig obehindrat mellan strategisk överblick och operativ detaljnivå, och säkerställer att helheten fungerar så väl ekonomiskt, administrativt och praktiskt. Kvalifikationer och egenskaper För att lyckas och trivas i rollen är du prestigelös, engagerad och du behöver vara trygg i att hantera både verksamhetsrelaterade och personnära uppgifter med hög integritet och gott omdöme. Du tar initiativ med energi och driv, prioriterar smart och skapar framdrift i vardagen. Vi söker dig som är trygg i en roll nära en VD och som trivs med stort ansvar. Du är strukturerad, affärsmässig och van vid att arbeta självständigt. Krav: Utbildning inom ekonomi, administration, finans eller motsvarande erfarenhet. God finansiell förståelse. Erfarenhet av bankärenden och arbete med fullmakter. Hög integritet och vana att hantera konfidentiell information. Meriterande kvalifikationer: Erfarenhet från ägarledda bolag, holdingstruktur, family office eller arbete nära entreprenör/ägare. Erfarenhet från roll som Executive Assistant, Business Manager eller ekonomiadministratör. Övrig information Start: Enligt överenskommelse. Plats: Stockholm. Omfattning: Deltid med omfattningen 50%. Lön: Enligt överenskommelse. Vi tillämpar löpande urval i denna process vilket innebär att tjänsten kan tillsättas innan annonsen avpubliceras. Vi rekommenderar dig därför att ansöka så snart som möjligt! Har du frågor eller funderingar kring Asta Agencys rekryteringsprocess, tveka inte att höra av dig till [email protected]. Om Asta Agency Asta Agency är ett rekryterings- och bemanningsföretag som hjälper företag att hitta rätt tjänstemän i hela Sverige med fokus på Stockholm, Göteborg och Malmö. Vi rekryterar och hyr ut specialister och generalister inom försäljning, marknad, HR, kundservice, ekonomi, administration, IT och tech. Med fokus på kvalitet, långsiktighet och smarta lösningar stöttar vi både företag och kandidater i nästa steg. Läs mer om hur vi arbetar med rekrytering, bemanning och hyrrekrytering på astaagency.se.