Administratör/Administrativ assistent

Vi letar efter en engagerad och noggrann ekonomiassistent med erfarenhet av Fortnox, som kan hantera en bredd av ekonomiska och administrativa uppgifter. Om du är en självgående person som trivs med att ge service och support både internt och externt, då kan det här vara jobbet för dig! Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer att omfatta: Löpande bokföring: Ansvara för den dagliga bokföringen och se till att allt är korrekt och uppdaterat. Fakturering: Sköta utgående och inkommande fakturering, samt säkerställa att betalningar hanteras effektivt. Anbudsarbete: Bistå med framtagande och administration av anbud, inklusive sammanställning av underlag och dokumentation. Kundsupport: Ge professionell och vänlig support till våra kunder gällande fakturor, betalningar och andra ekonomiska frågor. Vi söker dig som har: Minst gymnasial utbildning inom ekonomi eller motsvarande erfarenhet. Dokumenterad erfarenhet av att arbeta med Fortnox är ett krav. Goda kunskaper inom löpande bokföring och fakturering. Förmåga att uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska och engelska. Det är meriterande om du även har: Goda kunskaper i lettiska. Erfarenhet av liknande roll sedan tidigare. God samarbetsförmåga och flexibilitet. En serviceinriktad inställning och förmåga att bygga goda relationer. Ett strukturerat, noggrant och proaktivt arbetssätt. Vi erbjuder dig: En omväxlande och stimulerande roll med stort eget ansvar. Möjlighet att utvecklas inom ett dynamiskt företag. En trevlig arbetsmiljö med engagerade kollegor. Konkurrenskraftig lön och förmåner. Är du den vi söker? Skicka in din ansökan med CV och personligt brev så snart som möjligt. Vi ser fram emot att höra från dig!

ELFA Assistans i Sverige AB bedriver personlig assistans och vänder sig till personer med funktionsnedsättning som vill leva ett aktivt och utvecklande liv. All verksamhet bedrivs med utgångspunkt i LSS intentioner om individens rätt till delaktighet, självbestämmande, integritet och inflytande och vår vision är att företaget ska betraktas som ett kompetent och personligt assistansbolag som genom samverkan uppnår höga resultat vad gäller nöjdhet hos brukare, anhöriga och medarbetare. Vi söker en noggrann och serviceinriktad Assistansadministratör till ELFA Assistans. I rollen som Assistansadministratör är du en viktig del i att säkerställa att våra assistansuppdrag och anställningar präglas av kvalitet och våra värderingar. Du arbetar nära våra kund- och personalansvariga (KPA) och stöttar i hela den administrativa processen, från rekrytering till schemaläggning och avtalshantering. Du kommer att ha daglig kontakt med både kunder och medarbetare, och rollen kräver god struktur, noggrannhet och en vilja att ge service av hög kvalitet. Vem är du? Vi vill att du ska ha erfarenhet av personlig assistans sedan tidigare, vidare är vi i behov av dig som behärskar svenska i tal och skrift och det är meriterande att du talar dari eller arabiska. I ditt arbete kommer du möta många människor och det är därför viktigt att du är bra på att skapa och vårda relationer, att du kan uttrycka dig tydligt och respektfullt samt att du är mån om att vara professionell i alla lägen. I gengäld kan vi erbjuda dig en arbetsplats med trevliga kollegor och ett arbete med möjlighet till utveckling samt möjlighet till flextid och distansarbete. Tjänsten är på 100%, din arbetstid kommer i grunden vara måndag-fredag mellan 8-17, men detta kan avvika vid möten och aktiviteter. Tillträde: snarast/enligt överenskommelse

Vill du axla en nyckelroll där struktur, framdrift och kvalitet möts – och där din förmåga att skapa ordning gör verklig skillnad? SH Pension söker dig som är både skarp och grundad. Du som gillar att tänka långsiktigt, agera snabbt och bygga tydliga arbetssätt där andra ser komplexitet. Det här är en ny roll – med stort ansvar och möjlighet att påverka. Om tjänsten Det här är en nyckelroll med tydligt mandat och bred påverkan. Som nära samarbetspartner till vd, chefsjurist och ledningsgrupp har du ett centralt uppdrag: att skapa struktur, planering och riktning i ett bolag som befinner sig i stark förändring och tillväxt. Tjänsten är placerad i juridikenheten med rapportering till chefsjuristen, men arbetet är tvärfunktionellt och präglat av dagligt samspel med ledning och kontrollfunktioner. Här finns förväntan på initiativ, proaktivitet och förmåga att få saker att hända – både självständigt och i samverkan. Hos SH Pension värdesätts ett smart och effektfullt arbetssätt. Verksamheten är liten men kraftfull – och i denna roll får du arbeta nära affären, vara operativt aktiv och samtidigt bära ansvar för helhetens funktion och framdrift. Med en kombination av strukturell styrka och kommunikativ förmåga frigör du tid åt vd, driver det löpande ledningsarbetet och håller ihop viktiga processer med precision. Du är närvarande i vardagen, har blicken några steg fram och vet vad som krävs för att få både detaljer och sammanhang på plats. Det här är inte en roll för en ensam problemlösare. Framgång kommer genom samarbete – att kroka arm, bygga förtroende och agera i nära relation till andra. Det handlar om att bidra till en kultur där resultat skapas tillsammans och där struktur blir ett gemensamt verktyg, inte ett ensamarbete. Med trygghet, omdöme och ett skarpt öga för sammanhang vägleder du andra genom tydlighet och engagemang. Kollegor vänder sig gärna till dig – inte bara för att du får saker att hända, utan för att du gör det på ett sätt som skapar stabilitet, framdrift och förtroende. Ansvarsområden • Driva och äga arbetet med det juridiska årshjulet, kontrollfunktionerna och ledningsgruppens planering • Förbereda och följa upp styrelsemöten och utskott – inklusive agendor, dokumentation och koordinering • Koordinera arbetet i Utskottet för risk och internkontroll – inklusive dokumentation och mötesstruktur • Säkerställa att beslutsunderlag och uppföljning levereras till styrelse och ledning i rätt tid och format • Ansvara för sammanställning och uppladdning av styrelsematerial i Admincontrol eller motsvarande portal • Ta fram och anpassa presentationer för olika interna och externa forum • Utveckla och förbättra mallar, strukturer och visualiseringar som stärker styrning, framförhållning och beslutsstöd Lämplig bakgrund Flera års erfarenhet från en likvärdig roll är en förutsättning – gärna i miljöer där du arbetat nära vd och andra beslutsfattare inom exempelvis advokatbyrå, bank, myndighet eller revisionsfirma. Du har god vana av att leda eller hålla ihop processer som styrelsemöten, årshjul och styrdokumentation – med eget ansvar, struktur och kvalitet. Du har en akademisk bakgrund inom juridik, ekonomi, compliance eller revision. Du uttrycker dig obehindrat på svenska i tal och skrift och är mycket skicklig i Officepaketet, särskilt PowerPoint och Word. Du har lätt för att sätta dig in i nya verktyg som Teams, Admincontrol, Multinet eller andra digitala stödsystem. Juridisk förståelse är meriterande – liksom intresse för ny teknik och smarta verktyg som bidrar till struktur, överblick och effektivitet. Vad erbjuder vi SH Pension befinner sig i ett spännande utvecklingsskede där du får vara med och bygga strukturkapital, stärka governance och bidra till hållbar tillväxt. Du blir en del av ett bolag med högt tempo, tydlig riktning och engagerad kultur – där alla jobbar nära affären och vill göra skillnad. Här söker man inte bara kompetens – utan också rätt engagemang, nyfikenhet och mod att tänka nytt. Du erbjuds trygga och generösa förmåner såsom friskvårdsbidrag, hälsoundersökning, lunchsubvention, möjlighet till löneväxling, sjukvårdsförsäkring – samt självklart kollektivavtalad tjänstepension. Om företaget Vi är det lilla bolaget med samma stora frågor som många av våra branschkollegor. På SH Pension finns utrymme för dig som vill vara delaktig, ta ansvar och bidra – med kundnytta och tillväxt i fokus. Vår kultur bygger på en personlig, enkel och nyfiken dialog – både med våra kunder och mellan kollegor. Vi agerar prestigelöst och omtänksamt, som ett snabbfotat bolag med 75 års historia. Vår djupa kunskap om småföretagare och deras försäkringsbehov gör verklig skillnad i deras vardag. Ansökan I denna rekrytering samarbetar SH Pension med SJR. Med hänsyn till sommar och semestrar kommer vi att börja gå igenom ansökningar och återkoppla på inkomna mejl från vecka 33. För mer information är du välkommen att kontakta ansvarig rekryteringskonsult Therese Kraft på [email protected]. Vi tillämpar ett kompetensbaserat urval. Om du uppfyller kvalifikationerna kan det första steget i processen vara att besvara några kompletterande frågor. Därefter gör vi ett urval för intervju. I vissa fall används våra tester: problemlösningstestet Matrigma och personlighetstestet MAP. Alla ansökningar och kontakter hanteras självklart konfidentiellt. Observera att vi inte tar emot ansökningshandlingar via e-post eller privata meddelanden på LinkedIn. Varmt välkommen med din ansökan! #Bildlänk https://media.sjr.se/wp-content/uploads/2025/06/Sommar_kvinna_i_hangmatta.jpg

Vill du arbeta i en meningsfull verksamhet där du får bidra till en välfungerande vardag för både kollegor och medlemmar? Vår kund i Uppsala söker nu en engagerad och strukturerad administratör som vill vara en viktig del i deras lokala arbete. Varmt välkommen med din ansökan! OM TJÄNSTEN Vår kund finns i hela Sverige och verksamheten omfattar allt från ceremoniella tjänster till socialt arbete, barn- och ungdomsverksamhet, kulturaktiviteter samt öppna mötesplatser. Just nu är vår kund i en upphandlingsfas av ett ekonomi- och beslutsstödsystem och startar projektet efter sommaren. I tjänsten som administratör arbetar du i projektet tillsammans med delprojektledare med fokus på att stötta dem med administrativa uppgifter. Du kommer arbeta nära den övergripande projektadministratören, men utför dina arbetsuppgifter självständigt. Du erbjuds en introduktion till ditt arbete. Tjänsten är en projektanställning fram till 2026-06-30 med möjlighet till fortsatt förlängning, du arbetar under kontorstider mån-fre mellan 80-100%. Du erbjuds - Flexibilitet kopplat till arbetstider- och plats - Att arbeta inom en stor, rikstäckande organisation - En kultur med högt i tak som genomsyras av prestigelöshet ARBETSUPPGIFTER Arbetsuppgifter * Bistå den övergripande projektadministratören med uppföljning av delprojekten på operativ nivå * Uppdatera planer för bemanning, aktiviteter, tider och kommunikation för delprojektens räkning * Inhämta information och sammanställa statusrapporter för respektive delprojekt * Administrera delprojektens teamskanaler samt projektverktyg * Utföra mötesadministration för delprojekten - kallelser, förbereda presentationer, föra protokoll och ta minnesanteckningar, notera uppföljningspunkter VI SÖKER DIG SOM - Har tidigare erfarenhet av ett liknande administrativs arbete - Har mycket goda kunskaper i Office paketet, med fokus på Teams, SharePoint, Word, Excel PowerPoint och Outlook. - Har god datavana samt vana av digitalt arbete Det är meriterande om du har - Tidigare erfarenhet från projektledningsverktyg, Project Companion eller liknande - Erfarenhet av koordinerings- och administratörsroller, gärna i en större organisation För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper: - Tillitsfull - Ordningsam - Ansvarstagande Vår rekryteringsprocess Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work. Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. INFORMATION OM FÖRETAGET N/A

Vi söker en administratör till Fair Energy Group Sweden AB! Är du en flexibel och social problemlösare som älskar att ha många bollar i luften? Vill du vara en nyckelperson i ett snabbväxande företag som arbetar för framtidens energilösningar? Då kan det här vara jobbet för dig! Dina arbetsuppgifter: Orderhantering – du ser till att våra ordrar hanteras effektivt och korrekt. Skapa projektunderlag – förbereda allt som våra elektriker behöver inför installationer. Kundtjänstsamtal – vara första kontakt för våra kunder och hjälpa dem med frågor, serviceärenden eller tekniska komplikationer. Koordinera installationer och leveranser – planera och boka tillsammans med kunder, elektriker och leverantörer. Hantera mejl och administration i vårt CRM-system. Underhålla kundregister och följa upp pågående projekt. Egenskaper vi söker: - Flexibel och anpassningsbar - Hungrig och målmedveten - Lösningsorienterad - Social och serviceinriktad - Noggrann - Initiativtagande - Positiv lagspelare - Lättlärd och nyfiken Meriterande erfarenheter: - Arbete inom solcellsbranschen eller tekniska installationer. - Erfarenhet från kundtjänst, orderadministration eller koordinering. - Vana vid CRM-system eller planeringsverktyg. - Goda språkkunskaper utöver svenska. - God vana av Microsoft Excel / Google Sheet Om oss Fair Energy Group Sweden AB är ett snabbväxande företag som hjälper både privatpersoner och företag att optimera sin energianvändning med marknadsledande lösningar som Emaldo Power Store och solceller. Vi tror på laganda, hög kundnöjdhet och att alltid leverera på topp – samtidigt som vi har roligt på jobbet. Som administratör blir du en central del i vårt team och är med och säkerställer att varje projekt går smidigt från start till mål. Hos oss får du möjlighet att växa, utvecklas och vara en del av ett företag som gör skillnad på riktigt. Tjänsten är placerad på vårt kontor i Örebro, och är en deltidstjänst med start enligt överenskommelse. Låter det som något för dig? Ansök redan idag. Vi rekryterar löpande och tjänsten kan tillsättas innan sista ansökningsdatum. Välkommen till Fair Energy Group – tillsammans skapar vi framtidens energi!

Avanti har utifrån flera års erfarenhet skapat en unik och framgångsrik modell i syfte att säkerställa rätt kandidater och kompetens kopplat till våra uppdragsgivares mål och visioner. Vår samlade kompetens och kundanpassade processer ligger till grund för utvecklande och lyckade samarbeten, rekryteringar och interimslösningar.  Avantimodellen bygger på insikt och förståelse för våra uppdragsgivares verksamhet och bransch. Vi på Avanti har en tydlig vision om hur rekryteringar, interimslösningar och dess processer kontinuerligt kan vidareutvecklas i interaktion med våra uppdragsgivare. Avantimodellen och våra processer gör det också möjligt att effektivt kvalitetssäkra våra uppdrag.  Administratör – 50% ca 6 månader Vill du arbeta i en roll där din insats gör verklig skillnad? Vi söker nu en strukturerad och lösningsorienterad Administratör till en offentlig verksamhet med ett starkt samhällsuppdrag. I den här rollen blir du en nyckelperson i att säkerställa att arbetet i organisationen flyter smidigt. Du kommer att ha ett brett ansvar för att stötta både verksamhetens ledning och övriga medarbetare med administrativa uppgifter – allt ifrån möteskoordinering till dokumenthantering och enklare utredningar. Arbetsuppgifter Rollen omfattar ett brett spann av administrativa arbetsuppgifter och service, där du i nära dialog med uppdragsgivare bidrar till struktur, kvalitet och effektivitet i det dagliga arbetet. Du ansvarar för att skapa ordning i digitala arbetsytor, boka möten och lokaler, dokumentera och följa upp ärenden samt bistå vid större interna arrangemang. Rollen innefattar även uppgifter som enklare utredningar, hantering av avtal, utskick av enkäter och löpande stöd kring resor, dokumentation och andra praktiska delar som får vardagen att fungera för verksamheten. Det här är ett uppdrag som kräver både struktur, samarbetsförmåga och ett stort mått av eget ansvar. Du kommer att vara ett efterlängtat stöd för kollegor som arbetar i en miljö med högt tempo och samhällsviktiga uppgifter. Vem vi söker För att trivas och lyckas i den här rollen ser vi att du: Har tidigare erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete, gärna från offentlig sektor Arbetar obehindrat i Officepaketet och är van vid digitala samarbetsytor Kommunicerar tydligt och professionellt i både tal och skrift på svenska Har förmåga att självständigt driva ditt arbete framåt och prioritera bland uppgifter Är serviceinriktad, strukturerad och trygg i kontakten med olika intressenter Det är meriterande om du har arbetat med ärendehanteringssystem och/eller dokument- och diarieföring i tidigare roller. Om uppdraget Arbetsplats: Stockholm Omfattning: Deltid 50%, på plats i kundens lokaler Uppdragets längd: Start snarast 1 augusti t.om. sista december 2025 Under uppdraget kommer du att vara anställd av Avanti Rekrytering & Interim och vara en del av vår gemenskap.    Kontakta gärna Niklas Almquist på 0733 640 640 alt [email protected] om du vill veta mer. Vänligen skicka in ansökan via systemet då vi inte har möjlighet att ta emot ansökningar via e-post.   #avantirekrytering   Sökord: Administratör, Assistent, Koordinator, Office Manager, Samordnare, Registrator, Handläggare

Om tjänsten Till vår kund söker vi nu en proaktiv, strukturerar och intiativrik administrativ assistent. Detta är en varierande och dynamisk roll som erbjuder möjligheter att utveckla dina färdigheter. Du kommer ha en viktig roll med flera betydande administrativa och kontorsstödjande uppgifter. I din roll gäller det att säkerställa att den dagliga verksamheten flyter på bra och att våra besökare, kunder och interna team får det stöd de behöver. Det innebär bla allmänna administrativa uppgifter och kontorsstöd, organisera fabriksbesök och företagsevenemang. Hantera olika system som besökarhantering och bokning av mötesrum. Stöd vid resefrågor som reserapporter och resebokningar. Hantera intern och extern post. Ansvara för kontorsmaterial Stödja olika projekt vid behov, t.ex. uppdatera kundinstruktioner Uppdatera försäljningsdokumentation och marknadsmaterial Om företaget Företaget finns på flera orter i Sverige och med verksamhet i andra länder. Din profil Tidigare erfarenhet av kontors- eller administrativt arbete God organisations- och kommunikationsförmåga och van vid ett strukturerat arbetssätt Proaktiv och med ett starkt fokus på bästa service för kunder Flytande i svenska och engelska Grundläggande IT-kunskaper och vilja att lära dig nya system Som person vill vi att du är ansvarstagande, målinriktad, flexibel, positiv, ordningsam och har en god samarbetsförmåga eftersom arbetet sker ute hos våra kunder. Vi arbetar löpande med inkomna ansökningar och kontaktar endast de som motsvarar ansökningskraven. Välkommen med din ansökan idag! Om Ikett Personalpartner AB Ikett Personalpartner AB är ett auktoriserat bemanningsföretag som arbetar med uthyrning och rekrytering av kvalificerad kollektivpersonal och tjänstemän. Främst inom yrkesområdena industri, el, bygg och administration. Som konsult hos Ikett har du möjligheten att söka lokala arbeten och researbeten i Sverige samt Norge. Vi arbetar kontinuerligt för att du och kunden ska trivas så bra som möjligt med varandra och för att era önskemål ska tillgodoses. Ikett är medlem i Almega Kompetensföretagen och har kollektivavtal med LO, Unionen och Akademikerförbunden. Ikett är certifierat enligt ISO 9001. Målet med vårt arbete är nöjda kunder och skickliga medarbetare som trivs. Detta vill vi uppnå genom kvalitet, kompetens och effektivitet. För mer information och nyheter, följ oss gärna på: Facebook: www.facebook.com/ikettpersonalpartner LinkedIn: www.linkedin.com/company/ikett-personalpartner-ab-as Notera att vi med anledning av GDPR inte tar emot ansökningar via mail.

Är du en nyfiken och analytisk student med ett intresse för ekonomi och administration? Vill du få praktisk erfarenhet inom ekonomiområdet samtidigt som du studerar? Just nu söker vår kund i Malmö engagerade studenter som vill bli en del av deras team. Här får du chansen att utvecklas i en professionell miljö, arbeta med varierande uppgifter och bidra till viktiga processer i ett team som värdesätter samarbete och lärande. Om tjänsten I rollen kommer du att arbeta nära ekonomiavdelningen i olika administrativa uppgifter. Du får en bred inblick i ekonomiska flöden och processer där du bland annat kommer assistera i ärenden som innefattar inbetalningar, kontoavstämningar, inkassohantering och bokföringsunderlag. Rollen kombinerar självständigt ansvar med nära samarbete i teamet där du får en nyckelroll i att driva olika ekonomiprocesser från start till mål. Exempel på arbetsuppgifter: • Vara länken mellan ekonomiavdelningen och andra delar av företaget • Hantera bokföringsunderlag och kontoavstämningar • Hantering av inbetalningar, autogiro och inkassoärenden • Ha kontakt med kunder och interna kollegor Du kommer ingå i ett team med sitt säte i Malmö där man stöttar varandra och delar kunskap. Här finns en kultur som uppmuntrat initiativ, lärande och utveckling där du får möjlighet att bygga en stark grund för framtiden. Vem söker vi? Vi söker dig som är driven och öppensinnad och som vill vara med och påverka och förbättra inom organisationen. Som person är du trygg och initiativtagande och arbetar på ett organiserat och effektivt sätt. Du är anpassningsbar och en problemlösare med ett öga för detaljer. Vidare är du en lagspelare med en fingertoppskänsla för service och ett driv att hjälpa andra. Krav för tjänsten: • Pågående ekonomirelaterade studier på minst 50% och minst 1,5 år kvar • God förståelse för administrativa processer • Tillgänglig för arbete 15-20 timmar i veckan • God förståelse för siffror och analytiskt tänkande • Goda kunskaper i Excel • Flytande i svenska Övrig information: • Plats: Malmö • Omfattning: deltid • Start: enligt överenskommelse Kontaktuppgifter Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen är du varmt välkommen att kontakta Victoria Johansson via [email protected] Har du frågor angående registrering, var god kontakta supporten via [email protected]

Administratör (LES) - Södertälje - 4-månaders konsultuppdrag Admin inom LES (Laboratory Execution System) Vi söker nu en engagerad och systemvan administratör för ett spännande uppdrag hos en ledande aktör inom läkemedelsindustrin. Uppdraget är en del av ett större projekt där målet är att implementera laboratorieinformationssystemet 1Lab inom kvalitetskontroll (QC) under 2025.Du kommer att arbeta nära ett mindre team för att säkerställa att alla befintliga QC-metoder integreras i systemet enligt tidplan. Vi söker dig som har: * Mycket goda kunskaper i engelska. * Erfarenhet av datoriserade system, gärna LES-system. * Erfarenhet av kvalitetskontroll (QC) inom läkemedelsindustrin. * Vana att arbeta i projektform med tydliga leveranskrav. * Ett noggrant, lösningsorienterat och kreativt arbetssätt. Detta är en fantastisk möjlighet för dig som vill bidra till utvecklingen av digitala lösningar inom läkemedelsindustrin och samtidigt arbeta i en global och innovativ miljö. Om du är intresserad av den här rollen, klicka på "Ansök nu" för att skicka in en uppdaterad version av ditt CV, eller ring oss direkt. Om det här jobbet inte riktigt passar dig, men du letar efter en ny tjänst, är du välkommen att kontakta oss för ett konfidentiellt samtal om din karriär.

SIPRI is seeking a Management Assistant to join the Director’s Office in Solna (Stockholm), covering a parental leave for approximately 1 year, with possibility of extension. About the Director’s Office The Director’s Office is at the centre of SIPRI’s strategic and institutional coordination. It supports the Director and Deputy Director in their leadership of the Institute and ensures effective engagement with internal structures, the Governing Board and key external partners. About the Role The Management Assistant plays a key role in supporting the daily operations of the Director’s Office by combining core administrative duties with selected coordination and documentation tasks. The role involves close collaboration with senior leadership and colleagues across the Institute, and includes both internal and external-facing responsibilities. The Management Assistant handles a range of administrative tasks – such as scheduling, correspondence and meeting support – while also contributing to the preparation of institutional reports and helping to coordinate ongoing processes. The position requires flexibility, discretion and a structured approach to ensure the smooth running of the Director’s Office. Main Responsibilities • Provide daily administrative and logistical support to the Director and Deputy Director, including calendar and email management, travel arrangements and internal systems administration • Assist with the planning, organisation and follow-up of internal and external meetings, events and visits, particularly those involving the Director’s Office or SIPRI’s Governing Board • Prepare and contribute to the drafting of documents related to SIPRI’s institutional management and external reporting, including policies, reports and presentations • Liaise with colleagues across the Institute and with external stakeholders on behalf of the Director’s Office • Contribute to the overall work of the Director’s Office and participate in the broader life of the Institute • Carry out other tasks as appropriate and as workload allows Candidate Profile We are looking for a flexible, detail-oriented and discreet person with a professional and friendly manner. You have strong organisational skills, enjoy supporting others, and can manage both routine tasks and more complex assignments. You are calm under pressure, can think ahead and prioritise effectively, and thrive in a service-oriented role. Qualifications • A university degree or other relevant post-secondary education. Backgrounds in administration, communication or social sciences are welcome, but other educational paths may also be suitable depending on experience • Excellent written and spoken communication skills in both English and Swedish • Strong computer literacy, especially in Microsoft Office 365 (Outlook, Word, PowerPoint, Teams) Experience • At least 1–2 years of relevant professional experience, preferably in an international enviroment • Proven experience in administrative tasks and logistical coordination • Experience supporting senior management or working in a coordination or executive office function is considered an asset Personal Qualities • Friendly, professional and service-minded • Strong interpersonal and communication skills • Self-motivated, proactive and able to anticipate needs • Capable of multitasking and managing shifting priorities with structure and efficiency • Able to work independently and as part of a team • Maintains a calm and positive attitude in a fast-paced environment • High attention to detail and pride in delivering quality work Additional Information This is a full-time temporary position (vikariat) based at SIPRI’s office in Solna, Stockholm. The initial contract is for 12 months, with the possibility of extension. Salary will be determined based on the candidate’s qualifications and experience, in accordance with SIPRI’s salary framework. Please note: • For this position, SIPRI is only able to consider candidates who already hold the right to live and work in Sweden. Visa sponsorship and relocation assistance are not available. • As part of the recruitment process, work samples or job-related tests may be requested at a later stage. • We kindly ask that recruitment agencies or consultants do not contact us, as we are managing this recruitment internally. How to apply Interested candidates should submit: • A one-page cover letter in English detailing their qualifications and specifying why they are applying for this position; • A CV in English including degrees, work experience, language skills and contact details for two referees. Work samples may be requested from shortlisted candidates as part of the later stages of the recruitment process. Interviews will be conducted on a rolling basis, and the recruitment process may be closed as soon as a suitable candidate is identified. Early applications are therefore strongly encouraged. Please access the application form via the ‘apply’ button at the end of this page. For enquiries regarding the position, please contact Priscilla Frimpong Boateng. The trade union contacts at SIPRI are Pieter Wezeman ST and Kheira Tarif for Saco-S.