Har du erfarenhet av administration och vill arbeta med att ta ansvar för att orderinformation blir korrekt från första steget? Är du tillgänglig för start omgående? I den här rollen får du kombinera noggrant administrativt arbete med felsökning i system och spela en viktig roll i att hålla logistikflödet i gång. Om tjänsten Det här är ett konsultuppdrag på heltid med start omgående och som initialt sträcker sig fram tills årsskiftet. Det finns goda möjligheter till förlängning av uppdraget. Du blir anställd av Bravura och arbetar som konsult hos företaget. 🚀 Om företaget Vi kan per idag inte berätta vilket företag det gäller. Givetvis kommer du att få reda på det under processens gång, som senast när du är på intervju hos oss. 💼 Arbetsuppgifter Som orderadministratör ansvarar för att orderinformation flödar korrekt mellan två interna system. Du följer data, identifierar vad som gör att en order inte gått igenom och korrigerar exempelvis felaktiga postnummer eller saknade uppgifter. Du tar emot Excel-filer via mail, laddar upp dem i systemen och granskar vilka rader som fått felkoder. De ordrar som inte passerar systemet kontrollerar du manuellt och justerar tills flödet fungerar. Arbetet är administrativt, noggrant och liknar klassiskt orderadministrativt arbete med fokus på logik och datakvalitet. Du får en onboarding med rutiner, system och arbetssätt innan du arbetar självständigt. Säkerställer att orderinformation flödar korrekt mellan två interna system Följer och granskar dataflöden Felsöka avvikelser och hantera felkoder Ladda upp och granska Excel-filer med sändningar Manuellt kontrollera ordrar som stoppar i systemet Arbetar med fokus på logik och datakvalitet 🔍 Utbildning, erfarenhet och personliga egenskaper Avslutad gymnasieutbildning Erfarenhet av administrativt arbete God dator- och systemvana Obehindrade kunskaper i svenska i tal och skrift, goda kunskaper i engelska i tal och skrift Vi tror att du som söker är en person som trivs med ett arbete där du får analysera, kontrollera och se till att information blir korrekt. Du arbetar metodiskt, följer processer och går gärna till botten med varför en order inte passerat systemet. Rollen passar dig som uppskattar ordning, ansvar och problemlösning i ett administrativt flöde. Övrig information Start: Omgående Plats: Göteborg Lön: Enligt överenskommelse För de kandidater som går vidare i processen kommer en bakgrundskontroll att genomföras. Slumpmässiga drogtester förekommer på arbetsplatsen. Vi använder en kompetensbaserad metodik i alla rekryteringsprocesser för att säkerställa fördomsfria urval. Vi jobbar också med löpande urval, vilket innebär att vi tar ner annonsen när tillräckligt många kandidater har ansökt. Om du blir aktuell för tjänsten kommer vi att kontakta dig för en första telefonintervju. Oavsett om du går vidare i processen eller inte så kommer du att få återkoppling på din ansökan. Har du frågor? Hör gärna av dig! 📧 [email protected] 📞 010-171 47 10 Vi rekommenderar att du skickar in din ansökan omgående då vi gör ett löpande urval. Välkommen med din ansökan! #Nextgen

Din nya roll Vi söker nu en engagerad och serviceinriktad utbildningskoordinator till en välkänd kund inom försvarsindustrin Göteborg. Här blir du en nyckelperson i att säkerställa att deras utbildningar genomförs smidigt, professionellt och med hög kvalitet. Det här är en roll för dig som trivs i en dynamisk miljö där många kontaktytor, snabba förändringar och varierande uppgifter är en del av vardagen. I rollen ansvarar du för den praktiska och administrativa samordningen kring utbildningsverksamheten inom avancerade radarsystem. Du fungerar som en central stödfunktion som säkerställer att utbildningar kan genomföras smidigt från planering till uppföljning. Du arbetar bland annat med att: Planera och samordna logistik såsom resor, hotell, lokaler, transporter och catering Hantera kursadministration, inklusive bokningar, deltagarhantering och utbildningssystem Förbereda och sammanställa utbildningsmaterial, kursdokumentation och diplom Ge administrativt stöd under utbildningar och vara en närvarande kontaktpunkt för deltagare Hantera dokumentation och registrering i verksamhetens systemstöd (IFS/PDM) Stödja onboarding av nya medarbetare samt boka interna och externa utbildningar Samordna kursförfrågningar och boka in deltagare på utbildningar inom verksamheten Företagspresentation Vår kund är ett av Sveriges mest respekterade industriföretag med kunder i över 100 länder. Här får du möjlighet att arbeta med banbrytande teknik och lösningar som bidrar till ett tryggare samhälle – både i Sverige och globalt. Hos dem värdesätts kreativitet, teknisk skicklighet och samarbete, och varje medarbetares insats spelar en viktig roll i att forma framtidens säkerhetslösningar. Vill du vara med och göra skillnad på riktigt? Då är detta arbetsplatsen för dig. Bra att känna till Uppdragets omfattning: Heltid, 100% Anställningsform: Tidsbegränsad anställning som konsult via JobBusters. Start: Enligt överenskommelse Slut: ca 2 år med möjlighet till fortsatt anställning hos kund efter avslutat uppdrag. Sista ansökningsdag: 2026-04-30, men vi jobbar med löpande urval Övrig information: Befattningen kräver att du genomgår och godkänns enligt vid var tid gällande bestämmelser för säkerhetsskydd. För befattningar där vår kund har krav på säkerhetsklassinplacering kan, i förekommande fall, medföra krav på visst medborgarskap. I din ansökan: Säkerställ att det tydligt framgår att du är kvalificerad utefter kundens önskade kvalifikationer För att bli framgångsrik i denna roll behöver du Gedigen erfarenhet av administrativt arbete, gärna inom utbildning, projekt eller logistik God systemvana Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift. Ytterligare språkkunskaper är en fördel. Förmåga att hantera flera parallella uppgifter med bibehållen struktur Meriterande: Erfarenhet av affärs-/PDM-system (t.ex. IFS) Vi erbjuder Trygg anställning med kollektivavtal, försäkringar och tjänstepension Friskvårdsbidrag samt personalrabatter och erbjudanden via Benifex (ex. inom hälsa, fritid, transport och sjukvård) Flexpension och tillgång till Lifeplan pensionstjänst Extra ersättning vid föräldraledighet Företagshälsovård Långsiktiga uppdrag och personlig kontakt med Konsultchef Möjlighet att bygga värdefull erfarenhet, nätverk och framtida utveckling Välkommen med din ansökan Vi går igenom ansökningarna löpande. Då processerna i konsultvärlden ofta går snabbt kan tjänsten tillsättas innan sista ansökningsdatum – vänta därför inte med att skicka in din ansökan! Du behöver inte skriva ett personligt brev utan i stället ber vi dig svara på urvalsfrågorna i samband med ansökan.

Vi söker nu en koordinator med projektfokus till ett konsultuppdrag hos en av våra kunder i Stockholm. Detta är en bred och utvecklande roll där du blir en viktig del av den administrativa kärnan – med fokus på att skapa flyt, struktur och kvalitet i projektens alla faser. Start: Efter sommaren Omfattning: Heltid Uppdrag: Ca 12 månader med god chans till förlängning eller överrekrytering Placering: Centrala Stockholm OM ROLLEN // MAKE IMPACT WHERE IT MATTERS Som koordinator med projektfokus arbetar du nära flera team i deras dagliga leverans. Du fungerar som en sammanhållande länk mellan olika parter och bidrar till att projekt drivs framåt på ett effektivt och strukturerat sätt – från planering till avslut. Rollen kombinerar koordinering med klassiskt administrativt stöd, vilket gör att du får en varierad vardag där du både arbetar operativt och stöttar i övergripande processer. Du blir en del av ett erfaret team där samarbete, kunskapsdelning och kvalitet står i fokus. Exempel på arbetsuppgifter I rollen arbetar du nära interna team där du koordinerar och följer upp projekt i deras olika faser. Du har löpande dialog med både kollegor och externa kontaktytor, och säkerställer att allt från underlag till material och dokumentation är korrekt, uppdaterat och på plats i rätt tid. Vidare är du delaktig i att ta fram rapporter och presentationer samt arbetar kontinuerligt i olika affärssystem och digitala verktyg som stöd i vardagen. Du bidrar till att skapa struktur och effektivitet i det dagliga administrativa arbetet, och stöttar även i övergripande kontorsrelaterade uppgifter när behov uppstår. DIN PROFIL // YOU BRING THE EDGE Har några års erfarenhet av administrativt arbete, gärna i en koordinerande eller projektstödjande roll. Du är van vid att arbeta i digitala miljöer och känner dig trygg i att navigera mellan olika system och verktyg. Du uttrycker dig obehindrat på både svenska och engelska, i såväl tal som skrift, och har minst en gymnasieutbildning i grunden. För att trivas i rollen tror vi att du Är strukturerad, noggrann och har lätt för att prioritera i en vardag med flera parallella uppgifter. Du är prestigelös i ditt arbetssätt och trivs i en roll där du får stötta andra och bidra till helheten. Du har en naturlig förmåga att skapa goda relationer och drivs av att få saker att fungera – både i detaljerna och i det större sammanhanget. Samtidigt har du en nyfikenhet och vilja att utvecklas vidare inom koordinering och projektstöd. OM WISE ADMIN Wise Admin är specialister på rekrytering, konsultlösningar och rådgivning inom administration. Vi lyfter de som ofta tas för givet, för vi vet hur avgörande rätt administrativ kompetens är för att verksamheten ska fungera och växa. Vi matchar människor som skapar struktur, ordning och arbetsglädje, och ser till att de hamnar där de gör som mest nytta. På riktigt. NÄR DU BLIR EN AV OSS Som konsult hos Wise blir du en del av ett sammanhang där vi värdesätter både din trygghet och din utveckling. Vi erbjuder marknadsmässig lön, friskvårdsbidrag, pensionsavsättning och kollektivavtal – för oss är inget viktigare än att du känner dig trygg i din anställning. Från dag ett på ditt konsultuppdrag får du möjlighet att utvecklas, utmanas och påverka framtidens arbetsplatser – tillsammans med engagerade kollegor, och med oss som ständigt bollplank. Oavsett var du befinner dig i karriären ska rollen som konsult ge dig erfarenheter, kunskaper och inspiration inför nästa steg. Välkommen till Wise – en värld full av möjligheter! DIN ANSÖKAN // TALENT SPEAKS LOUDER För att söka rollen klicka på ”Ansök nu”, samt bifoga CV. Notera att vi ej kan ta emot ansökningar via mail. I konsultvärden går det ofta snabbt så tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum. Vänta därför inte med din ansökan. Har du frågor om rollen är du välkommen att kontakta ansvarig konsultchef Emilie Runnegård, [email protected] eller Talent Acquisition Specialist Emma Rehn, [email protected].

Vi söker en Agenda Manager till ett företag i Stockholm. Start är i maj, 7 månader tidsbegränsat uppdrag till att börja med, möjlighet till förlängning efter det. Denna roll är 100% onsite i Stockholm. Vi söker en person som i rollen som Agenda Manager ska ge operativt och administrativt samt proaktivt planeringsstöd till Affärschefen och avdelningen Affär. Uppdraget syftar till att skapa struktur, kvalitet och framförhållning i möten, beslutsprocesser, workshops samt tillsammans med Affärschef leda Verksamhetsplanering och uppföljning av affärsplan. Rollen är central för att säkerställa att rätt frågor hanteras vid rätt tillfälle och att möten och aktiviteter är väl förberedda, effektiva och uppföljningsbara. Personen behöver vara strukturerad, driven och ha god administrativ förmåga med strategisk höjd och kunna arbeta självständigt. Huvudsakliga ansvarsområden Planera, strukturera och koordinera agendor för möten på lednings- och avdelningsnivå Säkerställa att möten är väl förberedda med rätt underlag, deltagare och tydliga syften Stödja Affärschefen i prioritering, framförhållning , uppföljning och samordning av aktiviteter Följa upp beslut, actions och säkerställa dokumentation Ta fram material och beslutsunderlag i samarbete med Affärschef Bistå i planering och genomförande av workshops, konferens och andra evenemang Koordinera interna och externa kontakter kopplat till möten och evenemang Bidra till förbättrade arbetssätt för mötesstruktur och planering inom avdelningen Kompetenskrav (ska-krav) God administrativ förmåga och vana av att arbeta strukturerat Mycket goda kunskaper i Microsoft Office, särskilt Outlook, PowerPoint, Word och Excel (Co-pilot) Erfarenhet av mötesplanering, kalenderhantering och koordinering av flera parallella aktiviteter Förmåga att uttrycka sig tydligt och professionellt i tal och skrift på svenska Förmåga att arbeta självständigt, ta initiativ och driva uppgifter i mål Meriterande erfarenheter (bör-krav) Erfarenhet av att arbeta nära chef eller ledningsfunktion Erfarenhet av planering och genomförande av större möten inkl framtagande av material Erfarenhet från konsultroll eller annan stödjande funktion i en kunskapsintensiv organisation Grundläggande förståelse för beslutsprocesser och styrning i större organisationer Personliga egenskaper Strukturerad och noggrann, med god känsla för detaljer Driven, serviceinriktad och lösningsfokuserad Strategisk höjd God samarbetsförmåga och trygg i kontakt med olika roller och nivåer Förmåga att hantera förändrade förutsättningar och parallella uppgifter Prestigelös och professionell i sitt arbetssätt Denna roll kräver flytande kunskaper i både svenska och engelska. Detta är ett konsultuppdrag på 100% via Incluso i Stockholm. Start är i maj, 7 månader tidsbegränsat uppdrag till att börja med, möjlighet till förlängning efter det. Det här uppdraget är 100% on-site i Stockholm. Vänligen sök med CV och motivering via länken nedan. Vi presenterar kandidater löpande. Ansvarig rekryterare på Incluso är Marianne Nilsson.

Har du erfarenhet av administration eller kundtjänst och vill utvecklas vidare i en roll med mycket kundkontakt? Trivs du med dialog med kunder och att bygga långsiktiga relationer? Nu söker vi en administratör till ett större företag där rollen kombinerar administrativa uppgifter med löpande kontakt med kunder. Om tjänsten Det här är ett konsultuppdrag på heltid med start omgående till och med augusti månad ut. Du blir anställd av Bravura och arbetar som konsult hos företaget. Det finns möjligheter till förlängning av uppdraget. 🚀 Om företaget Vi kan per idag inte berätta vilket företag det gäller. Givetvis kommer du att få reda på det under processens gång, som senast när du är på intervju hos oss på Bravura. 💼 Arbetsuppgifter I rollen arbetar du i en kundnära och bred funktion där ni ansvarar för både kundservice och administration och är kundens huvudsakliga kontaktväg. Du bygger nära och långsiktiga relationer med kunderna och fungerar som spindeln i nätet mellan kund, trafikledning och övriga involverade parter. Arbetet innebär att ta emot bokningar och upphämtningsförfrågningar från kund, säkerställa att all information är korrekt och förmedla ärendena vidare till trafikledare som ansvarar för själva inhämtningen. Under hela transportflödet har du löpande kontakt med kund och bekräftar status, från bokning till leverans. Du samordnar dialogen mellan kund, trafikledning och chaufför och ser till att informationen flyter på ett strukturerat sätt. När transporten är genomförd hanterar du den administrativa uppföljningen, bland annat fakturering. Vid avvikelser, förseningar eller om gods behöver spåras, driver du ärendet vidare, genomför sökningar och hanterar reklamationer i dialog med kund och interna funktioner. Huvudkontakt mot nyckelkunder Administrativt arbete kopplat till flödet 🔍Utbildning, erfarenhet och personliga egenskaper Avslutad gymnasieutbildning Erfarenhet av administration eller kundtjänst God dator- och systemvana Obehindrade kunskaper i svenska i tal och skrift, goda kunskaper i engelska i tal och skrift För att trivas i rollen är du relationsskapande och har ett tydligt kundfokus. Du är lugn och sansad i ditt bemötande, även när kraven är höga eller dialogen blir utmanande. Du är inte rädd för att ta tag i saker, sätta gränser när det behövs och driva frågor framåt på ett professionellt sätt. Rollen kräver att du kan hantera flera parallella ärenden samtidigt och snabbt växla mellan olika uppgifter, utan att tappa struktur eller servicekänsla. Du har ett tryggt sätt att kommunicera, är lösningsorienterad och har den mentala uthållighet som krävs för att bygga och behålla långsiktiga kundrelationer över tid. Övrig information Start: Omgående Plats: Göteborg Lön: Enligt överenskommelse För de kandidater som går vidare i processen kommer en bakgrundskontroll att genomföras. Slumpmässiga drogtester förekommer på arbetsplatsen. Vi använder en kompetensbaserad metodik i alla rekryteringsprocesser för att säkerställa fördomsfria urval. Vi jobbar också med löpande urval, vilket innebär att vi tar ner annonsen när tillräckligt många kandidater har ansökt. Om du blir aktuell för tjänsten kommer vi att kontakta dig för en första telefonintervju. Oavsett om du går vidare i processen eller inte så kommer du att få återkoppling på din ansökan. Har du frågor? Hör gärna av dig! 📧 [email protected] 📞 010-171 47 10 Vi rekommenderar att du skickar in din ansökan omgående då vi gör ett löpande urval. Välkommen med din ansökan! #Nextgen

Incluso is looking for an Assistant Market Adviser to join Enterprise Ireland in Stockholm. Join Enterprise Ireland, the Irish Government’s trade and innovation agency, and help ambitious Irish companies grow and scale across international markets. The Nordic region is one of Ireland’s fastest-growing export markets — and you could play a key role in supporting that continued success. Based in Stockholm, this role supports Enterprise Ireland’s Nordic operations across Stockholm and Copenhagen, working closely with the Nordic Region Manager and collaborating with colleagues in Ireland and across a  global network of 40+ offices.   About Enterprise Ireland  Enterprise Ireland is the Irish government’s enterprise development agency. They invest in and support the development of Irish-owned companies on their journey to achieving greater scale and to become global leaders in their field. This provides a platform for strong economic growth, and creating and sustaining jobs in communities around the country. Their teams in Ireland and across their network of 40 international offices help Irish companies to develop high-growth strategies and to enter new markets with innovative and sustainable solutions. For more information please visit www.enterprise-ireland.com     The Role This is a varied and dynamic position combining administration, finance coordination, marketing, events, and market research. Key responsibilities include: Supporting day-to-day office operations and financial administration Managing supplier accounts, payments, payroll liaison, and reporting to HQ Coordinating trade missions, seminars, webinars, and industry events Supporting Nordic marketing & PR activities, including CRM and content development Conducting market research and contributing to strategic regional projects   About You You are organised, proactive, and results-focused, with the ability to manage multiple priorities in a fast-paced international environment. Essential: Strong administration and budget management skills Experience in marketing, events, or project coordination Fluency in English and fluency in Swedish and/or Danish. Excellent communication and interpersonal skills Desirable: Experience with Excel and CRM systems (e.g., Salesforce) Business or related third-level qualification   What We Offer Permanent contract with 6 months probation time Entry Salary: SEK 566,908 gross per year An international, purpose-driven organisation Exposure to global trade, innovation, and high-growth sectors A collaborative Nordic team environment   For this recruitment, Enterprise Ireland is collaborating with Incluso. To apply, send your CV (in English) and answers to the questions in the application link below. Please apply as soon as possible since we will review the applications on an on-going basis. Please note: Applicants must have the legal right to live and work in Sweden. Enterprise Ireland is an equal opportunities employer. For more information about this role, please contact Marianne Nilsson, responsible Recruiter at Incluso.

About us At Techrytera AB, recruitment starts with you. We are a staffing and recruitment company with deep expertise and a clear focus on IT and Engineering. With our industry knowledge and close dialogue with both candidates and clients, we create precise matches where the right skills meet the right needs. We believe that a truly great match is not just about a job description – it’s about your experience, your potential, and what you genuinely want to develop in. That’s why we always focus on the individual. By understanding your background, motivations, and ambitions, we can connect you with assignments and roles at our clients where you have the right conditions to grow and make an impact. Our goal is to build long-term and meaningful collaborations – for both you as a candidate and for our clients. Job Description In this role you will work closely with the Head of Software Factory & Enablers and the management team, supporting business-related items to streamline the daily work. Your duties will vary depending on needs, but the focus will primarily be administration, coordination, communication and support of business execution. This includes Taking the lead and making sure the days and meetings are planned as effectively as possible. Support internal communication and act as an interface between internal and external business relations through handling managers’ e-mail, calendar coordination, agendas, meeting minutes, townhall- and presentation material. Plan and coordinate people management, meetings, visits and events, ordering and invoicing, and other administrative tasks that are within the administrative base scope. Drive and develop administrative effectiveness to support the Software Factory & Enablers’ management team. As business assistant you will be expected to drive, contribute and be able to influence others to make things happen. In addition, you will actively participate and contribute in the Software Engineering assistants’ network. You will be in a great position where you will learn and understand the high-level business in first row. What you’ll bring You are used to working in a high pace and fast changing business, which gives you additional drive and stimulates your sense of urgency, creativity, and curiosity. You are efficient, transparent, structured and confident in your communication with stakeholders at all levels. You have an ability to build trust, independently seek solutions to challenges and proactively plan and prioritize. We also see that you: Have experience as a business assistant or similar supportive role. Have a pro-active and service-minded mindset. Are fluent in English in both verbal and written form. Have a driver’s license. Are proficient in all Microsoft 365 applications and Confluence. Application When you apply through Techrytera AB, you’re not just applying for a job – you’re starting a dialogue about your career path. We want to get to know you, your experience, and your ambitions so that we can match you with the right opportunities at our clients. Does this sound interesting? Submit your application or get in touch with us to learn more. We look forward to discovering the next step in your career together with you.

We are currently looking for a Senior business support consultant for an exciting on-site assignment in gothenburg. This is a unique opportunity to work closely with senior leadership in a dynamic and fast-paced environment, contributing directly to business execution and operational excellence. About the role 🌟 In this role, you will support a senior management team by ensuring smooth daily operations and effective coordination across business activities. You will work closely with leadership, acting as a key enabler in administration, communication, and planning. Your responsibilities will include: • Take ownership of planning and structuring daily schedules and meetings efficiently. • Support internal communication and act as a key interface between stakeholders. • Manage calendars, emails, agendas, and meeting documentation. • Prepare presentation materials and support townhall activities. • Coordinate meetings, visits, events, and people-related activities. • Handle administrative processes such as ordering and invoicing. • Drive improvements in administrative processes and team effectiveness. • Collaborate within assistant networks and contribute to shared best practices. You will gain valuable insight into high-level business operations and play an important role in enabling leadership success. Requirements 📌 • Have experience as a business assistant or in a similar support role. • Have a proactive and service-minded mindset. • Be comfortable working in a high-paced and changing environment. • Be structured, efficient, and transparent in your work. • Have strong communication skills and confidence when interacting with stakeholders at all levels. • Have the ability to build trust and work independently. • Have a solution-oriented and proactive approach to challenges. • Be fluent in english, both written and spoken. • Hold a valid driver’s license. • Have strong knowledge of microsoft 365 applications. • Have experience working with confluence. Additional information ℹ️ • Location: Gothenburg, Sweden (on-site, 0% remote). • Assignment period: May 4, 2026 – April 30, 2027. • This is a consultant assignment. • A background check will be required before assignment start. • A criminal record check will be conducted. Application 📩 We look forward to receiving your application. please submit your updated cv in english for this role. Sway Sourcing är en innovativ rekryteringspartner som specialiserar sig på att matcha rätt talang med rätt företag – snabbt och effektivt. Vårt huvudfokus ligger inom Ekonomi, Administration, HR, Marknad och IT, men vi har även den breda expertis och flexibilitet som krävs för att leverera skräddarsydda rekryteringslösningar inom alla branscher. Trots att vi är en relativt ny aktör har vi redan byggt förtroende hos många av Sveriges största företag och arbetar både nationellt och internationellt. Med baser i Sverige och Spanien erbjuder vi en unik kombination av lokal expertis och global räckvidd. Vårt starka nätverk och djupa branschinsikter gör oss till en självklar partner för företag som vill ligga steget före i sin rekrytering.

We are looking for a Business Assistant for a global company in Gothenburg. Start is ASAP, 1 year limited contract to begin with, possibility of extension after that. This role is 100% onsite in Gothenburg. What you’ll do In this role you will work closely with the Head of Software Factory & Enablers and the management team, supporting business-related items to streamline the daily work. Your duties will vary depending on needs, but the focus will primarily be administration, coordination, communication and support of business execution. This includes Taking the lead and making sure the days and meetings are planned as effectively as possible. Support internal communication and act as an interface between internal and external business relations through handling managers’ e-mail, calendar coordination, agendas, meeting minutes, townhall- and presentation material. Plan and coordinate people management, meetings, visits and events, ordering and invoicing, and other administrative tasks that are within the administrative base scope. Drive and develop administrative effectiveness to support the Software Factory & Enablers’ management team. As business assistant you will be expected to drive, contribute and be able to influence others to make things happen. In addition, you will actively participate and contribute in the Software Engineering assistants’ network. You will be in a great position where you will learn and understand the high-level business in first row. What you’ll bring You are used to working in a high pace and fast changing business, which gives you additional drive and stimulates your sense of urgency, creativity, and curiosity. You are efficient, transparent, structured and confident in your communication with stakeholders at all levels. You have an ability to build trust, independently seek solutions to challenges and proactively plan and prioritize. We also see that you: Have experience as a business assistant or similar supportive role. Have a pro-active and service-minded mindset. Are fluent in English in both verbal and written form. Have a driver’s license. Are proficient in all Microsoft 365 applications and Confluence. This is a full-time consultant position in Gothenburg through Incluso. Start is ASAP, 1 year limited contract to begin with, with possibility of extension after that. This role is 100% onsite in Gothenburg. Please submit your CV as soon as possible since we will review the applications on an on-going basis. For more information about this role, please contact Marianne Nilsson recruiter at Incluso.

Om företaget Vi på Asta Agency söker nu en verksamhetskoordinator för kunds räkning. Företaget verkar inom tech och SaaS som innefattar flera verksamheter med huvudkontor i Stockholm där olika funktioner samarbetar nära varandra. De söker nu en verksamhetskoordinator vilket är en ny roll i organisationen. Mer information om bolaget delas under rekryteringsprocessen, som senast på en digital intervju med oss på Asta Agency. Vi på Asta Agency samarbetar med företaget i den här rekryteringsprocessen. Processen sker genom Asta och du blir sedan anställd direkt hos företaget. Om tjänsten Det här är en bred och varierad roll för dig som trivs när du får hålla ihop många administrativa delar och vara en viktig stödfunktion i verksamheten. Rollen kombinerar ekonomiadministration på 25%, kontorsansvar 25%, stöd till försäljning 25% och administration kopplad till ledning och verksamhet 25%. Eftersom tjänsten är ny, finns det goda möjligheter att få vara med och påverka och forma dina ansvarsområden framöver. Du arbetar nära flera funktioner i bolaget och har en central roll i att få det dagliga arbetet att fungera smidigt. En del av uppdraget handlar om att säkerställa struktur i vardagen, medan andra delar är mer händelsestyrda och uppstår utifrån verksamhetens behov. Du rapporterar till CFO och får en roll med stor bredd, många kontaktytor och goda möjligheter att påverka och förbättra rutiner och arbetssätt över tid. Arbetsuppgifter: Stötta ledning och andra funktioner i administrativa frågor Hålla ihop onboarding och offboarding samt säkerställa att rutiner och checklistor följs Ha kontakt med leverantörer och samarbetspartners kopplade till kontoret samt att vara ansiktet utåt vid besök Stödja CFO i löpande ekonomiadministration, såsom fakturering, uppdateringar i ekonomisystem, avstämningar och arbete inför månadsbokslut Ansvara för den dagliga driften på kontoret, exempelvis beställningar, posthantering, lokalfrågor och att säkerställa att det är rent och snyggt i gemensamma ytor Planera, koordinera och vara behjälplig vid interna och externa möten, konferenser och aktiviteter tillsammans med ansvariga Ge administrativt stöd inom HR-relaterade områden, exempelvis uppföljning och sammanställningar Stödja säljfunktionen med CRM-administration, avtalshantering och dokumentation Delta i förbättringsarbete kopplat till rutiner, processer och struktur på kontoret Kvalifikationer och egenskaper För att trivas i rollen ser vi att du är en person som uppskattar ansvar, gillar att skapa ordning och har lätt för att växla mellan olika typer av arbetsuppgifter. Du är serviceinriktad, noggrann och kommunikativ, och du tycker om att bidra där det behövs. Eftersom rollen rymmer flera ansvarsområden är det viktigt att du är strukturerad, har god prioriteringsförmåga och vågar flagga upp när något behöver lyftas eller förtydligas. Rollen passar dig som är framåtlutad, lösningsorienterad och som motiveras av att skapa både struktur och trivsel i en organisation. Detta är en perfekt möjlighet för dig som vill få ta del av en verksamhets samtliga delar och lära dig om olika avgörande områden i ett företag. Därtill har du: Eftergymnasial utbildning inom ekonomi, administration eller annat relevant område Erfarenhet från en servicerelaterad, administrativ eller koordinerande arbetsroll Intresse och god förståelse för siffror God systemvana och vana av att arbeta i digitala verktyg Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, i tal och skrift Övrig information Start: Augusti 2026 Plats: Centrala stockholm Omfattning: Heltid Lön: Enligt överenskommelse Vi tillämpar löpande urval i denna process vilket innebär att tjänsten kan tillsättas innan annonsen avpubliceras. Vi rekommenderar dig därför att ansöka så snart som möjligt! Har du frågor eller funderingar kring Asta Agencys rekryteringsprocess, tveka inte att höra av dig till [email protected]. Om Asta Agency Asta Agency är ett rekryterings- och bemanningsföretag som hjälper företag att hitta rätt tjänstemän i hela Sverige med fokus på Stockholm, Göteborg och Malmö. Vi rekryterar och hyr ut specialister och generalister inom försäljning, marknad, HR, kundservice, ekonomi, administration, IT och tech. Med fokus på kvalitet, långsiktighet och smarta lösningar stöttar vi både företag och kandidater i nästa steg. Läs mer om hur vi arbetar med rekrytering, bemanning och hyrrekrytering på astaagency.se.